Vad är ett e-arkiv?

E-arkiv handlar om en hållbar hantering av digital information. Informationen kan vara av alla typer och format - skannade pappersdokument, relationsdatabaser, strukturerad information (html eller XML till exempel), textdokument, foton, teckningar, ljud, filmer, programvaror med mera. Precis som för pappersarkivering är målet att bevara utvald information under kortare eller längre tid och hålla den skyddad, åtkomlig och läsbar under hela den tiden som informationen kan behövas. Viss information ska bevaras för framtiden. Det innebär att informationen behöver förvaltas under mycket lång tid. Under den tiden kommer mycket att förändras när det gäller tekniken, både maskinerna och programvarorna, som används. Det kommer också att hända saker med ägarskap och ansvar för information under årens lopp.

Innehåll

1 Om e-arkiv och e-arkiv
2 E-arkiv i juridiken
3 E-arkiv i verksamheten (verksamhetsnära arkiv)
4 E-arkiv hos IT
5 E-arkiv hos Sydarkivera
6 E-arkiv på marknaden
7 E-arkiv på webben

Om e-arkiv och e-arkiv

Ordet e-arkiv används för att benämna många olika företeelser. Ska man prata eller skriva om e-arkiv är det viktigt att försöka beskriva lite närmare vad det handlar om. Tips är alltså att precisera och definiera e-arkivet i det aktuella sammanhanget. Ordet arkiv används ofta på ett liknande sätt. "Arkivet" kan vara arkivlokalen, arkivpersonalen, arkivinstitutionen eller arkivmaterialet. Eller mer ironiskt "det runda arkivet", när man skämtsamt vill benämna papperskorgen.

E-arkiv i juridiken

E-arkiv utgår från den juridiska termen arkiv som definieras i Tryckfrihetsförordningen och används i Arkivlagen. Det vill säga de allmänna handlingar som finns hos en myndighet, till exempel en kommunal nämnd eller styrelse, eller som har överlämnats till en arkivmyndighet för långtidsbevarande. Bokstaven E har petats in före arkiv för att begränsa arkivet till den del som består av digitala dokument, databaser, webbsidor med mera. E-arkiv används mer precist för att benämna den delen av arkivet som utgörs av "upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt" (2. kap. 3 § Tryckfrihetsförordningen), för de fall där det tekniska hjälpmedlet är en dator.

E-arkiv i verksamheten (verksamhetsnära arkiv)

Kommuner och regioner tar emot, skapar och hanterar stora volymer digital information i olika format. Varje dag hanterar myndigheter mängder med e-post, elektroniska dokument, registrerar uppgifter i olika verksamhetssystem och databaser, publicerar information på nätet och lämnar en mängd olika elektroniska spår efter sig som hör e-förvaltningen till. En hel del av denna informationsmängd är allmän handling, och myndighetens e-arkiv består som bekant av dess elektroniska allmänna handlingar. Information lagas i många olika format med med olika typer av kompletterande information som behövs för att kunna söka, hitta och förstå informationen.

Beroende på typ av information, hur länge den ska finnas tillgänglig och vem som ska kunna komma åt informationen så behöver informationen hanteras olika på olika sätt under olika delar av sin livscykel. Grunden för att få kontroll över de informationsmängder myndigheten hanterar är att ha en aktuell informationshanteringsplan. De verksamhetsnära arkiven kan se ut och fungera på många olika sätt. Det beror på att systemen framförallt behöver fungera i verksamheten, och det är verksamheten som ställer krav på funktion och informationshantering.

E-arkiv, elektroniska allmänna handlingar, som fortfarande finns hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar hanteras i de verksamhetssystem, dokumenthanteringssystem eller arkivsystem som finns hos respektive kommun eller region. Det är viktigt att observera att information inte nödvändigtvis behöver flyttas från ett väl fungerande verksamhetssystem till ett system som heter e-arkiv för att den ska vara arkiverad på ett bra sätt, det beror på hur systemet och systemförvaltningen fungerar i praktiken.

Sydarkiveras förbundsmedlemmar får råd och stöd i samband med upphandling, införande och förvaltning av de informationssystem som används. Tillsammans ser vi till att systemen som används är säkra, pålitliga och välfungerande.

Verksamhetssystem

I myndigheternas verksamhetssystem hanteras den information som behöver finnas åtkomlig i den löpande verksamheten. Det kan vara ärenden, akter, journaler, ritningar och kartor med mera. Informationen som finns i verksamhetssystemen kan vara både av arbetsmaterial (utkast i olika versioner) och allmän handling. En del information behöver bevaras för framtiden, medan annan informations gallras bort när den inte längre är aktuell.

Informationen i verksamhetssystemen ägs och förvaltas av myndigheten.

Information kan bevaras på olika sätt, till exempel genom att:

Flytta information till ett nyare system i samband med upphandling (migrering)
Flytta information till ett arkivsystem, mellanarkiv som finns hos förvaltningen eller är gemensamt för kommunen/regionen (se nedan)
Flytta information till arkivmyndighet, överföring till Sydarkivera för långsiktigt digitalt bevarande (både ansvar och ägarskap övergår till arkivmyndigheten)

En del, framförallt äldre, system är konstruerade för att skriva ut på papper för bevarande (utdata är utskrift). Det kan till exempel innebära att tidigare information skrivs över i databasen och man inte kan "gå tillbaka" och göra om vissa sökningar och rapporter i historisk data.Då kan det vara så att det bästa sättet är att ta ut bevarandeexemplar på papper. Därför kan information i förekommande fall också bevaras genom att:

Skriva ut på papper och förvara i närarkiv eller mellanarkiv på förvaltningen.
Skriva ut på papper och lämna till centralarkiv/kommunarkiv (både ansvar och ägarskap övergår till arkivmyndigheten)

Dokumenthanteringssystem

E-arkiv kan användas för att benämna dokumenthanteringssystem knutet till ett eller flera verksamhetssystem. Det har att göra med att de systemen som kom under 80- och 90-talen ofta endast hanterade sökregister, medan eventuella dokument fanns på papper. När man började att införa funktioner för att skriva dokument i mallar och skanna handlingar på papper så benämndes dessa funktioner ofta e-arkiv. Inte sällan var det så att systemen integrerades med särskilda dokumenthanteringssystem som hanterade de dokumenten. Det kunde bero på att databaserna på den tiden helt enkelt inte kunde bli hur stora som helst utan de "stora objekten" som dokument, bilder och filmer fick hanteras i särskilda integrerade dokumenthanteringssystem eller bilddatabaser.

Mellanarkiv

Verksamheter som behöver ha sin information kvar länge kan ha särskilda system som kan kallas e-arkiv eller mellanarkiv. Till de digitala mellanarkiven överförs den information som inte behövs dagligen i myndighetens verksamhet men som mer eller mindre frekvent används som underlag i handläggningen. Ofta handlar det om avslutade ärenden eller akter som myndigheten behöver ha en enkel tillgång till under en lång tid innan den slutarkiveras eller gallras. Exempel på detta kan vara fastighetshandlingar.

Dessa system liknar på många sätt de system för bevarande som finns hos en arkivmyndighet. Det beror på att de funktioner som behövs är samma (eller liknande), till exempel stöd för att efter hand konvertera äldre filformat till mer användbara filformat. Mellanarkiv kan på många sätt likna "avskalade" ärende- och dokumenthanteringssystem, där huvuduppgiften är att lagra dokument och uppgifter som kan användas av verksamhetssystem eller webbtjänster. Mellanarkiven stödjer ofta direkt integration till verksamhetssystem och till tjänster för att tillgängliggöra information på webben för externa parter. Det är bland annat bygglov där den här typen av system behövs för en effektiv och långsiktigt väl fungerande hantering.

Informationen i det digitala mellanarkivet ägs och förvaltas av myndigheten.

E-arkiv hos IT

Ordet arkiv används ibland för att benämna datacenter, lagringssystem, som hanterar till exempel sådant som säkerhetskopiering. Att arkivera kan i det här sammanhanget handla om att styra upp så att information som används mer sällan lagras på långsammare, och billigare diskar, medan information som behöver användas ofta och av många lagras på snabbare och dyrare diskar. Förnuftig hantering av datalagring är viktig del för säker och hållbar informationshantering, både i verksamheten och hos arkivmyndigheten.

Språkbruket när det gäller e-arkiv kan ibland leda till särskilt spännande dialoger när arkivarier och it-driftchefer försöker att prata med varandra.

E-arkiv hos Sydarkivera

Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas gemensamma slutarkiv. För att kunna göra det behövs personal, kunskap och system för att stödja arbetet med långsiktigt digitalt bevarande. Slutarkivet tar emot e-arkiv som överlämnas till arkivmyndighet för långsiktigt digitalt bevarande. Det innebär att informationen i e-arkivet, systemet för bevarande, hos Sydarkivera ägs av arkivmyndigheten som är Sydarkiveras förbundsstyrelse och förvaltas av Sydarkiveras personal. Sydarkivera ansvarar för att lämna ut de allmänna handlingar som överlämnats till Sydarkivera som arkivmyndighet. Hanteringen liknar mycket hur det fungerar i traditionella kommunarkiv/arkivinstitutioner. Du får begära ut handlingar, men en del information finns tillgängligt direkt i forskarsal för besökare.

Läs mer på sidan:

Digitalt arkivsystem

Forskarsal på webben

E-arkiv användas för att tala om tjänster som samlar in och tillgängliggör information direkt till slutanvändare. Sydarkivera kommer successivt att införa tjänster för att ta del av information som hämtas från slutarkivet. För att det ska vara möjligt behöver det vara information som kan tillgängliggöras utan att personuppgifter eller sekretessuppgifter kommer till obehöriga.

System för bevarande

Istället för e-arkiv talar man ibland om system för bevarande för att specifikt tala om ett system för att hantera myndighetens elektroniska handlingar som är överlämnade till en arkivmyndighet för bevarande (bevarandeexemplar). Sydarkiveras bevarandesystem finns i förvaltning sedan 2016. Överlämnande sker först när informationen inte längre används i den löpande verksamheten hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar och bolag. Det kan vara efter 5 år, 10 år eller ännu längre tid beroende på verksamhetens behov och om lösningar är framtagna för att överföra information för den aktuella leveranstypen.

Till skillnad från de traditionella analoga arkiv krävs en aktiv och kontinuerlig process för att förvalta digitala arkivet. Det beror helt enkelt på att man är beroende av maskiner och program för att kunna ta del av informationen och den tekniska utvecklingen innebär att förutsättningarna förändras över tid. Det finns flera olika strategier och metoder för att bevara digital information: migrering, konvertering, datormuseum, emulering eller att bädda in information och bevarandeinformation i arkivpaket enligt OAIS-modellen.

Standarder och termer

E-arkiv när man pratar om långsiktigt digitalt bevarande utgår vanligtvis från termer som används inom de standarder som hör till OAIS-modellen. Arkivet i standarderna är en organisation som består av människor och system, som har tagit på sig uppdraget att bevara information och göra den tillgänglig för en identifierad målgrupp. Standarderna skiljer inte på om det är papper, digitala filer eller stenar. Så vi petar in ett "E" för att, allt som oftast, betona den delen som handlar om att bevara digital information som processas av datorer. I samband med projekten som ledde fram till att Sydarkivera bildades använde vi E-arkiv i denna bemärkelse. Det har, som du säkert kan tänka dig, lett till en hel del förvecklingar under åren.

E-arkiv är ett ord som av praktiska skäl (bekvämlighet?) används istället för den mer beskrivande frasen system för långsiktigt digitalt bevarande som svenska Riksarkivet, i alla fall tidigare, har förespråkat eller Oberoende arkivinformationssystem som det heter i den svenska översättningen av OAIS.

Det här med att hitta ord som går att använda som termer, utan att det blir missförstånd, är inte en smal sak. I standarderna används till exempel archival information system och trustworthy digital repository för ungefär samma sak. I den officiella svenska översättningen av OAIS är termen Oberoende arkivinformationssystem. Det har att göra med att ordet Öppen i standarden inte betyder att åtkomst är obegränsad, utan att rekommendationer och standarder utvecklas i öppna fora. Översättningen har försökt att göra detta förhållande tydligare. I rutan kan den, som verkligen undrar, läsa mer om hur det förhåller sig.

Open archival information system termen benämner ett begrepp som i OAIS-standarden definierar som:

"An Archive, consisting of an organization, which may be part of a larger organization, of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated Community"

(Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) CCSDS 650.0-M-2, sid. 1-13, 2012).

Trustworty Digital Repository termen benämner ett begrepp som i huvudsak motsvarar OAIS ovan och det framgår i dokumentet att:

"It is important to understand that in all instances in this document, ‘repository’ and ‘digital repository’ are used to convey digital repositories and archives that have, or contribute to, long-term preservation responsibilities and functionality."

(Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories CCSDS 652.0-M-1, sid. 1-4, 2011)

Läs mer på sidan:

Standarder

E-arkiv på marknaden

Det har funnits ramavtal ramavtal för E-arkiv som är upphandlades av SKL Kommentus Inköpscentral (numer Adda). Sydarkivera har varit med i arbetsgruppen som tog fram kravspecifikation för det andra ramavtalet för e-arkiv (2016).

Ramavtalet för e-arkiv omfattade funktioner och konsulttjänster för att underlätta införandet, förvaltningen och utveckling av e-arkiv. Ramavtalet omfattade tjänster för anskaffning, e-arkivlösning med tillhörande tjänster och e-arkivtjänster. Ramavtalet omfattade alltså både konsulttjänster och lösningar som behövs för att arkivera digital verksamhetsinformation. Ramavtalet hade som ambition att omfatta tjänster och lösningar både för verksamhetsnära arkiv och arkiv hos arkivmyndighet. Det innebar att det fanns konsulttjänster och lösningar som gick att avropa från ramavtalet både passade för verksamhetsnära arkiv hos förbundsmedlem (mellanarkiv) och för vissa delar av den verksamhet som bedrivs hos Sydarkivera med långsiktigt digitalt bevarande hos arkivmyndighet.

Detta har med E-arkiv i juridiken att göra och det förhållande att det heter arkiv både i verksamheten och arkiv efter överlämnande till arkivinstitution. Internationellt så skiljer man ofta (men inte alltid) på records och archives, där records är sådant som finns hos en verksamhet och archives är sådant som finns hos arkivinstitution. De lösningar på marknaden som benämns E-arkiv kan därför likna programvaror avsedda för ERMS, Electronic Records Management System för att hantera information som behövs i en verksamhet, eller på programvaror som avsedda för OAIS, Open Archival Information System. Båda sakerna är förstås bra om man använder tjänsterna och lösningarna för rätt saker.

I och med ramavtalen så har det etablerats en marknad för olika typer och produkter och tjänster som benämns e-arkiv.

E-arkiv på webben

E-arkiv i mer begränsad bemärkelse avser resurser tillgängliga via webben där man direkt kan hämta, eller logga in och hämta, dokument, bilder med mera. Pratar du med en arkivarie så skulle den personen ofta se e-arkiven på webben som samlingar, inte arkiv. E-arkiven på webben är ganska ofta ställen där man samlar dokument, bilder och berättelser om ett specifikt ämne. En del dokument och bilder kan ha hämtats från olika arkiv och blivit skannade för publicering i e-arkivet.

Läs mer på sidorna: