Register och databaser

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

Mycket information finns i form av olika register och databaser. Det finns verksamhetssystem som inte har funktioner eller moduler för att skapa arkiveringsuttag. Det kan vara till exempel äldre system som var tänkta för arkivering på papper och nyare system som inte har kravställts utifrån digitalt bevarande. Det kan också vara system i form av enkla register för mer "udda" ändamål som är självförklarande. Exempel kan vara förtroendemannaregister, äldre diariesystem eller bostadsanpassningsregister. Leveranstypen register och databaser handlar om att hela registret eller databasen slutarkiveras. Det sker inte någon omstrukturering av data, som sker när det gäller till exempel uttag av journaler och akter.

Användningsfall

Så här gjorde det Så här blev det Funkade/funkade inte Så här fungerar det med sökning och utlämnande

Diarie med akter på papper

Äldre diariesystem är relativt enkla register som är sökingång till akter med handlingar på papper. När verksamheter helt upphör händer det att diariet i sin helhet ska slutarkiveras. Sydarkivera har genomfört arkivering av diariesystem med metod för att bevara register och databaser. Det går att söka på sökord i till exempel ärendemening eller dokumentbeskrivning, det går också att söka efter till exempel avsändare och mottagare. Resultatet av sökningen blir diarienummer (och i förekommande fall diarieplansbeteckning) som gör det möjligt för personalen i centralarkivet att plocka fram rätt akter inför utlämnande. Det är Sydarkiveras personal som gör sökningen och meddelar sökresultat.

Bostadsanpassningsregister

Test inför leveransutredning (Ekonomi, mfl, databaskopia för att kunna göra analyser och förberedande arbete oberoende av databashanterare)

Leveransflöde

  • Dokumentation användargränssnitt
  • Utredning gallring och bevarande, handlingstyper som ska bevaras
  • Packning tillsammans med arkivbildare
  • Överföring till Sydarkivera
  • Kvittens överföring
  • Skapa förutsättningar för att göra sökningar och lämna ut handlingar
  • Tekniska kontroller
  • Testa sökning och visning, godkännande av resultat
  • Inläsning i valvet

Förbereda leverans

Dokumentation användargränssnitt

Du som systemförvaltare kan själv hantera dokumentation av användargränssnitt genom att ta skärmbilder av de vyer, formulär etc som vanligtvis används. Du kan få hjälp av Sydarkiveras personal att komma igång med verktygen och gå igenom vad det är som behöver samlas in. Om det är ett äldre inaktivt system så finns möjligheter att arbeta tillsammans med Sydarkivera för att ta reda på hur användarfunktionerna i systemet är och vilka användargränssnitt som behöver dokumenteras.

Packning

  • Katalogstruktur, namngivning
  • Systemdokumentation, skärmbilder dokument
  • Filarkiv
Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Praktiskt arbete i arkivet

Systemförvaltning

Verktyg och tjänster

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning