TDR (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories)

På en grundläggande nivå så tar definitionen av ett arkiv värt att lita, trustworthy digital repositories, sin utgångspunkt från uppdraget att tillhanda pålitlig, långsiktig åtkomst till digitala resurser för sina användare, nu och i framtiden. I utvärderingsstandarden definieras tre olika områden som man tittar på och utvärderar. Totalt är det på övergripande nivå 50 olika kontrollpunkter som sedan specificeras i detalj. Sydarkivera genomför varje år en självvärdering och går igenom kraven. En sammanställd rapport redovisas till förbundsfullmäktige i samband med årsrapporten.

Innehåll

1 Introduktion
2 Sydarkiveras självvärdering
3 Organisation
4 HANTERING AV DIGITALA OBJEKT
5 TEKNISK INFRASTRUKTUR OCH SÄKERHET
- 5.1 Riskhantering teknisk infrastruktur
  - 5.1.1 Risker förenade med systeminfrastruktur
  - 5.1.2 Digitala kopior
- 5.2 Hantering säkerhet
6 Referenser

Introduktion

Vad är TDR?

Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR) är internationell standard som har tagits fram för att kunna kontrollera om en organisation uppfyller kraven i OAIS referensmodell.

Hämta standarden här (PDF):

ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR)

Grundläggande begrepp i TDR

Ordet Repository används motsvarande OAIS Digital Archive och benämner organisationen som är ansvarig för digitalt bevarande. I dokumentet används ordet Arkiv i samma betydelse som Repository.

OAIS – Open Archival Information System (Oberoende Arkivinformationssystem)
AIP – Arkivpaket (Archival Information Package)
SIP – Överföringspaket (Submission Information Package)
DIP – Utlämnandepaket (Dissemination Information Package)
PDI – Bevarandeinformation (Preservation Descriptive Information)

Samband med andra standarder

Standarden TDR används för att utvärdera arkiv som ansvarar för långsiktigt digitalt bevarande. Den internationella standarden för oberoende arkivinformationssystem kallas Reference Model for an Open Archival Informations System (OAIS). Det finns också en standard för gränssnittet mellan verksamheten som ska lämna information till arkiv och det mottagande arkivet, den kallas PAIMAS.

Läs mer på sidorna:

Sydarkiveras självvärdering

Förbundsfullmäktige har i budget och verksamhetsplan beslutat att Sydarkivera vid uppföljning 2027 ska uppfylla minst 75 % av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering.

Genom en årlig utvärdering blir det möjligt att följa upp hur Sydarkivera uppfyller kraven som finns enligt internationell standard samt identifiera förändringsbehov och möjliggöra prioritering av åtgärder.

Totalt är det 50 olika kontrollpunkter på övergripande nivå som granskas och utvärderas i samband med den årliga uppföljningen. I utvärderingsstandarden definieras tre olika områden som man tittar på och utvärderar.

Metodiken har tagits fram med stöd av checklista baserad på standarden ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR). Standarden har tagits fram för att kunna kontrollera om en organisation uppfyller kraven i OAIS referensmodell.

Sydarkiveras bevarandefunktion genomför självvärderingen. Syftet är att utvärdera att Sydarkivera är ett arkiv värt att lita på. Utvärderingen har hanterats internt i form av självvärdering efter checklista. Förbundsstyrelsens målkommitté tog ställning till alternativa metoder för utvärdering i samband med verksamhetsplanering inför 2022. De alternativa metoderna var intern självvärdering, fullständig certifiering eller att använda någon annan utvärderingsmetodik. Sydarkivera har valt att inte gå in i en formell certifieringsprocess. Kommittén förordade fortsatt arbete med självvärdering baserad på framtagen checklista. Den framtagna checklistan har använts och successivt förbättrats vid genomförda uppföljningar 2021–2023.

Organisation

Ledning och organisatorisk hållbarhet

Uppdragsbeskrivning

Arkivet ska ha en uppdragsbeskrivning som återspeglar åtagandet att bevara, ta hand om, och ge åtkomst till digital information på lång sikt.

Krav uppfyllt 2020

Sydarkivera har genom Förbundsordning och Arkivreglemente ett tydligt formulerat uppdrag och ansvar för att hantera långsiktigt digitalt bevarande av förbunds-medlemmarnas överlämnande digitala arkiv. Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om verksamhetens inriktning. Bestämmelser om uppdraget som arkivmyndighet finns i Arkivlag (1990:782) och Arkivförordning (1991:446).

Förvaltningen arbetar fortlöpande med att kommunicera uppdraget till förbundsfullmäktige, förbundsstyrelse samt berörda medarbetare såväl hos förbundsmedlemmarna som hos Sydarkivera. Det sker bland annat via webbplatsen sydarkivera.se, Sydarkiveras Wiki, regelbundna nyhetsbrev till förtroendevalda och förbundsmedlemmar. Det sker även genom utbildningar och information i samband med olika typer av träffar för förtroendevalda, förbundsmedlemmarna och internt inom Sydarkivera. Det finns en kommunikationsplan som framarbetades 2024.

Bevarandestrategi

Arkivet ska ha en bevarandestrategi som beskriver hur arkivet kommer att agera för att stödja dess uppdrag på lång sikt.

Krav uppfyllt 2023

Sydarkiveras förbundsfullmäktige har i enlighet med bestämmelser i förbundsordningen antagit strategiskt handlingsprogram för perioden 2023–2026. Handlingsprogrammet har tagits fram i samråd med förbundsmedlemmarna. I det nya handlingsprogrammet har prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser uppdaterats. Med utgångspunkt från prioriteringsprinciperna fattar förbundsstyrelsen beslut om inriktning för digitala arkivleveranser.

Sydarkivera förbundsstyrelse beslutade 2022 att anta den första strategiska bevarandeplanen. Strategisk bevarandeplan är ett beslutat dokument som beskriver syfte och strategiska mål för den del av arkivets uppdrag som handlar om långsiktigt digitalt bevarande. Strategisk bevarandeplan finns definierad i antagen riktlinje för styrande dokument.

Gallrings- och bevarandepolicy

Arkivet ska ha en gallrings- och bevarandepolicy eller motsvarande dokument som specificerar vilken typ att information som arkivet ska bevara, hantera och ge åtkomst till.

Krav delvis uppfyllt

Riksarkivets policy för gallrings och bevarande används som referens för värdering av gallring och bevarande i samband med utredningar av digitala arkivleveranser. Ett ärende är lyft till förbundsstyrelsen att anta Riksarkivets policy för gallring och bevarande. Sydarkivera förvaltar mallar för informationshanteringsplaner som stöd för förbundsmedlemmarna att fatta beslut om gallring. Mallarna uppdateras fortlöpande genom gemensamma arbetsmöten på webben samt i samband med utredningar om digitala arkivleveranser och digitalt bevarande som genomförs med utgångspunkt från av förbundsstyrelsen beslutade inriktningsbeslut.

Organisering och bemanning

Bemanning och kompetens

Arkivet ska ha identifierat och beskrivit de uppgifter som behöver utföras och ska ha anställda med de kompetenser och erfarenheter som behövs för att utföra dessa uppgifter.

Krav delvis uppfyllt

Personal utbildas kontinuerligt genom interna utbildningar och deltagande vid utbildningstillfällen i Sydarkiveras egen regi. Utbildning sker också genom deltagande på webianarier som arrangeras av E-ARK (det europeiska initiativet för e-arkivering), DLM-forum och OPF (Open Preservation Foundation). Sydarkivera är medlemmar i DLM-forum och OPF vilket innebär att personalen har åtkomst till inspelade utbildningar och andra resurser för träning. Utbildningsplan för Sydarkiveras utökade bevarandeplan finns i förvaltningsplan.

Profiler för anställningar dokumenteras för att ge bättre förutsägbarhet och långsiktighet. Det finns utmaningar med att rekrytera personal med rätt kompetens och förutsättningar för att hantera det digitala arkivet.

Ramverk för förtroende

Målgrupper och baskunskaper

Arkivet ska ha definierat sina prioriterade målgrupper och vad dessa har för kunskapsbas och dessa definitioner ska finnas åtkomliga.

Krav uppfyllt 2020

Sydarkiveras målgrupp definieras i arkivlagen som säger att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser medborgarens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Sydarkiveras arkivarier genomför målgruppsanalyser i samband med utredning av digitala arkivleveranser för olika informationstyper.

Principer för bevarande

Arkivet ska ha principer för bevarande på plats för att säkerställa att den strategiska bevarandeplanen kan uppfyllas.

Krav delvis uppfyllt

Sydarkivera dokumenterar i förvaltningsplaner för sina bevarandetjänster hur de övergripande strategierna och målen ska implementeras avseende systemförvaltning och utveckling av tjänsterna. Utredningar kring digitalt bevarande av olika informationstyper hanteras i samband med utredningar av digitala arkivleveranser. Utredningarna ger underlag för planering av bevarandetjänsterna. Arbete pågår med att uppdatera förvaltningsplanera.

Dokumenterad förvaltningshistorik

Arkivet ska ha en dokumenterad historik över de förändringar som genomförs och som påverkar tjänster, procedurer, programvaror och infrastruktur.

Krav uppfyllt 2022

Den övergripande historiken finns i Kommunalförbundet Sydarkiveras delårsrapport och årsredovisning. Det finns projektdokumentation från införande av grundläggande bevarandeplattform 2016 och utökad bevarandeplattform 2021-2024.

Från och med 2021 finns framtagna rutiner och mallar för att dokumentera bevarandeplattformen och de förändringar som sker. Det innebär bland annat systemskisser och dokumentation i förvaltningsplan med beskrivning av teknisk miljö för bevarandeplattformen. Mall för maskinbeskrivningar finns framtagen. Samtliga klienter och virtuella maskiner i tillhörande Sydarkiveras bevarandeplattform är dokumenterade.

Principer och rutiner för dokumentation på GitHub finns dokumenterade och följs avseende de egenutvecklade skript och programvaror som Sydarkivera förvaltar.

Transparens och ansvar

Arkivet ska förbinda sig att vara transparent och ansvarstagande i alla de uppgifter som stödjer arbetet med att förvalta arkivet och som påverkar det långsiktiga digitala bevarandet över tid.

Krav uppfyllt 2020

Det sker diarieföring av styrande dokument, projektdokument, avtal som är allmän handling eftersom Sydarkivera är en offentlig myndighet. Dokumentation sker till exempel i projektrapporter, arkitekturbeskrivningar och förvaltningsplaner avseende bevarandeplattformen. Dokumentation delas till förbundsmedlemmar via samarbetsgrupper på webben.

Information och rutiner om testleveranser och digitala arkivleveranser samt information om standarder och specifikationer finns publicerade på Sydarkiveras Wiki. Mallar och rutiner för handläggning av testleveranser och digitala arkivleveranser framtagna och implementerade i ärende- och dokumenthanteringssystem. Digitala arkivleveranser är ett samarbete mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. För att tydliggöra förbundsmedlemmarnas uppgifter och ansvar finns verkstäder om e-arkiv och korta arbetsmöten via webben för förbundsmedlemmarna.

Övervakning oförändrad information

Arkivet ska definiera, samla in, spåra och på ett korrekt sätt ge information om de metoder man använder för att kontrollera integritet.

Krav delvis uppfyllt

Det finns en rutin där samtliga inkommande överföringar fixeras med en checksumma före placering i mottagningsmiljö. Det sker kontroller av arkiverade överföringar samt informationspaket manuellt. Arbete pågår för att införa rutiner så att fler överföringar fixeras redan hos förbundsmedlem. Efter inläsning i bevarandesystemet kontrolleras fixering systematiskt. Det sker säkerhetskopiering och kopior överförs till geografiskt åtskild depå.

Regelbunden självvärdering

Arkivet ska förbinda sig att enligt ett regelbundet schema genomföra självvärdering och extern certifiering.

Krav uppfyllt 2020

Första självkontrollen genomfördes av Sydarkiveras bevarandefunktion 2020. Uppföljning sker därefter årligen i samband med årsredovisning. Åtgärdsplan hanteras med hjälp av en plan med checklistor och kommentarer. Det finns fullmäktigemål baserade på självvärderingen beslutade i Sydarkiveras verksamhetsplan och budget. Uppföljning sker i samband med årsrapport från och med 2021. En sammanställd rapport redovisas för förbundsstyrelsen. Fullmäktigemål och styrelsemål för Sydarkivera förankrades i förbundsstyrelsens målkommitté 2021.

Ekonomisk hållbarhet

Verksamhetsplanering och budget

Arkivet ska ha processer för kort- och långsiktig planering av verksamheten på plats för att upprätthålla arkivet över tid.

Krav delvis uppfyllt

Förbundsfullmäktige beslutar om verksamhetsplan och budget, treårig ekonomisk plan enligt bestämmelser i förbundsordning. Bestämmelser kring inträde och utträde av förbundsmedlemmar som möjliggör planering med framförhållning finns i Sydarkiveras förbundsordning.

Granskning och revision

Arkivet ska ha ekonomihantering och procedurer som är transparenta, följer de standarder och regler som är relevanta, och kontrolleras av tredje part i enlighet med gällande lagstiftning.

Krav uppfyllt 2020

Budgetprocess sker enligt förbundsordning och granskas av revisorer, dessa revisorer är både förtroendevalda (Sydarkiveras revisorer) och uppdrag till extern revisionsbyrå. Det tas fram delårsbokslut och årsbokslut som presenteras för styrelsen och förbundsfullmäktige. Revisorerna granskar bland annat att hanteringen sker enligt gällande bestämmelser för kommunal bokföring och redovisning.

Analys och rapport

Arkivet ska fortlöpande analysera och rapportera finansiella risker, nyttor, investeringar och utgifter (inkluderande tillgångar, licenser och åtaganden).

Krav uppfyllt 2020

Delårsbokslut och årsrapport redovisas till förbundsfullmäktige. Ekonomiska rapporter lämnas till arbetsutskottet och förbundsstyrelsen.

Avtal och åtaganden

Avtal och överenskommelser

Arkivet ska ha och förvalta de avtal och överenskommelser som behövs för det digitala material som arkivet hanterar, bevarar och/eller ger åtkomst till.

Krav uppfyllt 2020

Arkivlagen, Sydarkiveras förbundsordning och de arkivreglementen som är beslutade av förbundsmedlems fullmäktige ger ramverket för Sydarkiveras uppdrag som arkivmyndighet och den övergripande fördelningen av ansvar. De leveransöverenskommelser som träffas mellan avlämnande myndighet och Sydarkivera dokumenterar överföring och överlämnande av digitala arkiv. Särskilda avtal om testleverans och sekretessförbindelser dokumenterar ansvar och hantering i samband med test. Det finns rutiner för ärendehantering och mallar för leveranser.

Upphovsrätt

Arkivet ska hålla ordning på och hantera upphovsrätt och restriktioner för att använda det innehåll som finns i arkivet i enlighet med överenskommelser, avtal eller licenser.

Krav delvis uppfyllt

Sydarkivera övertar ansvar för allmänna handlingar enligt arkivlagen. Bestämmelser om sekretess när det gäller upphovsrätt finns i offentlighets- och sekretesslagen.

Sydarkivera följer pågående diskussion om upphovsrättsliga frågor när det gäller bland annat obsoleta programvaror i anslutning till satsningarna EaaSI (plattform för emulering av programvaror) och de konferenser eller samarbetsforum som finns tillgängliga.

HANTERING AV DIGITALA OBJEKT

Mottagning

Informationsinnehåll och egenskaper

Arkivet ska identifiera innehållsinformation och egenskaper för informationen som arkivet ska bevara.

Krav uppfyllt 2020

Sydarkivera hanterar material enligt framtagna inriktningsbeslut som beslutas av förbundsstyrelsen. Inriktningsbeslut leder vidare till leveransutredningar för olika informationstyper och leveransöverenskommelser. Det finns uppdaterad mall för rapport från leveransutredning med förklarande texter om innehållsinformation. Innehållsinformation och egenskaper dokumenteras i anslutning till leveransöverenskommelser.

Kompletterande information

Arkivet ska tydligt specificera den information som behöver finnas tillsammans med visst informationsinnehåll i samband med överföring.

Krav uppfyllt 2020

I de leveransutredningar som sker för olika informationstyper och de leveransöverenskommelser som träffas ingår att beskriva vilken kompletterande information som ska ingå i överföringen. Exempel på kompletterande information kan vara systemdokumentation, förklaring av kodlistor och liknande. Mallen för leveransöverenskommelse har listor med typer av kompletterande information för att underlätta handläggningen. Kompletterande information som överförs i samband med testleveranser och skarpa arkivleveranser kontrolleras vid mottagning. Hanteringen finns dokumenterad i i rutin med protokoll för kontroller.

Specifikation överföringspaket SIP

Arkivet ska ha lämpliga specifikationer för att kunna känna igen och läsa överföringspaket, SIP.

Krav uppfyllt 2024

Paketen som överförs identifieras i första hand med hjälp av leveransöverenskommelsen. Överföringars informationstyp beskrivs i leveransöverenskommelse eller med hjälp av specifikationer.

För den information som paketerats enligt FGS Paketstruktur är det möjligt att identifiera typen av information samt dess filtyp med hjälp av metadata som registreras om paketet. Flera förekommande ärendehanteringssystem eller mellanarkiv skapar överföringspaket enligt FGS Paketstruktur vid export.

Relationsdatabaser paketeras med hjälp av specifikationerna för FGS databas och CITS SIARD. En specifikation för överföringar i SIARD-format finns framtagen och implementerade i Sydarkiveras ärende- och dokumenthanteringssystem.

Katalogstruktur baserad på E-ARK CSIP SIP tillsammans med logghantering har införts för olika informationstyper och de paket som hanteras i mottagningsmiljön. Katalogstrukturen ger stöd för att hantera versioner av överföringar. Regler för namngivning av informationspaket finns dokumenterade. Samma namngivningsprinciper används för AIP.Vid ankomst hanteras informationen med hjälp av olika verktyg som stöder arbetsflödet med identifiering, konvertering och validering av olika filformat. Hanteringen dokumenteras i paketen. Dokumenterat flöde och de ingående verktyg som ingår i behandlingen av paket finns i rutinbeskrivningar och instruktioner.

Producentens identitet

Arkivet ska ha mekanismer för att på ett korrekt sätt verifiera producentens identitet för allt arkivmaterial som överförs.

Krav uppfyllt 2020

Inget leveransgodkännande får ske utan leveransöverenskommelser där arkivansvarig på förvaltningen samt behörig befattningshavare hos Sydarkivera är ansvariga för undertecknande av överenskommelsen. I överenskommelsen ingår beskrivning av den verksamhet som skapat materialet. Ett digitalt flöde för leveransöverenskommelser har införts som dokumenterar med elektroniska underskrifter att avlevererande producent (förvaltning hos förbundsmedlem) och mottagande arkiv (Sydarkivera) är överens om att överföra ansvar för information.

I leveransöverenskommelsen finns uppgift om arkivbildare, ansvarig nämnd eller styrelse. I de fall som det finns arkivbesrkivning så skickar handläggare hos förbundsmedlem en kopia i samband med digital arkivleverans.

Det finns framtagna rutiner, instruktioner, mallar och presentationsmaterial för att genomföra möten med skärmdelning. Ämnesansvarig arkivarie deltar och har kunskap om vilka personer som deltar. Alla deltagare måste ha video igång och får inte ha bakgrundsbilder eller motsvarande som döljer rummet de sitter i.

Kontroll överföringspaket, SIP

Arkivet ska ha en mottagningsprocess som verifierar att varje överföringspaket SIP är komplett och korrekt.

Krav uppfyllt 2022

Det finns en delvis manuellt genomförd rutin med kontroller enligt vad som angivits i leveransöverenskommelsen. Det säkerställs att alla digitala objekt som läses in är fullt läsbara. Rutiner och mallar finns framtagna kopplat till kontroller av SIP, exempelvis rutin för okulär kontroll. En mall för testprotokoll finns framtagen och uppdaterad för dokumentation av genomförda tester.

Rutin och instruktioner för mottagning av strukturerade uttag från förekommande verksamhetssystem dokumenteras efter hand. Validering av den översända informationen enligt FGS, CS och CITS implementeras vartefter dessa finns tillgängliga.

De verktyg som används för att stödja arbetet med att ta emot och kontrollera testleveranser och digitala arkivleveranser finns installerade på Sydarkiveras testbädd och därefter i mottagningsmiljö. Testbädden uppdateras fortlöpande med nya versioner, nya versioner införs i mottagningsmiljön efter test- och utvärdering. Uppdatering av programvaror i Sydarkiveras mottagningsmiljö behandlas i förvaltningsforum. Rutiner finns framtagna för att hantera kontrollerad uppdatering av virtuella maskiner och programvaror på ett säkert sätt.

Ansvar för digitala objekt

Arkivet ska ha tillräcklig kontroll över de digitala objekten för att kunna bevara dem.

Krav uppfyllt 2020

Sydarkivera övertar hela ansvaret för de digitala objekten som överförs. Själva överföringen sker via säker krypterad förbindelse eller fysiskt transport. Därefter lyfts informationen vidare via media in till det isolerade arkivsystemet.

Det framgår i de undertecknade leveransöverenskommelserna att Sydarkivera övertar information i rollen som gemensam arkivmyndighet.

Internutbildning till alla som handlägger testleveranser och digitala arkivleveranser sker för att framtidssäkra kontrollen och tydliggöra ansvarsfördelningen.

Återkoppling till producent

Arkivet ska ge informationsproducenten (myndigheten som Sydarkivera övertar information från) återkoppling vid överenskomna tider under mottagningsprocessen.

Krav uppfyllt 2020

Under leveransprocessen sker möten, det skickas e-post, det sker information vid träffar, så att avsändaren är kontinuerligt informerad om överföringens status. Det finns stöd för digitala möten för att genomföra fördjupade kontroller av innehåll, så kallade skärmdelningsmöten. Även denna hantering dokumenteras i förvaltningsplan, rutiner, mallar och säkerhetspaket för skärmdelningsmöten.

Dokumenterade arbetsflöden mottagning

Arkivet ska ajourhålla registrering av de handligar och aktiviteter som hör till de administrativa processerna och som är relevanta för övertagande av arkivmaterial.

Krav uppfyllt 2022

Det finns dokumenterade rutiner med arbetsflöden och mallar för testleveranser och digitala arkivleveranser. Hanteringen beskrivs i förvaltningsplan. Mallarna finns implementerade i Sydarkiveras ärende- och dokumenthanteringssystem Lex. Dokumentation finns tillgänglig på Sydarkiveras Wiki.

Rutin och struktur för loggning av händelser är framtagen och dokumenterad i förvaltningsplan och rutinbeskrivningar för mottagning.

Skapa arkivpaket (AIP)

Specifikation arkivpaket, AIP

Arkivet ska för varje arkivpaket (AIP) eller typ av AIP som bevaras i arkivet ha en specifikation knuten som är tillräcklig för att läsa AIP och som är lämplig för att uppfylla behoven för långsiktigt digitalt bevarande.

Krav uppfyllt 2022

Det är Archivematicas specifikation för AIP som tillämpas. Archivematica använder BagIt i kombination med METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) och PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies) för paketering. Det finns fullständiga specifikationer öppet tillgängliga via dokumentation och användning av öppna standarder. BagIt är en standard med tillhörande skript som är licensierad som Public Domain vilket innebär att det inte finns några hinder avseende användning eller utveckling. Det finns dock ingen aktiv utveckling längre. BagIt har tagits fram av Library of Congress. Även METS och PREMIS är öppna standarder. Där sker en löpande utveckling och förvaltning. Sydarkivera deltar med expertis i arbetsgrupperna.

Konstruktion AIP

Arkivet ska ha en beskrivning för hur arkivpaket AIP konstrueras utifrån överföringspaket SIP.

Krav uppfyllt 2024

Konstruktionen av arkivpaket AIP utifrån överföringspaket SIP dokumenteras övergripande i inläsningsrutin. Det är olika rutiner för de olika förekommande leveranstyperna, uttag från olika verksamhetssystem eller olika informationstyper.

Materialet förbereds för inläsning i mottagningen. Hanteringen dokumenteras i loggfiler i paketet. Vid inläsning i bevarandesystemet Archivematica dokumenterar systemet konstruktionen av arkivpaketet AIP i metadatafiler.

Slutgiltig hantering samtliga SIP

Arkivet ska dokumentera vad som har hänt med samtliga överföringspaket SIP.

Krav delvis uppfyllt

Överföringspaket SIP som är testleveranser eller felaktiga leveranser och som inte ska slutarkiveras raderas efter beslut. Raderingen dokumenteras i en kvittens i ärendet.

Efter inläsning i bevarandesystemet Archivematica, när arkivpaket skapats och replikor skapats och kopierats för lagring på annan geografisk ort, raderas kopian av överföringspaketet som finns på mottagningen. Detta dokumenteras i checklista för kontroller.

Beständiga och unika identifierare AIP

Arkivet ska ha och använda en konvention för att skapa beständiga och unika identifierare för samtliga arkivpaket (AIP).

Krav uppfyllt 2024

Archivematica använder unika identifierare UUID för att identifiera alla objekt. Archivematica har flera UUID. Några exempel som Archivematica ger unika UUID är filer, kataloger, processer, informationspaket, överföringar, uppgifter, och lagringsplatser. För att generera UUID till filer, kataloger task, jobs med mera, använder Archivematica python biblioteket uuid, och specifikt UUID 4 som genererar nummer slumpvis.

Ett exempel på hur ett UUID kan se ut är när man använder funktionen uuid.uuid4() är d31cc44f-ce01-4e67-affe-513868d9cf3d.

När Archivematica namnger exempelvis en AIP består namnet av två delar:

Namnet som tilldelades till transfern. Det kan till exempel vara ett namn man skrivit själv eller namnet på katalogen man fört över.
En UUID som tilldelas under ingest.

Namnet på AIP:n kan då exempelvis se ut såhär: “my-aip-d31cc44f-ce01-4e67-affe-513868d9cf3d”. Där “my-aip” är namnet som användaren skrivit och resten är uuid delen.

Representationsinformation

Arkivet ska ha åtkomst till nödvändiga verktyg och resurser för att kunna ge veriferad representationsinformation för alla de digitala objekt som arkivet innehåller.

Krav uppfyllt 2024

Sydarkivera har tillgång till ett antal olika programvaror som JHove och Droid och/eller dokumentation för att kunna ta fram verktygen och resurserna som krävs för att kunna lämna ut den information som har överlämnats. Detta säkerställs i samband med utredningar och inleverans

Bevarandeinformation

Arkivet ska ha dokumenterade processer för att samla in bevarandeinformation för den innehållsinformation som hanteras och samla in denna bevarandeinformation i enlighet med dokumenterade processer.

Krav delvis uppfyllt

Archivematica har stöd för att logga händelser i PREMIS-format inbäddat i METS-dokumentet i arkivpaketet (AIP). PREMIS version 3 används.

Begripligt innehåll i arkivpaket

Arkivet ska säkerställa att innehållsinformationen i arkivpaketen (AIP) är begriplig för de identifierade målgrupperna vid tiden när arkivpaketet (AIP) skapades.

Krav uppfyllt 2020

Genomgång enligt leveransöverenskommelse både genom systematiska tester och skärmdelningsmöten i samband med mottagning. Kontroller av skapade AIP tillsammans med arkivarier med ansvar för informationstyp/verksamhet och vid behov representanter för verksamheten.

Komplett och korrekt AIP

Arkivet ska kontrollera att varje arkivpaket (AIP) är komplett och korrekt när det skapas.

Texten kommer att uppdateras

Integritet e-arkiv

Arkivet ska tillhandahålla en oberoende mekanism för att kontrollera att det insamlade materialet är fullständigt och oförändrat.

Krav uppfyllt 2024

Sydarkivera använder programvaran Fixity som utvecklats av Artefactual. Fixity använder sig av maskingränssnittet för lagringstjänsten som tillhör Archivematica för att kontrollera checksummor av de arkivpaket AIP:er och Replikor som finns i lagringstjänsten Storage Service. Fixity verifierar innehållet av AIP:erna och Replikorna genom att räkna ut checksummor av innehållet och jämföra med de checksummor som finns dokumenterade i dem.

Resultatet av att köra Fixity kan ses i användargränssnittet till Storage Service under fliken Packages. Resultatet är antingen ”Success” eller ”Failed”. Om man får status ”Failed” visas ett felmeddelande på vad som är fel. Man kan också se historiken på tidigare Fixity-kontroller, med datum och eventuella felmeddelanden. Resultatet sparas i databasen för Storage Service.

Dokumentation skapa AIP

Arkivet ska upprätthålla register över händelser och administrativa processer med relevans för att skapa arkivpaket (AIP).

Texten kommer att uppdateras

Bevarandeplanering

Strategier för bevarande

Arkivet ska ha dokumenterade strategier för bevarande som är relevanta för det arkivmaterial som övertagits.

Krav delvis uppfyllt

Primära strategin är inkapsling, det vill säga att data, objekt och metadata paketeras tillsammans med kompletterande information och dokumentation som gör det möjligt att ta del av och lämna ut informationen. Det betyder att arkivpaketen inte är "uppackade" i bevarandesystemet. Uppackning för utlämnande hanteras utanför bevarandesystemet.

Sker konvertering till bevarandeformat efter slutarkivering bevaras både filer i ursprungligt format och filer i bevarandeformat. Rekommendationen till förbundsmedlemmarna är om möjligt att implementera dubbel bevarandestrategi, men det varierar beroende på verksamhetssystem och förutsättningar i övrigt vad som är mest lämpligt

Sydarkivera har en teknikcentral för äldre digitalt material (ÄTC). Inledande tester och instudering har genomförts när det gäller at skapa skivavbildningar (”virtuella disketter”) av äldre typer av lagringsmedier.

Analysmiljön BitCurator finns installeras i Sydarkiveras testbädd. Utbildning om BitCurator och forensiska metoder har genomförts.

Övervakning bevarandemiljö)

Arkivet ska ha mekanismer på plats för att övervaka bevarandemiljön.

Krav delvis uppfyllt

Sydarkivera har påbörjat arbetet med att övervaka bevarandemiljöns olika beståndsdelar. Detta är ett omfattande område som kommer att ta tid att komma i mål med.

Sydarkivera gick 2021 med i Open Preservation Foundation (OPF) som bland annat förvaltar programvaror för kontroll/validering av filformat samt ger utbildningar och workshopar inom digitalt bevarande.

Förändring av bevarandeplaner

Arkivet ska ha mekanismer för att förändra sina bevarandeplaner till följd av aktiviteter initierade från genomförd omvärldsbevakning.

Krav delvis uppfyllt

Omvärldsbevakning sker genom att Sydarkivera har gått med i Open Preservation Foundation (OPF). Det sker även löpande bevakning av nyhetsbrev, informationssidor och sociala medier, Sydarkivera deltar med representant i flera internationella/nationella initiativ, kommittéer och arbetsgrupper sker för att kunna uppdatera sina bevarandeplaner vad avser framför allt öppna standarder och specifikationer. Sydarkivera deltar även på prioriterade internationella konferenser bland annat iPres.

Sydarkivera har extern testbädden för att testa kommande bevarandeåtgärder. Det finns förutsättningar på plats för att sätta upp testmiljöer för bevarande-åtgärder när det blir aktuellt.

Effektivitet bevarandeaktiviteter

Arkivet ska kunna tillhandahålla bevis för att bevarandeaktiviteterna som genomförts är effektiva.

Krav delvis uppfyllt

På begäran kan vi visa upp bevarande digitala objekt. Det har införts kontroller i samband med mottagning för att säkerställa och dokumentera vilka läsbarhetskontroller som har genomförts. Bevarandeåtgärder dokumenteras i manuell textlogg. Migrering av arkivpaket från grundläggande bevarandeplattformen till den utökade bevarandelattformen och inläsning i Archivematica pågår.

Bevara AIP

Specifikation lagring av AIP

Arkivet ska ha specifikationer för hur arkivpaketen (AIP) lagras ända ner på bitnivå.

Texten kommer att uppdateras

Uppdaterad dokumentation av händelser

Arkivet ska fortlöpande registrera händelser och administrativa processer som är relevanta för lagring och bevarande av arkivinformationspaketen (AIP).

Krav delvis uppfyllt

I manuellt paketerade paket dokumenteras händelse i textfil. Löpande journalföring i logg har införts. Händelser registreras i manuell logg baserad på PREMIS.

Den administrativa delen av processerna dokumenteras i ärende- och dokumenthantering.

Informationsförvaltning

Identifiera minsta nivå för sökning

Arkivet ska specificera miniminivå för kravet på information för att göra det möjligt för målgrupperna att upptäcka och identifiera arkivmaterial som är av intresse.

Krav uppfyllt 2020

Grundläggande uppgifter kan registreras i arkivförteckningen, arkivbildare, serie och volym med anmärkning och datum. I arkivförteckningssystemet kan även placering (plats) dokumenteras. Modell för att förteckna AIP:erna arkivförteckning med uppgift om vad det är för innehåll i paketen har tagits fram.

Dokumentera beskrivande information

Arkivet ska fånga eller skapa ett minimum av beskrivande information och säkerställa att den är kopplad till arkivpaketet (AIP)

Krav delvis uppfyllt

För den beskrivande metadatan gällande objekten gäller att historik dokumenteras i arkivförteckningssystemet. Grundläggande beskrivande information noteras i volymbeskrivningar i arkivförteckningssystemet. Förbundsmedlemmarna är instruerade att dokumentera sina arkiv i arkivbeskrivningar.

Rutin finns framtagen för leveransframställan med möjlighet för förbundsmedlem att bifoga befintlig arkivbeskrivning. Uppdaterad mall för leveransgodkännande med sammanställning av information som behövs för förtecknande (motsvarar funktionen i traditionella reversaler).

Möjligt att bifoga och läsa in grundläggande beskrivande information i Archivmeatica i DublinCore format via en enkel csv fil. Funktionen har testats

Säkerställ korshänvisning

Arkivet ska bibehålla en korshänvisning mellan varje arkivpaket (AIP) och dess beskrivande information.

Krav delvis uppfyllt

Det finns rutin för att registrera referens mellan arkivförteckningssystemet och bevarandesystemet. Paketet beskrivet med METS och METS-dokumentets UUID noteras i arkivförteckningens ”intern notering” så det är åtkomligt för handläggare vid beställning för framtagning. För manuellt paketerade paket så anges unikt filnamn för paketet i arkivförteckningen.

Hantera åtkomst

Krav på åtkomst

Arkivet ska följa regler för åtkomst.

Krav delvis uppfyllt

För Sydarkivera gäller att hantera utlämnande av allmän handling med rätt servicenivå. Detta är beskrivet i förvaltningslagen.

Våra digitala depåer finns i säkra utrymmen som ett fåtal personer är behöriga till. För den fysiska åtkomsten gäller att det finns ett behörighetssystem som begränsar åtkomst baserat på flera sektioner med olika behörigheter. Det finns ingen extern åtkomst till bevarandesystemet som är nätverksmässigt helt galvaniskt åtskilt från yttervärlden. All passage och inloggning till lokalen loggas i behörighetssystemet. All personal som har direkt åtkomst till de digitala depåerna ska vara säkerhetskontrollerad.

Procedurer för utlämnande

Arkivet ska följa regler och procedurer som gör det möjligt att lämna ut digitala objekt som är spårbara till originalet tillsammans med bevis som stödjer autenticiteten.

Krav delvis uppfyllt

Det finns dokumentation både på Sydarkivera.se och på wikin om hur man kommer i kontakt med Sydarkivera och hur det går till med att lämna ut allmänna handlingar. På wikin finns både viss information för allmänheten och interna rutiner och instruktioner. Det är i grunden samma procedurer för att lämna ut handlingar från analoga arkiv som digitala arkiv.

Det är alltid utbildad behörig personal som handlägger utlämnande och menprövning för att säkerställa att uppgifter med sekretess inte lämnas ut till obehörig. Det finns bestämmelser i Sydarkiveras delegationsordning om beslut att neka ut.

Det finns ett system med pappersblanketter för att hålla ordning på framtagning och utlämnande av handlingar. Det är i dagsläget få frågor men som ofta kräver omfattande sökningar.

TEKNISK INFRASTRUKTUR OCH SÄKERHET

Riskhantering teknisk infrastruktur

Risker förenade med systeminfrastruktur

Arkivet ska identifiera och hanterar risker som påverkar verksamheten och målen för bevarande som har att göra med den systeminfrastrukturen.

Sydarkiveras val av en avskärmad miljö gör att riskerna med dataintrång inte finns på samma sätt som för system som är online. Endast behörig personal, som är säkerhetsklassad, har åtkomst till informationsresurser och då endast på plats fysiskt.

Sydarkivera har it-funktion i egen regi. Samtliga bakomliggande system är fungerande helt utan beroenden till Internet. Server och lagringsmiljö inhandlas som återbruk. Detta sänker kostnaderna för hårdvara, samtidigt som det innebär ökad risk för att det uppkommer problem som kräver felsökning och åtgärder.

Incidenter dokumenteras och beskrivs i enlighet med framtagen rutin.

Krav delvis uppfyllt

Digitala kopior

Arkivet ska hantera antal och plats för kopior av samtliga digitala objekt.

Den primära aktiva lagringen på hårddisk kompletteras av kopior på hårddisk och band som förvaras på en annan geografisk ort. Det finns ett lagerhållningssystem för att registrera lagringsmedia och hantera inventering med mera.

Bevarandesystemet Archivematica håller ordning på vilka arkivinformationspaket (AIP) och replikor som existerar. Det finns dokumenterat vilka replikor som finns på band som lagras på annan geografisk ort.

Krav delvis uppfyllt

Hantering säkerhet

Systematisk riskanalys

Arkivet ska upprätthålla en systematisk analys av risker gällande säkerheten som hör till information, system, personal och lokaler.

Dokumenterade riskanalyser avseende genomförande av projekt dokumenteras i projektplan och följs upp i anteckningar från styrgruppsmöten. Risk- och konsekvensanalys genomförs i samband med större förändringar.

Krav uppfyllt 2022

Hantera kontroll av risker

Arkivet ska ha infört kontroller för att kunna följa upp varje identifierad risk.

Säkerhetspaket har definierats i samband med införande av Sydarkiveras utökade bevarandeplattform. Säkerhetspaketen har bland annat realiserats i rutinbeskrivningar, instruktioner och checklistor.

Krav delvis uppfyllt

Förändringshantering infrastruktur

Arkivet ska ha definierade roller, ansvarsområden och befogenheter som rör införandet av förändringar i de system som används.

Rutin och mall för förändringshantering avseende infrastrukturen har införts och finns dokumenterade i förvaltningsplan.

Krav uppfyllt 2023

Katastrofhantering

Arkivet ska ha lämpliga planer för att hantera katastrofer och återskapa information nedskriva som minst inkluderar en backup av all bevarad information tillsammans med plan för att återskapa informationen förvarad på en annan geografisk plats.

Säkerhetskopior av mottagna överföringspaket och replikor av arkivinformationspaket (AIP) finns på annan geografisk ort.

Krav delvis uppfyllt