Pedagogisk dokumentation

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Pedagogisk dokumentation

Inom den pedagogiska verksamheten produceras en rad dokument som avser elevernas studier. Hit räknas främst betyg och skriftliga omdömen, skriftlig dokumentation från utvecklingssamtal, individuella utvecklingsplaner (IUP), individuella studieplaner, uppföljning av studieresultat samt lärares anteckningar om elevernas studieprestationer med mera I samband med detta förekommer även en omfattande skriftväxling mellan lärare och föräldrar, andra skolor och myndigheter. Då skolans betygssättning och omdömen om studieresultat samt studieplanering utgör myndighetsutövning, ställs vissa krav på dokumentationens utformning och diarieföring. Alla handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska diarieföras. Någon skarp gräns mellan den pedagogiska och elevhälsovårdande verksamheten går inte att dra. Kännetecknande för den pedagogiska dokumentationen är att den främst behandlar elevernas studier och upprättas av den pedagogiskt ansvariga personalen.

Individuella studieplaner upprättas för vissa elever. Den innehåller uppgifter om elevens studieväg och om de val av kurser som eleven gjort. Planen innehåller även uppgifter om eleven följer ett fullständigt, utökat eller reducerat program. Ingångna överenskommelser mellan lärare, elev och vårdnadshavare ska även dokumenteras. Om det kan befaras att en elev inom grundskolan inte kommer att klara de mål som skall uppnås enligt läroplan och kursplaner, sätts ett åtgärdsprogram in som dokumenteras skriftligt. Av programmet skall framgå hur behoven ser ut och vilka stödinsatser som krävs samt hur uppföljning och utvärdering skall gå till. Åtgärdsprogrammet kan utmynna i beslut om särskilt stöd i annan elevgrupp eller enskilt. Åtgärdsprogram kan omfattas av sekretess och ska vara diarieförda.

Till dokumentationen av den pedagogiska verksamheten hör främst:

  • Underlag för och uppföljning av utvecklingssamtal
  • Individuell studieplan
  • Dialog med elev
  • Dialog med föräldrar
  • Ansökan om ledighet, längre än 2 dagar
  • Information om PRAO
  • Läraranteckningar
  • Mentorsanteckningar

Det är bland annat av sekretesskäl inte lämpligt att förvara den pedagogiska dokumentationen (enligt ovan) i elevvårdsjournalen om sådan finns för en elev. Denna typ av dokumentation ska finnas i en elevakt.

Elevakt

En elevakt skapas när en elev börjar skolan och följer eleven från förskoleklass till högstadiet. En akt per elev ska finnas som innehåller både diarieförda handlingarna och övriga handlingar som rör eleven. Elevakten ska medfölja eleven till de olika skolor som eleven går på under hela grundskolan, dvs. från förskoleklass till högstadiet. I gymnasieskolan eller vuxenutbildningen skapas en ny elevakt. En elevakt kan vara i papper men också digital. Detta bestäms av nämnden. I elevakten läggs dokumentation av pedagogiska och andra utredningar, åtgärdsprogram, disciplinära åtgärder, utredning och åtgärder i samband med diskriminering och kränkande behandling. Elevakten får inte lämna kommunen utan om eleven flyttar till en skola utanför kommunen eller friskola ska den stanna kvar i skolans ägo tills den överlämnas till arkivmyndigheten enligt informationsplan/dokumenthanteringsplan.

Diarieföring

Elevakten kan innehålla följande handlingar som ska diarieföras i allmänna ärende- och dokumenthanteringssystemet under eget diarienummer/ registreringsnummer:

Information Sekretessparagraf
Tjänsteanteckningar rörande elev i elevvårdsärende OSL 23 kap 2§
Elevhälsoprotokoll med ev. bilagor OSL 23 kap 2§
Utredningar OSL 23 kap 2§ och 4§
Åtgärdsprogram, individuella handlingsplaner och

dokumentation av faktiska åtgärder

OSL 23 kap 4§
Uppföljning åtgärdsprogram OSL 23 kap 4§
Beslut i disciplinärende OSL 23 kap 2§
Beslut om särskilt stöd/särskild undervisning OSL 23 kap 4§
Skriftlig varning OSL 23 kap 2§
Kurators anteckningar och skrivelser av kurator,

t ex anmälningar till socialtjänsten, BUP och/eller polisen

OSL 23 kap 2§
Korrespondens i elevvårdsärende OSL 23 kap 2§
Studiestöd OSL 23 kap 9§

OBSERVERA! Det kan finnas fler handlingar än ovanstående som ska diarieföras. Om man är osäker på om en handling måste diarieföras går det bra att kontakta Sydarkivera för att få hjälp. Alla anteckningar och dokumentation rörande en elev blir allmänna handlingar. En allmän handling kan innehålla uppgifter som är offentliga eller sekretessbelagda. Alla beslut är offentliga medan åtgärdsprogram, tjänsteanteckningar och protokoll ska sekretessprövas innan utlämnande.

Elevakt i papper

Elevakten ska märkas med personnummer och namn och den sorteras in i arkivet på personnummer. Elevakten ska förvaras inlåst och i skåp/utrymme avsett för arkivering. Den pedagogiska dokumentationen ska ha ett aktomslag och de diarieförda handlingarna ett annat aktomslag. Båda aktomslagen ska märkas med personnummer. Därefter läggs de i en gemensam akt med elevens personnummer och namn på utsidan.

Digital elevakt

En elevakt kan också vara digital. Det bästa är att använda sig av kommunens ärende- och dokumenthanteringsprogram där en elevakt per elev läggs upp. Elevakten ska märkas med personnummer och namn. Om man vill använda sig av ett verksamhetssystem för elevakter till exempel PMO så innebär det dubbel registrering i en del fall då de sekretessbelagda handlingarna ändå måste diarieföras i det allmänna ärende- och dokumenthanteringssystemet. Det bästa är alltså att använda sig av befintligt ärende- och dokumenthanteringssystem för att slippa detta.

Digital elevakt underlättar administrationen för personalen som skriver åtgärdsprogram och andra handlingar i elevakten. Den underlättar för rektor att följa elevvårdsarbetet och ökar säkerheten kring informationshanteringen. När en elev byter skola ändras behörigheten i systemet, istället för att man fysiskt behöver överföra en akt, avseende tillgången till informationen i elevakten. När eleven gått ut skolan överförs elevakten till arkivmyndigheten. För mer information kring digital arkivering kontakta Sydarkivera.

Arkivering av elevakt

När eleven gått ut grundskolan så avslutas alla ärenden i diariet och därefter skickas hela akten till arkivmyndigheten för arkivering oavsett om den är analog eller digital. För exakt tidpunkt när arkivering ska ske så kontaktas arkivmyndigheten. Detsamma gäller när eleven gått ut gymnasieskolan eller avslutat sin vuxenutbildning. När det gäller digitala leveranser till Sydarkivera så kan dessa ske först efter att leveransutredning genomförts för informationstypen och en leveransöverenskommelse upprättats mellan berörda myndigheter.

Förskoleverksamhet

Förskoleverksamhet vänder sig till barn från ett år till dess de börjar förskoleklassen. Förskolan bedrivs i form av förskola, pedagogisk omsorg (tidigare bland annat familjedaghem) och öppen förskola. Förskolan är en egen skolform med uppdrag att förbereda barnen för fortsatt utbildning. Förskolan styrs av skollagen (SFS 2010:800) och läroplanen (Lpfö 98). Dessutom har Skolverket utfärdat allmänna råd för kvalitet i förskolan.

Offentlighet och sekretess inom förskoleverksamhet

Det finns inte på samma sätt som inom skolan någon elevvård med skolsköterskor, psykologer med flera utan det är i större utsträckning den ordinarie personalen som får ta del av de känsliga uppgifter som finns om barn, hemförhållanden och liknande. I Offentlighets- och sekretesslagen framgår att sekretess gäller i förskoleverksamheten för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till honom eller henne lider men. Detta innebär att anställd vid en förskola och fritidshem inte får lämna ut uppgifter om enskildas personliga förhållanden till obehöriga personer eller till någon myndighet. Det är förbjudet att lämna ut uppgifter om det sker muntligt eller genom att en handling lämnas ut, visas upp eller om innehållet i handlingen röjs på annat sätt. Därför ska alla handlingar rörande enskilda personer förvaras så att de inte är tillgängliga för obehöriga. Förbudet gäller även efter det att anställningen eller verksamheten upphör. den som bryter mot förbudet kan straffas för brott mot tystnadsplikten. Tystnadsplikt gäller för uppgifter om enskilds personliga förhållanden. Hit räknas hälsotillstånd, familjesituation, utbildning, yrkesverksamhet, ekonomi och social situation i övrigt. Även adresser, telefonnummer, datalistor, tal- och videoband samt bilder omfattas av tystnadsplikt.

Dokumentation inom förskoleverksamhet

Inom förskoleverksamheten finns handlingar som ska bevaras för all framtid för att dokumentera verksamheten. Handlingar som ska bevaras är bland annat förteckningar i olika former som visar vilka barn som går förskoleverksamheten men även vilka förskolor som finns i kommunen. Verksamhetsstatistik som visar verksamheten i form av köstatistik och beläggningsstatistik ska bevaras. Om man har lokala arbetsplaner ska dessa bevaras. Protokoll och minnesanteckningar för lokala samverkansgrupper och verksamhetsmöten samt dokumentation om pedagogisk inriktning och vilken verksamhet som bedrivs ska bevaras tillsammans med fotografier som ska visa verksamheten. Dagböcker och planeringskalendrar som löpande beskriver verksamheten ska också de bevaras. Även när ett barn i förskolan behöver särskilt stöd av fysiska, psykiska, eller andra skäl, krävs dokumentation som visar handläggningen av ärendet.

Inom förskoleverksamheten ska följande handlingar diarieföras:

  • Ansökningar och beslut om reducerad avgift.
  • Ansökningar/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg.
  • Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet.
  • Handlingar och beslut i förtursärenden etc.
  • Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet.
  • Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov.
  • Handlingar rörande skador och/eller tillbud.
  • Korrespondens med vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barnet och förskoleverksamheten.
  • Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna.
  • Ordningsregler, handlingar, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial.

Skolbarnomsorgen

Inom skolbarnomsorgen finns handlingar som ska bevaras för all framtid för att dokumentera verksamheten. Handlingar som ska bevaras är bland annat förteckningar i olika former som visar vilka barn som går skolbarnomsorgen men även vilka fritidshem och liknande som finns i kommunen. Verksamhetsstatistik som visar verksamheten i form av köstatistik och beläggningsstatistik ska bevaras. Om man har lokala arbetsplaner ska dessa bevaras. Protokoll och minnesanteckningar för lokala samverkansgrupper och verksamhetsmöten samt dokumentation om pedagogisk inriktning och vilken verksamhet som bedrivs ska bevaras tillsammans med fotografier som ska visa verksamheten. Dagböcker och planeringskalendrar som löpande beskriver verksamheten ska också de bevaras.

Inom skolbarnomsorgen ska följande handlingar diarieföras:

  • Ansökningar och beslut om reducerad avgift.
  • Handlingar och beslut i förtursärenden etc.
  • Handlingar och beslut rörande avstängningar från skolbarnomsorg.
  • Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov.
  • Handlingar rörande skador och/eller tillbud.
  • Korrespondens med vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barnet och skolbarnomsorgen.
  • Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna.
  • Ordningsregler och andra handlingar rörande ordningen vid skolenheterna
  • Tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial.

Grundskolan

Det viktigaste med dokumentation är att tydliggöra vilka åtgärder som skolan har vidtagit angående en elevs skolsituation. Lärare bör därför dokumentera sina planeringar och uppföljningar så att de utgör stöd för att genomföra, följa upp och utvärdera undervisningen.

  • Lärare bör kommunicera med elever och vårdnadshavare vad som är syftet med undervisningen och hur den ska genomföras.
  • Lärare bör använda sig av effektiva rutiner och former för dokumentation som väl återspeglar elevernas kunskaper och som en grund för kommunikation av bedömning och betygssättning med elever och vårdnadshavare.
  • Lärare bör se till att dokumentationen av elevernas kunskaper inte innehåller integritetskänsliga uppgifter.
  • Rektor bör skapa förutsättningar för och stödja lärarna i arbetet med att utveckla effektiva rutiner och former för dokumentation.

Enligt skollagen krävs det dokumentation i samband med utvecklingssamtal och när individuella utvecklingsplaner och åtgärdsprogram upprättas. Det finns också en skyldighet att dokumentera anmälningar och om en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling. Även elevens frånvaro ska dokumenteras. Om det befaras att en elev inte kommer att nå kunskapsmålen ska det göras en utredning som också ska dokumenteras. Det finns även utredningsskyldighet och dokumentationsskyldighet inför mottagande i grundsärskolan, gymnasiesärskolan och specialskolan. Vidare finns det en skyldighet att dokumentera disciplinära och andra särskilda åtgärder.

2013 ändrades dokumentationskraven för grundskolan. Den individuella utvecklingsplanen, IUP, togs helt bort från årskurserna 6–9 som får betyg och reducerades i årskurs 1–5 till en gång per läsår, istället för en gång per termin.

Lagen kring upprättandet av åtgärdsprogram ändrades i juli 2014 till att enbart gälla för elever som behöver särskilt stöd, inte för elever som behöver extra anpassningar.

För att underlätta dokumenteringen ska de eventuella blanketter som finns inom kommunen användas.

Betygsdokumentation grundskola

Den officiella betygsdokumentationen består av betygskatalogen, som utgör en sammanställning av per termin satta betyg som eleven har fått. Beslut om att inte sätta betyg i ett ämne eller ämnesblock antecknas även i betygskatalogen. Den per klass sammanställda betygskatalogen inom grundskola (gäller samtliga årskurser där betyg sätts) tas ut på papper och arkiveras som en egen serie. Lärares signaturer ska kunna gå att identifiera genom uppgifter om för- och efternamn samt underskrifter. Betygskatalogen måste tas ut på papper (Svenskt Arkiv 80) för signering och underskrift enligt gällande föreskrifter. Man får inte ”kladda” i betygskatalogen. Den ska skrivas ut och undertecknas av lärare och rektor för att gälla. Det finns ett lagkrav på att betygskatalogen ska vara i papper med underskrift.

Slutbetyg från grundskola utfärdas när skolplikten upphör. Det innehåller uppgifter om elevens senaste betyg i ämnen och ämnesblock. Den som genomgått skriftlig prövning på grundskolan har rätt att få ett nytt slutbetyg.

Om en elev i slutet av det nionde skolåret inte uppnått målen enligt kursplanen ska ett skriftligt omdöme bifogas slutbetyget. Kopior på slutbetyg med bilagor samt skriftliga omdömen ska arkivläggas på respektive elev i dennes elevakt eller i en egen serie i arkivet.

Följande handlingar skall arkiveras i pappersform under obegränsad tid som egna serier:

  • Betygskataloger, tas fram årsvis och per klass
  • Kopia på underskrivet slutbetyg med bilagor (kan sorteras in i elevakt på respektive elev)
  • Kopia på skriftligt omdöme med bilagor (kan sorteras in i elevakt på respektive elev)

Gymnasieskolan och vuxenutbildning

Det viktigaste med dokumentation är att tydliggöra vilka åtgärder som skolan har vidtagit angående en elevs skolsituation. Lärare bör dokumentera sina planeringar och uppföljningar så att de utgör stöd för att genomföra, följa upp och utvärdera undervisningen

  • Lärare bör kommunicera med elever och vårdnadshavare vad som är syftet med undervisningen och hur den ska genomföras.
  • Lärare bör använda sig av effektiva rutiner och former för dokumentation som väl återspeglar elevernas kunskaper och som en grund för kommunikation av bedömning och betygssättning med elever och vårdnadshavare.
  • Läraren bör se till att dokumentationen av elevernas kunskaper inte innehåller integritetskänsliga uppgifter.
  • Rektor bör skapa förutsättningar för och stödja lärarna i arbetet med att utveckla effektiva rutiner och former för dokumentation.

Enligt skollagen krävs det dokumentation i samband med utvecklingssamtal och när åtgärdsprogram upprättas. Det finns också en skyldighet att dokumentera anmälningar och om en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling. Även elevens frånvaro ska dokumenteras. Om det befaras att en elev inte kommer att nå kunskapsmålen ska det göras en utredning som också ska dokumenteras. Det finns även utredningsskyldighet och dokumentationsskyldighet inför mottagande i grundsärskolan, gymnasiesärskolan och specialskolan. Vidare finns det en skyldighet att dokumentera disciplinära och andra särskilda åtgärder.

Lagen kring upprättandet av åtgärdsprogram ändrades i juli 2014 till att enbart gälla för elever som behöver särskilt stöd, inte för elever som behöver extra anpassningar.

För att underlätta dokumenteringen ska de eventuella blanketter som finns inom kommunen användas.

Gymnasial lärlingsutbildning

Inom utbildningen ges elever möjlighet att förena en anställning som syftar till yrkesutbildning, med studier av vissa ämnen i gymnasieskolan. Utbildningen kan också genomföras på en arbetsplats utan att något anställningsförhållande finns. Utbildningen är normalt knuten till en skolenhet i kommunen. På skolenheten ska en förteckning över vilka elever som tagits in på utbildningen bevaras liksom vilka elever som inte fullgjort utbildningen. Detta är nödvändigt för att kommunen vid ett senare tillfälle ska kunna låta eleven fullgöra utbildningen eller få ut ett intyg över fullgjorda delmoment.

Det är viktigt att det finns ett avtal mellan skolhuvudmannen och de arbetsplatser där elever utbildas. Avtal ska också finnas mellan eleven, skolhuvudman och företrädare för den eller de arbetsplatser där delar av utbildningen är förlagd. Dessa avtal kallas utbildningskontrakt.

Om kommunen valt att inrätta ett lärlingsråd (rekommenderas av Skolverket) är det viktigt att även de handlingar och beslut som lärlingsrådet skapar bevaras.

För övrig dokumentation se avsnitten Betygsdokumentation och Elevakt.

Betygsdokumentation gymnasieskola

Den officiella betygsdokumentationen består av betygskatalogen, som utgör en sammanställning av per termin satta betyg som eleven har fått. En betygskatalog upprättas per termin och klass inom gymnasieskolan. Inom Utbildning för vuxna tas en betygskatalog fram per kurs eller per enskild deltagare. Studievägs- och kurskoder och motsvarande beteckningar eller förkortningar skall förklaras i betygskatalogen. Beslut om att inte sätta betyg i ett ämne eller ämnesblock antecknas även i betygskatalogen.

Betygskatalogen ska tas ut på papper och arkiveras som en egen serie. Lärares signaturer skall kunna gå att identifiera genom uppgifter om för- och efternamn samt underskrifter. Betygskatalogen måste tas ut på papper (Svenskt Arkiv 80) för signering och underskrift gällande föreskrifter. Man får inte ”kladda” i betygskatalogen. Den ska skrivas ut och undertecknas av lärare och rektor för att gälla. Det finns ett lagkrav på att betygskatalogen ska vara i papper med underskrift.

Resultat av prövning med anteckning om givet betyg har samma betydelse som betygskatalog och ska därför dras ut på papper (Svenskt Arkiv 80). Ett papper per enskild elev som undertecknas av ansvarig lärare och rektor. Utskriften läggs tillsammans med betygskatalogen för ursprungskursen/klassen. Det är inte tillåtet att för hand skriva in resultatet från prövningen i den ”gamla betygskatalogen”.

Slutbetyg utfärdas från gymnasieskola/Komvux vid fullföljt nationellt eller specialutformat program. Det innehåller uppgifter om elevens senaste betyg i ämnen och ämnesblock. Den som genomgått skriftlig prövning på grundskolan har rätt att få ett nytt slutbetyg. Betyg från gymnasium som satts inom ett ämne eller ämnesblock som inte avslutats, redovisas inte i slutbetyget.

Elever har rätt att få utdrag ur betygskatalogen i form av ett s.k. samlat betygsdokument. Detta kan utfärdas om en elev t.ex. övergår till en annan gymnasieskola eller avbryter studierna. Om en elev i slutet av studierna inte uppnått målen enligt kursplanen skall ett samlat betygsdokument utfärdas.

Följande handlingar skall arkiveras i pappersform under obegränsad tid som egna serier:

  • Betygskataloger, Gymnasieskolan och Gymnasial lärlingsutbildning. Tas fram årsvis efter klass.
  • Betygskataloger, Utbildning för vuxna. Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare.
  • Kopia på slutbetyg (avgångsbetyg) med bilagor, Gymnasieskolan och Utbildning för vuxna.
  • Betyg med bilagor, Gymnasial lärlingsutbildning (beskrivning av de utbildningsavsnitt som genomförts på en arbetsplats)
  • Samlat betygsdokument, Gymnasieskolan. För de elever som inte avslutat sin påbörjade utbildning inom gymnasieskolan
  • Samlat betygsdokument, utbildningsbevis inom Utbildning för vuxna. Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet.
  • Skriftliga bedömningar/intyg, Gymnasieskolan. Om skriftlig bedömning/intyg ges istället för slutbetyg.
  • Intyg från arbetsplats/praktikplatser, Gymnasial lärlingsutbildning. Om en elev avbryter den arbetsplatsförlagda delen av utbildningen ska rektor utfärda ett intyg om eleven begär det med uppgifter om hur stor del av utbildningen som eleven genomgått och innehållet i den genomgångna delen av utbildningen.
  • Kopior på intyg, Utbildning för vuxna. Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser.
  • Resultat av prövning med anteckning om givet betyg, Gymnasieskolan. Har samma betydelse som betygskatalog.
  • Omprövning av betyg, beslut och handlingar inom Gymnasieskolan.
Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning