MoReq (Modular Requirements for Records Systems)

Från Sydarkiveras Wiki

Gräva.png

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!

DLM Forum Foundation, MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems — Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011

Introduktion

Vad är MoReq?

MoReq2010 innehåller funktionella krav på en rad tjänster som hör till ett registreringssystem, ickefunktionella krav, en ordlista och en informationsmodell. Det finns också beskrivning av gränssnitt för användare och för maskiner, hierarkisk klassificering och hantering av de dokument och filer som är föremål för registrering och hantering.

Hitta standarden

DLM-forum tillgängliggör MoReq via en webbplats med samlad information. Specifikationen innehåller ett inledande avsnitt och beskrivande text till de olika tjänsterna som är som är möjligt att ta till sig utan djupgående tekniska kunskaper. På webbplatsen finns också vanliga frågor (FAQ) som kan läsas som en introduktion.

Användning

Beskrivning av standarden

Förvaltning och utveckling

DLM Forum

Grundläggande begrepp

Många av de ord som används i MoReq har inte någon vedertagen motsvarighet på svenska.

Record (registrerad handling)

MoReq använder begreppet "Record" som definieras som information som skapas, tas emot och underhålls som bevis och/eller tillgång av en organisation eller person för att uppfylla legala förpliktelser eller utföra transaktioner i sin verksamhet, oavsett medium eller format. Förenklat motsvaras det av registrerad handling eller uppgift som har skrivits in i ett system som är till för att dokumentera händelser. Registrerade handlingar är en delmängd av den information som hanteras inom en verksamhet. Verksamheten har bedömt att handlingarna innehåller information som är viktig, för verksamheten, allmänheten eller andra myndigheter och därför behöver hållas ordnade och registreras.

Records system (registreringssystem)

Här används ordet registreringssystem för att beteckna ett informationssystem som fångar, hanterar och ger åtkomst till handlingar av vikt över tiden (det vill säga Records system). Registreringssystemet kan vara en del av ett verksamhetssystem eller en separat lösning. Det kan också vara flera olika separata lösningar, produkter och tjänster som tillsammans fungerar som ett registreringssystem.

Aktuell version MoReq2010

MoReq2010 specificerar grundläggande krav för informationsöverföring mellan registreringssystem för att det ska vara ett MCRS eller MoReq2010 compliant records system. Att notera är att MoReq2010 till skillnad från tidigare versioner inte bara handlar om ärendehanteringssystem. Specifikationen gäller också för andra typer av registreringssystem, till exempel administrativa system som hanterar information om ekonomi och personal. Syftet är att möjliggöra utbyte av information mellan olika typer av system som fångar och håller ordning på verksamhetsinformation.

Tjänster i MoReq2010

Hela registreringssystemet kan alltså vara en komplett lösning eller ett IT-system. Det kan också sättas samman av olika tjänster från en eller flera leverantörer, genom hårda eller mjuka integrationer. Tanken med MoReq 2010 är att alla lösningar ska kunna kontrolleras mot samma specifikationer, och därför är specifikationen uppbyggd efter ett antal tjänster.

Generella krav

Först och främst specificeras funktionella krav som gäller för samtliga tjänster. Tjänsterna i registreringssystemet hanterar olika typer av objekt och funktioner (entities). Ett objekt är en enhet som kan identifieras. Objektet kan vara konkret eller abstrakt, det kan både vara något som finns, som har funnits tidigare eller som skulle kunna finnas. Exempel på objekt är användare, roll, klass, registrerad handling, metadata och gallringsregel. De flesta objekt som hanteras i registreringssystemet har metadata, händelsehistorik och lista för att kontrollera åtkomst. Metadata ger information om vad uppgifter som registreras betyder och märker upp till exempel sökbegrepp.

Användare och grupper

För användare och grupper kan en gemensam användarkatalog användas, eller en användarkatalog som hör till det specifika registreringssystemet. MoReq2010 ställer inte detaljerade krav på hantering av användare och grupper. Däremot ställs krav på hanteringen när det gäller unika identiteter, spårbarhet och möjligheten att förhindra att identiteter utplånas helt.

Modell för roller

Roller handlar om de behörigheter till att utföra olika funktioner i systemet som olika användare och grupper har. MoReq2010 tillåter både tjänster som är uppbyggda efter MoReq2010 och systemspecifika behörighetssystem. För att vara godkända ska behörighetssystemen uppfylla vissa grundläggande krav. Inte minst att ad det ska vara möjligt att utbyta information genom att exportera och importera information om roller enligt MoReq2010-modellen.

Registrerade handlingar

Tjänsten hanterar registrerade handlingar och olika grupperingar av handlingar som ordnar informationen på ett överskådligt sätt. Informationshanteringen är den centrala delen i MoReq2010 konceptet och tjänsten för registrerade handlingar beskrivs därför lite mer ingående.

Grupperingar

Ordet gruppering motsvarar i det här dokumentet aggregation i MoReq2010. En gruppering är en samling av information som hör ihop och som utgör en enhet på en nivå ovanför en enstaka handling. Ordet gruppering motsvarar i det här dokumentet aggregation i MoReq2010. Grupperingarna kan avspegla gemensamma beskrivande metadata, utmärkande egenskaper, eller en viss ordningsföljd. Information som hör till samma ärende, handläggare eller gruppering. Grupperingar kan också användas för att till exempel bevara kronologisk ordning i ett ärende, som en del av det ursprungliga sammanhanget.

En gruppering är en samling av information som hör ihop och som utgör en enhet på en nivå ovanför en enstaka handling. Grupperingarna kan avspegla gemensamma beskrivande metadata, utmärkande egenskaper, eller en viss ordningsföljd. Information som hör till samma ärende, handläggare eller som ska publiceras i ett visst syfte är exempel på grupperingar. En typ av gruppering kan i sin tur höra till en överordnad gruppering. Grupperingar kan också användas för att till exempel bevara kronologisk ordning i ett ärende, som en del av det ursprungliga sammanhanget.

Ett konkret exempel på en gruppering är hur det kan se ut i ett ärende- och dokumenthanteringssystem där varje nämnds handlingar grupperas i olika serier (diarier). Detta är tydligast i de system som används av kommuner med många olika myndigheter (nämnder och styrelser) och många diarier. I andra typer av verksamhetssystem kan handlingarna grupperas på annat sätt.

Grupperingarna behöver inte vara hierarkiskt uppbyggda. Diariet på internet är en slags gruppering där vissa grundläggande uppgifter visas öppet på nätet. Alla ärenden som handläggs av samma handläggare är ett annat exempel. Eller alla ärenden som hör till en viss organisatorisk enhet. Källan för informationen som grupperas kan vara endast ett eller flera olika registreringssystem.

Handlingar

Objektet som hanteras av den här tjänsten är registrerade handlingar. En registrerad handling är skapad eller mottagen och förvaltad som bevis och som informationsresurs av en organisation eller person, i samband med att rättsliga skyldigheter utövas eller en verksamhet bedrivs. Varje objekt (handling) har metadata som beskriver innehållet, händelsehistorik, lista med åtkomstkontroll och en eller flera beståndsdelar som innehåller det som är föremål för registrering.

Beståndsdelar

En registrerad handling har i sin tur olika beståndsdelar (components). En registrerad handling kan ha mer än en beståndsdel. Innehållet i beståndsdelarna (component content) som hör till en handling, är det som är föremål för registreringen. Föremålet kan vara både ett fysiskt objekt (till exempel ett brev) och en elektronisk fil (till exempel en PDF-fil) eller registerpost i en databas.

Ett exempel är en handling som kommer in som består av en omslagsskrivelse och en eller flera bilagor. Traditionellt hanterades skrivelsen med bilagor som en enda handling som registrerades på ett registerkort. I elektronisk form är bilagorna ofta olika filer, det vill säga olika beståndsdelar som behöver hanteras var för sig men ändå samlat. Ett annat exempel är en handling, till exempel en ansökan, som kommer in genom en e-tjänst på internet. E-tjänsten skapar en textfil strukturerad med märkspråket XML. Ärendehanteringssystemet tar emot och läser textfilen via ett maskingränssnitt. Ärendehanteringssystemet skapar en PDF-fil som visningsexemplar. Den registrerade handlingen består då av både en XML-fil som främst används av systemet och en PDF-fil som används av handläggaren. Den registrerade handlingen ska kunna hanteras som helhet och överföras som en helhet till ett annat system för att uppfylla kraven i MoReq2010.

Klassificering

Objektet som hanteras av den här tjänsten är klass (class). Klassen knyter den registrerade handlingar till sitt verksamhetssammanhang, och ska inte blandas ihop med säkerhetsklass. Klassen talar om att en ansökan hör hemma inom förskoleverksamheten och inte avser bygglov till exempel. Genom klasstillhörigheten får den registrerade handlingen en gallringsregel. Tjänstens funktionalitet är att att hantera de klasser som hör till en klassificeringsstruktur. Ett registreringssystem kan ha en eller flera tjänster för klassificering. Varje tjänst kan bara ha ett enda klassificeringsschema. MoReq2010 öppnar upp för att använda en klassificeringstjänst som är gemensam för flera olika system.

Modell för metadata

För att kunna utbyta information mellan olika system behöver varje objekt och varje metadataelement kunna särskiljas och tolkas universellt. MoReq2010 specificerar en grunduppsättning metadata för registreringssystem som kallas system metadata. För olika typer av registreringssystem, som hanterar till exempel ärenden, personal eller ekonomi, behövs särskilda uppsättningar metadata som kallas kontextuell metadata. Kontextuella metadata specificeras inte i MoReq2010. Precis som när det gäller roller tillåts metadatamodeller som bygger på MoReq2010 och metadatamodeller som uppfyller de grundläggande kraven på en tjänst för att hantera metadata.

Gallringsregler

MoReq2010 specificerar två olika tjänster för att hantera gallringsregler. Den ena hanterar gallringsscheman som används för att hantera de registrerade handlingarnas livscykel. Specifikationen skiljer mellan att radera spårlöst och att förstöra innehåll. Det sistnämnda innebär att beståndsdelarna förstörs helt, men att metadata och händelsehistorik bara ”urvattnas”. Det bevaras alltid en rest som visar att någonting har funnits som förstört i enlighet med gallringsregler. Information förstörs i MoReq2010 nedifrån och upp. Om alla registrerade handlingar i en gruppering förstörs, förstörs till slut hela grupperingen.

MoReq2010 beskriver också en tjänst för att hindra att viss information gallras. Till exempel för att den behövs som bevis, eller för att det har hänt något annat som gör att man inte vill följa den ursprungliga gallringsplanen.

Sökning och rapporter

Två metoder används för att hitta i ett registreringssystem. Att klicka sig ner i strukturerna eller att söka efter information genom att ställa olika frågor. Vissa grundläggande krav ställs på tjänsten för sökning och rapporter.

Export

MoReq2010 ställer krav på att registreringssystemet ska kunna exportera data till ett annat registreringssystem. Det ska gå att flytta data från ett system till ett annat utan att riskera att förlora information eller sammanhang. Hela objektet med metadata, kontext och komponenter ska kunna exporteras. Det finns ett XML-format för de systemmetadata som MoReq2010 kräver. Det finns inte i den aktuella versionen krav på tjänst för att hantera importer. Det bedöms vara alltför komplicerat och kostsamt att utveckla verktyg för att hantera importer innan systemen börjar uppfylla de krav som är specificerade i MoReq2010.

Icke funktionella krav

I specifikationen listas krav som inte direkt har att göra med funktionaliteten att registrera och hantera informationen. Det vill säga sådant som rör teknisk miljö och infrastruktur, användarvänlighet och liknande. Förutsättningar för att ett registreringssystem ska fungera bra är till exempel prestanda och skalbarhet, möjligheten att förvalta systemet, informationssäkerhet och möjligheten att återskapa information.

Tidigare versioner

Både MoReq och efterföljaren MoReq2 kom till på beställning från DLM Forum och skapades av konsulter från Cornwell Management Consultants. MoReq kom ut år 2001 och MoReq2 år 2008.

Specifikationer

Programvaror

Referenser

Informationen på den här sidan utgår från det arbete som Elin Jonsson och Karin Bredenberg producerade under Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium (eARD) 2013.

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning