E-post

Registrering av e-post

Om konversationen sker under ett par dagar så kan man registrera hela e-postkonversationen, och det är då inte nödvändigt att registrera varje inkommen och upprättad handling. Tips är att skriva ”Konversation angående XYZ” i beskrivningen för den registrerade handlingen.

Om frågor och svar sker med längre tid mellan är det bättre att registrera inkommet meddelande och utskickat meddelande som separata dokument. Det blir annars svårare att hålla ordning på registreringen. Samma text kan då komma med flera gånger, men det gör inte så mycket eftersom det är text som inte tar så mycket plats.

Ärende- och dokumenthanteringssystemen kan ibland göra det möjligt att välja om meddelandet, bilagor och/eller bilder ska registreras i systemet. Det kan vara en fördel för sökning och för att man inte behöver spara "tomma" e-postmeddelanden när det bara är bilagorna som ska registreras i ärendet.

Olika sätt att spara e-post i systemen

De verksamhetssystem som används hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar hanterar e-post på olika sätt.

Texten i e-postmeddelande sparas i textformat (utan formatering) och bilagor i ursprungligt filformat alternativt konverterat till bevarandeformat.
Texten i e-postmeddelandet sparas i html-format eller som en PDF-fil (med bibehållen formatering) och bilagor i ursprungligt filformat alternativt konverterat till bevarandeformat.
MSG-filer som är paket med e-postmeddelande och bilagor i ett format som kan öppnas av programvara för e-post. MSG är ett Microsoft Office-format men kan öppnas av en del andra program.

Rekommendationen är att använda den variant som verksamhetssystemet stödjer och som systemleverantören rekommenderar.

Det finns för och nackdelar med de olika varianterna. Den enklaste med textformat är enklast att bevara, men formateringen finns inte kvar. MSG-filerna kan vara enklast att importera eller registrera men kan vara knepiga praktiskt att hantera för sökning och hitta specifika bilagor. Det finns också risk att det "gömmer sig" specialiserade filformat i filerna som kanske inte går att öppna med standardprogramvaror. Det är därför viktigt att kolla att alla filer går att öppna och att det inte är några okända filformat eller filformat som användare inte har programvaror för att öppna. Bilagor i okända eller udda format behöver hanteras genom att till exempel be att få bilaga i ett annat format eller kolla upp om formatet är ett lämpligt bevarandeformat.