VerkSAM Plan Original

Ladda hem VerkSAM Plan

Här kan du ladda ner VerkSAM Plan 1.7, som är en version som är granskad och godkänd för publicering:

Dokument

VerkSAM Plan 1.7

Rubriker

I VerkSAM Plan finns rubriker som är fetmarkerade med upp till tre siffror (nivåer). De måste finnas kvar även om man inte använder sig av rubriken eller har den verksamhet som finns under rubriken. Om verksamheten inte förekommer, eller man inte tänker använda rubriken, plockar man bort allt innehåll under rubriken, men lämnar kvar rubriken. Rubrikerna behöver finnas kvar för att man inte av misstag ska använda sig av just de siffrorna i andra sammanhang, t.ex. om man behöver göra nya rubriker för verksamheter som inte finns. Skriv i kommentarsfältet att myndigheten inte använder rubriken (Används ej) eller att den inte ingår i uppdraget (Ingår ej).

Kolumner

De kolumner som finns med i mallen är rekommenderade, men inte obligatoriska. Varje verksamhet kan lägga till eller ta bort kolumner som inte behövs i just deras verksamhet. Det pågår ett arbete med att göra om mallen. Särskilt principerna för att notera informationssäkerhetsklassning.

Kolumner i VerkSAM Plan Original
Kolumn A, B, C och D	Innehåller de siffror som tillhör klassificeringen: A Verksamhetsområde B-C Processgrupp/huvudprocess D Underprocess Beteckningen består i de flesta fall av en sifferkombination på upp till tre siffror. Ibland finns en fjärde siffra i kolumn D när det behövs ytterligare en underprocess. Klassificeringsstrukturen följer den som finns fastställd i VerkSAM Diarium. Läs mer om VerkSAM Diarium.
Kolumn E	Kolumnen innehåller dels klassificeringen i klartext, dels handlingstyperna som ingår i processerna.
Kolumn F	Kommentarer skrivs om informationen ska registreras. Registreringen kan ske i ett allmänt diarium, i ett verksamhetssystem eller i ett pappersregister. Förtydliga gärna informationen med var registreringen sker.
Kolumn G	Bevaras/gallras redovisar om informationen ska bevaras eller gallras. Om det står bevaras så innebär det att informationen ska bevara för all framtid. När det gäller gallring så innebär det att informationen kan förstöras efter en viss tid. Det kan stå ”Gallras efter 10 år”. Det innebär att det då måste ha gått tio hela kalenderår innan man får gallra/förstöra informationen, dvs om man har information från 2005 som ska gallras efter tio år så får den förstöras först år 2016. Om det står att informationen ska ”Gallras vid inaktualitet” ska det finnas uppgifter om när inaktualiteten inträffar i anmärkningskolumnen, d v s kolumn O.
Kolumn H	Sekretess redovisar det kapitel och den paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är giltig för eventuell sekretess. Den skrivs in i kolumnen som ex. ”Sekretess möjlig enligt OSL 23:3”.
Kolumn I	Informationssäkerhetsklassning redovisar resultatet av verksamhetens informationssäkerhetsklassning av informationen enligt ISO 27000, om sådan genomförts. Om inte kan kolumnen döljas eller tas bort. I den nya mallen för VerkSAM Plan har kolumnen för informationssäkerhetsklassning delats upp i fyra för att enklare kunna hantera klassningen. Läs mer om informationssäkerhetsklassning.
Kolumn J	Förvaringsplats/registrering redovisar var informationen lagras. Om informationen registreras i ett verksamhetssystem eller allmänt dokument- och ärendehanteringssystem skrivs namnet på systemet i kolumnen. Om man använder sig av ett verksamhetsnära digitalt arkiv (mellanarkiv som ex. Comprima) eller ett verksamhetssystem redovisas namnet på systemet. Om informationen finns på papper skriver man om den finns i närarkiv eller mellanarkiv.
Kolumn K	Ansvar redovisar vilken nämnd/bolag som är ansvarig för informationen. Man kan också skriva vilken förvaltning som ansvarar för den, samt eventuellt även avdelning om det är en stor förvaltning.
Kolumn L	Original/kopia redovisar om informationen finns i original i papper eller digitalt samt om man har eventuella kopior och om de i så fall finns digitalt eller på papper. Eventuella avvikelser noteras dvs. bland annat om informationen av juridiska eller historiska skäl måste finnas på papper.
Kolumn M	Sortering redovisar hur informationen ska sorteras om den finns på papper. Det kan ex. röra sig om kronologisk sortering, personnummerordning eller bokstavsordning.
Kolumn N	Till slutarkiv redovisar när verksamheten, utifrån rådande lagstiftning eller efter rådgivning med arkivmyndighet, inte längre behöver informationen i den dagliga verksamheten utan ska/vill lämna över den till arkivmyndigheten för slutarkivering. Detta gäller både digital och analog information. Överlämnande sker efter dialog och överenskommelse med arkivmyndigheten.
Kolumn O	Anmärkningar används för att beskriva och förtydliga saker som är väsentliga för att förstå hur man ska hantera informationen. Det kan handla om förtydligande av när man får gallra/förstöra informationen eller vilka lagar som styr samt exempel på information som kan läggas under just den rubriken. I kolumnen skrivs också om registreringen av handlingarna kan göras under någon annan process i VerkSAM Diarium. Det kan även finnas hänvisningar till andra processer i VerkSAM Plan som är generiska finns inom flera olika verksamhetsområden.