Personakt

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

I kommunerna kan det finnas både en digital akt och en pappersakt i samma ärende. Dessa utgör i själva verket delar av en och samma akt. Strävan bör vara att allt som skapas digitalt behålls digitalt och att man även försöker skanna in de handlingar som inkommer på papper så allt finns samlat.

Arkivering av pappersakt:

Är flera familjemedlemmar berörda av ett ärende, dvs. föremål för utredning/insatser, får en gemensam endast läggas upp om det rör sig om ekonomiskt bistånd i övriga fall ska det finnas en akt per person. Om en person i ett ärende rörande stödinsatser riktade mot barn (t.ex. enligt lagen om vård av underåriga, LVU), när han eller hon är myndig blir föremål för t.ex. stödinsatser enligt lagen om vård av missbrukare (LVM), får inte dessa ärenden sammanföras i en gemensam akt. Däremot får LVU-akten och LVM-akten arkivläggas tillsammans med avskiljande omslag och egna försättsblad. Båda dessa akter bildar då en persondossier. Det bör genom hänvisning framgå om akten är delad i en digital del och en del på papper (s.k. pappersakt).

Varje akt ska förses med ett försättsblad med uppgifter om:

  • klientens (aktledarens) personnummer, namn och adress,
  • att den enskilde har god man eller förvaltare enligt 11 kap. föräldrabalken samt
  • att det finns ett beslut om sekretessmarkering eller kvarskrivning enligt 16 § folkbokföringslagen (1991:481) som avser den enskilde.

Om en personakt avser ett barn, bör det dessutom framgå av försättsbladet:

  • vem som är barnets vårdnadshavare, och
  • om barnet har god man enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn.

Namn på klient (aktledare) och personnummer samt vilket ärende det rör sig om ska framgå av aktomslag. Det ska även antecknas på personakten när sista anteckning i akten är gjord samt år för utgallring. Detta är viktigt för att underlätta framtida gallring.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Bevarande av personakter

Digital arkivering av personakter

Om verksamheten använder sig av verksamhetssystem som skapar digitala akter så är arkivlagen sådan att information som skapats digitalt ska sparas digitalt. Detta innebär att det är enbart de handlingar som endast finns på papper som ska vara på papper. Verksamheten ska inte skriva ut digital information ur akterna på papper från verksamhetssystemen utan låta den digitala delen ligga kvar i systemet. Skrivs informationen ut på papper är det inte säkert att det är möjligt att få med sig all information utan det kommer att saknas information vid arkivering. Akterna blir alltså inte kompletta. Om informationen i en personakt skapas digitalt ska inte informationen skrivas ut i onödan.

Det är tillåtet att skanna in information som inkommer på papper i den digitala personakten och, enligt en vägledande uttalande från Socialstyrelsen i en skrivelse till Socialdepartementet (dnr 50–8092/2002), är det är tillåtet att gallra de pappershandlingar som skannas in om man framställer en likalydande kopia. Man ska innan gallring av skannat material göra en kvalitetskontroll av den skannade kopian. OBS! att avskrift av en handling inte räknas som likalydande kopia utan det krävs skanning av pappershandlingen i sin helhet för att kravet om likalydande kopia ska vara uppfyllt. Några särskilda krav på att originalhandlingar måste bevaras i bevissyfte finns inte, och man behöver inte namnteckningar i original. Myndigheterna bör dock genomföra en kort utredning där kontrollerar så att ingenting av den information som skapas eller tas emot av juridiska skäl behövas bevaras på papper. Det kan vara bäst att inte gallra information som inkommit på papper från enskilda personer efter skanning. Informationen ska bevaras på det sätt den inkom under en tid framåt. Det innebär att det i många fall kommer finnas två delar av en och samma personakt, en i papper och en digital en tid framöver. Om det endast finns enstaka handlingar i papper som ska förvaras separat från den elektroniska personakten kan de förvaras i personnummerordning eller alfabetisk ordning. För mer information kontakta Sydarkivera.

Sydarkivera samordnar projekt för att hantera leveranser av digitala akter till slutarkiv. För råd och instruktioner hur leveranser och gallring ska gå till ur verksamhetssystem kontakta Sydarkivera.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Om kommunen har avtal med privata aktörer så ska journaler/personakter som skapas hos dem förvaras hos dem tills avtalet antingen upphör eller personen inte längre berörs av avtalet. Då överförs hela journalen/personakten till kommunen, alltså både den digitala delen (om det finns) samt pappershandlingarna för arkivering. Det är viktigt att det i avtal med privata aktörer står hur de journaler/personakter som skapas ska förvaras. I många fall sker ansökan och handläggning av ansökan hos kommunen medan verkställigheten sker hos en privat aktör. Det är då viktigt att journalen/personakten hålls samman vid arkivering. Arkivering kan ske hos arkivmyndighet eller hos den nämnd som är ansvarig beroende på hur lång tid som gått efter sista anteckning. Vid osäkerhet kontakta Sydarkivera för mer information.

Särskilda boendeformer med ramavtal

I avtal som skrivs med entreprenörer inom särskilda boendeformer enligt 5 kap. 5–7 §§ socialtjänstlagen skall det vara infört i avtalet att entreprenören skall vårda och bevara personakter i enlighet med arkivmyndighetens regler. Vid dödsfall eller efter avslutat vårdtillfälle skall personakten överlämnas till beställaren i den kommun där ansvarig nämnd finns.

Barn och familjehem har separata akter. I familjehemmets akt förvaras medgivandet, avtal och utbetalningar m.m. I barnets akt finns uppgifter rörande barnet och vården. Syskon som är placerade har separata akter.

Barnets akt

Såväl socialtjänsten som nämnder som hanterar funktionsstöd för äldre och funktionshindrade ska vid myndighetsutövning som vid genomförandet av beslutad vård- och behandlingsinsats dokumentera vad som gjorts (11 kap. 5 § SoL). Inför överväganden och beslut om vården ska barnets inställning dokumenteras. I underlag för ett beslut om placering i ett rekryterat hem ska skälen för att anknytningshem inte valts dokumenteras (6 kap. 5 § SoL).

Barnet har rätt att ta del av handlingar som rör barnet självt. Handläggare får, om frågan uppstår, bedöma barnets mognad och lämpligheten av att barnet tar del av aktmaterialet. När barnet fyllt 18 år ska en egen personakt läggas upp. I vårdnadshavarens personakt görs samtidigt en anteckning om att ny akt upprättats.

Utredning och beslut med anledning av anmälan mot familjehem ska dokumenteras och diarieföras i allmänna diariet. En kopia på utredning och beslut kan förvaras i familjehemmets personakt. Originalet förvaras i diariet. Resultatet av utredningen och beslut ska, om uppgifter som framkommit påverkar barnets förhållanden, delges vårdnadshavaren och förvaras som kopia barnets akt. Även dessa beslut ska diarieföras.

Familjehemmets akt

All dokumentation som rör familjehemmet och utredningen av familjehemmet ska förvaras i personakt för familjehem. Personakt läggs upp oavsett om familjen kommer att anlitas eller inte. Familjehemsakter ska inte gallras utom i sådana fall då akt lagts upp men placering i hemmet aldrig skett.

Handlingar om familjehem ska hanteras i enlighet med bestämmelserna Offentlighets- och sekretesslagen. Resultat av intervjun dokumenteras i en sammanfattning och ingår i ett kommande underlag för placeringsbeslut. Hjälpblanketterna (intervjuformulären) förstörs.

Om utredningen avbryts eller om utredningen inte leder till placeringsbeslut ska redogörelse för orsaken dokumenteras. Familjehemsutredningen utgör underlag för beslut om placering av ett barn i visst hem. Utredningen ska som vid alla andra beslut kommuniceras med vårdnadshavaren. Innan barnet flyttar upprättas avtal mellan nämnden och familjehemmet om de villkor som ska gälla för uppdraget.

Arkivering av akter inom socialtjänst

Bevarande i individens intresse

Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall enligt 12 kap. 2 § SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid:

  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning av faderskap.
  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption.
  • Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet.

Observera att för personakter rörande placerade barn är det endast ärenden som resulterat i en placering som ska bevaras.

Bevarande för forskningsbehov

Förutom handlingar i ovanstående ärenden ska även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom socialtjänsten. Undantaget från gallring gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad (12 kap. 2 § SoL och 7 kap. 2 § socialtjänstförordningen). Inom vissa intensivdatakommuner och intensivdataområden gäller totalt bevarande av personakterna, d v s att samtliga akter som berör ärende inom socialtjänsten bevaras.

Avställning och arkivering av personakter i papper

Vid avställning av personakter som bevaras i individens intresse tillämpas femåriga avställningsperioder. Detta betyder att samtliga ärenden som avslutats under den aktuella femårsperioden arkiveras i en följd enligt gällande serieindelning.

Följande ärenden med bevarandekrav skall ordnas i separata serier:

  • Personakter rörande faderskap
  • Personakter rörande adoptioner
  • Personakter rörande placerade barn
  • Personakter för familjehem, kontaktpersoner/-familjer

Inom avställningsperioden sorteras akterna i personnummerordning.

Förutom ovanstående ärenden ska även personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. Inom intensivdatakommun eller intensivdataområde gäller totalt bevarande av dessa akter. Akterna arkivläggs i följande serier:

  • Personakter för ekonomiskt bistånd, OBS! Om familjeakt används så räcker det att en i familjen är född 5, 15, 25 för att samtliga handlingar om familjen ska bevaras.
  • Personakter för vuxna.
  • Personakter för stödinsatser riktade mot barn och familj
  • Vårdnads-, boende- och umgängesärenden (VBU-ärenden)

Handlingar rörande klienter födda övriga veckodagar än 5, 15 och 25, kan antingen ordnas i separata serier enligt ovan eller en gemensam utgallringsbar aktserie eller på annat ur söksynpunkt lämpligt sätt. Dessa akter är inte aktuella för leverans till arkivmyndigheten utan förvaras och gallras på respektive förvaltning. Undantaget intensivdatakommun eller intensivdataområde där totalt bevarande av dessa akter gäller.

Personakter i papper bör redan vid avställning för arkivering delas upp i ärenden med handlingar som ska bevaras respektive ärenden med handlingar som ska gallras. Gallringspliktiga akter avställs och sorteras så att det klart framgår när gallringsfristen löper ut och gallringen kan verkställas.

Arkivering av pappersakter inom LSS

Bevarande i individens intresse

Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet bevaras (21d § LSS).

Bevarande för forskningsbehov

Förutom handlingar i ovanstående ärenden skall även vissa handlingar av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Det gäller handlingar i ärenden för personer som är födda den 5, 15 och 25 i varje månad (21c § LSS). Detta krav gäller endast under förutsättning att personen är föremål för ärende inom LSS.

Personakter i papper bör redan vid avställning för arkivering delas upp i ärenden med handlingar som ska bevaras respektive ärenden med handlingar som ska gallras.

Avställning och arkivering av personakter i papper

I enlighet med LSS finns både gallringspliktiga personakter och personakter som skall bevaras. Avställning skall ske när ärendet är avslutat och akten skall då föras över till en av följande serier:

  • Personakter som är upprättade i samband med insatser riktade mot barn och ungdom och som skall bevaras
  • Personakter för vuxna som skall bevaras för forskningens behov (födda den 5, 15 och 25 i varje månad)
  • Personakter för vuxna som skall gallras (födda övriga kalenderdagar)

Akterna sorteras i personnummerordning.

Gallring av uppgifter i personakter

Personakter inom socialtjänst

Handlingar i en personakt (digital- och pappersakt), som tillhör en sammanställning som avses i Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454), ska gallras fem år efter att senaste anteckningen gjordes i akten. De får dock inte gallras så länge uppgifter om samma personer finns i sammanställningen. Uppgifter i sådana sammanställningar ska gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört (12 kap 1 § SoL). Observera att uppgifter i socialregistret ska gallras senast i samband med att personakten gallras eller avställs för bevarande hos arkivmyndigheten. Den del av personakten som förs digitalt och den s.k. pappersakten ska gallras vid samma tillfälle och gallringen dokumenteras genom en lista på de personnummer som gallrats.

Om en anmälan/förhandsbedömning tillförs en redan existerande personakt där samtliga ärenden och insatser är avslutade sedan tidigare förlängs gallringsfristen för redan befintliga handlingar i akten.

Personakter i papper som ska gallras efter fem år avskiljs från övriga akter redan i samband med avställning för arkivering. Dessa akter förvaras av förvaltningen i avvaktan på att gällande gallringsfrist löpt ut.

Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Det bör finnas en gallringsplanering där det bland annat står vem som är ansvarig för gallringen av pappersakter samt gallring i verksamhetssystemet.

Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten före avställning för arkivering. Gallring av handlingar med kortare gallringsfrist än 5 år ska genomföras kontinuerligt utan hänsyn till när ärendet avslutas. Handlingar som ska gallras finns med i den informationshanteringsplan som verksamheten har fattat beslut om. Gallring får endast ske om beslut finns eftersom det innebär förstöring av handlingar.

Innan akterna lämnas över för förvaring i närarkiv ska de rensas. Det är handläggarna som rensar akterna på kladdlappar, kopior, plastfickor och gem innan de överlämnas.

Avtal enligt 6 kap. 6 §, 14 a § andra stycket eller 15 a § andra stycket föräldrabalken som godkänts av socialnämnden skall arkiveras separat och får inte gallras förrän barnet fyllt arton år.


Frågetecken.png

Läs mer på sidan:


Personakter inom LSS

Bevarande och gallring av handlingar i en personakt regleras i 21c och 21d §§ i Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (1993:387). Om anteckningar och andra uppgifter i en personakt tillhör en sådan sammanställning som avses i Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454) ska uppgifterna gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten.

Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering.

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning