Extern samverkan

Introduktion

Det övergripande målet för Sydarkiveras verksamhet är att vara ett arkiv som är värt att lita på. Samverkan med olika aktörer är en del i vår strategi för att uppnå målet. Vi använder etablerade vägledningar, standarder och specifikationer och deltar i olika projekt för att utveckla sådana verktyg i öppna forum.

Nätverk och samverkansorganisationer

Arkieon

Arkeion är en nationell förening för arkiv och informationsförvaltning som startar sin verksamhet 2024. Föreningen är en sammanslagning mellan Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI) och Föreningen för Arkiv i Landsting och kommuner (FALK).

Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI), organisationsmedlemskap
Föreningen för Arkiv i Landsting och kommuner, FALK

Forum för informationsstandardisering i skolväsendet (FFIS)

Forum för informationsstandardisering i skolväsendet

DLM Forum

Medlemskapet i DLM-forum ger insyn i pågående projekt, tillgång till inspelningar från event och möjlighet att delta på gemensamma möten.

DLM-forum

NOSAD

Förkortningen NOSAD står för Network Open Source and Data. Nätverkets fokus är öppna data, API:er och öppen källkod. Nätverket ser att det är många vinster med att använda och samarbeta runt myndigheters digitala resurser som till exempel öppen innovation och kostnadseffektiv digitalisering. Det är omkring 600 personer som medverkar i nätverket. Nätverket initierades hösten 2020 av tjänstepersoner från Arbetsförmedlingens JobTech, DIGG, Internetstiftelsen, Trafiklab, RISE (Research Institutes of Sweden) och SKR (Sveriges kommuner och regioner). Det finns en utsedd kommitté för NOSAD. Sydarkivera deltar vid relevanta sammankomster om e-arkiv.

https://data.arbetsformedlingen.se/videos/231205-nosad-earkiv.mp4

NOSAD

Open Preservation Foundation (OPF)

Sydarkivera är medlem i Open preservation foundation, OPF, som hanterar förvaltning och utveckling av programvaror, tjänster och utbildningar kring digitalt bevarande. Som medlemmar deltar Sydarkivera aktivt i workshops och informationsträffar gällande bland annat arkiveringsformat och dess beständighet.

Styrelser och arbetsgrupper

Sydarkivera deltar i ett antal arbetsgrupper som arbetar med standarder och specifikationer inom digitalt bevarande. Sydarkivera medverkar med ledning och expertis gällande överföringsformat för information. Deltagandet innebär att resultatet kan kommuniceras direkt till förbundsmedlemmarna och deras systemleverantörer. Det ger förbättrade förutsättningar för att överföringsformaten och specifikationerna kan implementeras på ett välfungerande sätt i de lösningar som används av förbundsmedlemmarna.

DILCIS Board

På europeisk nivå deltar Sydarkivera i en arbetsgrupp som förvaltar specifikationer för dessa format. Arbetsgruppen kallas Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board (DILCIS Board).

Arbetsgruppen förvaltar även specifikationer för överföring av olika typer av innehåll som ärende- och dokumenthantering, e-hälsa eller geografisk information. Specifikationerna kommer från den europeiska satsningen E-ARK med projekt och införande i olika etapper. Arbetsgruppen för specifikationerna heter Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board (DILCIS Board).

DILCIS Board

TS-EAS

Den internationella arbetsgrupper Technical Subcommittee on Encoded Archvial Standards (TS EAS) är ansvarig för utbytesformaten EAD (Encoded Archival Description) och EAC-CPF (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, Families) är en av dessa arbetsgrupper. Sydarkiveras metadatastrateg Karin Bredenberg är vice ordförande i arbetsgruppen.

Det är Society of American Archivists (SAA) är huvudman för arbetsgruppen. SAA är med sina 5 475 medlemmar den största arkivarieorganisationen i USA. SAA är en registrerad organisation med en anställd stab under ledning av en VD. Varje år utses en president som under det året är ansvarig för arbetet i samarbete med VD. Varje år i mitten av sommaren genomför SAA sin årliga konferens.

TS-EAS

Society of American Archivists (SAA)

PREMIS Editorial Committee

PREMIS Editorial Committee

METS Editorial Board

METS Editorial Board

Projekt och satsningar

Pågående projekt och satsningar

eArchiving Initiative

Sydarkivera deltar i en satsning på e-arkivering som drivs av Europeiska kommissionen. E-arkivering tillhandahåller gemensamma specifikationer, öppna programvaror, utbildning och kunskap för att stödja långsiktigt digitalt bevarande. Sydarkivera deltar med expertis inom specifikationer för informationsöverföring. I projektet Utökad bevarandeplattform 2021-2023 och i arbetet med att ta emot och analysera digitala arkivleveranser använder vi både specifikationer och öppna programvaror från E-ARK. Resurserna finns via webbsidan:

eArchiving Initiative

De senaste seminarierna beskrivs via sidan om webinarier från E-ARK.

Boka E-ARK Webinarier

Alla webinarier är samlade via Youtube-kanalen för E-ARK.

Inspelade webinarier

EU:s satsning CEF Connecting Europe Facility som har varit huvudman för byggnadsblocken ersatte i mars 2021 av DEP Digital Europé Programme.

Avslutade projekt

Projektet E-ARK3 CEF Building Block eArchiving (2019-2021)

Sydarkivera deltog i projektet E-ARK3 som stöttade byggnadsblocket för e-arkivering, Building Block eArchiving, i programmet The Connecting Europe Facility (CEF). Sydarkivera deltog i delarna gällande specifikationer och programvaror. Prioritering var specifikationsarbetet eftersom det är direkt möjligt att införliva i Sydarkiveras verksamhet med rådgivning i samband med kravställning av nya system och för bevarandeplattformen.

2018 lanserades det nya byggnadsblocket för eArchiving. Allt som producerats i byggnadsblocket är fritt att använda för alla, både leverantörer och upphandlande myndigheter. I byggnadsblocket ingår förutom specifikationer och kod även resurser för support och utbildning när det gäller e-arkivering. Syftet är att säkerställa att data kan förvaltas långsiktigt på ett hållbart och kostnadseffektivt med bibehållen användbarhet och autenticitet.

Specifikationer för överföringsformat förvaltas av LifeCycle Interoperability Standards Board (DILCIS Board). Det är i grova drag två grupper av specifikationer:

Common Specifications for Information Packages (CSIP) - paketstruktur för överföringspaket (SIP), arkivpaket (AIP) och utlämnandepaket (DIP).
Content Information Type Specification (CITS), specifikationer för innehållsinformation. Specifikationerna baseras på befintliga standarder för utbytesformat.

E-ARK3 har tagit fram en generell referensarkitektur för e-arkiv som följer European Interoperability Reference Architecture (EIRA) samt de standarder och verktyg som EIRA rekommenderar.

Läs mer på sidorna:

Det övergripande målet med programmet Connecting Europe är att förbättra den gemensamma europeiska infrastrukturen, såväl fysiskt som digitalt. Syftet är att främja ekonomisk tillväxt och stödja den interna europeiska marknaden och den europeiska ekonomins konkurrenskraft.

CEF Telecom syftar till att åstadkomma förbättringar i vardagen för medborgare, företag och offentliga myndigheter genom att implementera en stabil infrastruktur som baseras på mogna tekniska och organisatoriska lösningar. Resultatet som förväntas är en infrastruktur för digitala tjänster som stödjer utbyte och samarbete mellan medborgare, företag och offentliga myndigheter. Satsningen ska kunna leverera konkret nytta över hela Europa genom att gemensamt stärka och komplettera infrastrukturen för att stödja satsningen Digital Singel Market. Hela programmet syftar till bättre affärsmöjligheter och möjlighet att erbjuda tjänster över nationsgränserna för företag samt mer effektiva och ekonomiskt hållbara lösningar för offentliga myndigheter.

Inom EU finns satsningen The Digital Single Market. Satsningen har grupperats i olika områden, Building Blocks, det vill säga byggnadsblock. Byggnadsblocken är digitala tjänster som baseras på europeisk lagstiftning och standarder. Etablerade byggnadsblock är eDelivery, eID och eSignature. 2019 kom Once only principle (eller Single Digital Gateway) som betyder att medborgare bara ska behöva lämna uppgifter en gång i hela Europa. Byggnadsblocken ger tillsammans förutsättningar för en genomgripande digitalisering av samhällets funktioner och säkerställer samtidigt att EU:s direktiv kan realiseras. Det är Myndigheten för digitalisering (DIGG) som ansvarar för införandet i Sverige.

Utveckling av FGS för databaser (2017–2021)

I ett samarbete mellan framförallt Riksarkivet, Statens servicecenter och Sydarkivera producerades FörvaltningsGemensam Specifikation FGS för databaser. Arbetet genomfördes i projektform. I samtliga fall där det finns information lagrad i databasbaserade ursprungssystem är databasarkivering en möjlighet att exportera databaser i systemoberoende format.

Projektets mål var att ta fram förslag på FGS för databaser där det ena bygger på ADDML (Archival Data Description Markup Language) och det andra på SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases). De två alternativen svarar delvis mot olika behov och täcker tillsammans bättre olika situationer. Det är anledningen till etapp-indelningen. I projektet ingick representanter från ett stort antal myndigheter, kommuner och landsting. Sydarkivera deltog med resurser i styrgruppen och projektgruppen. Sydarkivera tog fram förslaget till FGS Databas (Baserad på SIARD).

Läs mer på sidan:

SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases)

Boverkets projekt Får jag lov? Digitalisering av bygglov (2017-2019)

Boverket, Blekinge tekniska högskola samt kommunerna Helsingborg, Höganäs och Höör startade hösten 2015 en förstudie, steg 1, för projektet Får jag lov? med bidrag från Vinnova. Sydarkivera deltog på arbetsdag för att informera om informationskartläggning och Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Viktiga delar för att säkerställa att information i tjänster som utvecklas kan bevaras digitalt på lång sikt. I augusti 2016 lämnades en ansökan in till Vinnova för steg 2: utveckling av digitala tjänster.

I november 2016 beviljades projektet projektmedel från Vinnova. Ett uppstartsmöte för steg 2 ägde rum den 18–19 januari 2017 där Sydarkivera ansvarade för ett utbildningspass och workshop rörande informationskartläggning. Projektet pågick till och med våren 2019. Sammanlagt 25 olika organisationer inom bland annat statlig och kommunal sektor deltog. Boverket ansvarade för projektledning.

Det projektet ville utveckla var digitala tjänster som tar bygglovsansökan flera steg vidare: automatisera delar eller hela handläggningen av bygglov, startbesked, kontrollfasen med kontrollplan och processen fram till slutbesked. [File:Globalt samarbetetransparent.png|right] Sydarkivera deltog med resurser i arbetspaket 4 Arkiv. Framförallt med kompetens inom olika områden när det gäller arkiv och digitalt bevarande. Arbetsgruppen i arbetspaket 4 skulle bland annat se till att de eventuella utbytesformat som togs fram dokumenterades i enlighet med Riksarkivets vägledningar för förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Något fullständigt utbytesformat hanterades inte under etapp 2. Sydarkivera deltog i arbetet med informationskartläggning.

Projektet fick ingen direkt fortsättning men Boverket och Lantmäteriets satsningar när det gäller öppen samhällsbyggnadsinformation har tagit över stafettfinnen.

Utveckling av FGS för personakter och patientjournaler (2015-2016)

Under våren 2016 planerades och förbereddes ett projekt med målet att utveckla en Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) var färdledare och gav Sydarkivera i uppdrag att leda och samordna projektet. Den idé som arbetet utgick från är att FGS:en på en övergripande nivå ska kunna användas för att hantera information inom hälsa, hälsovård och sjukvård knuten till individer inom olika verksamhetsområden. Uppdraget formulerades i Projektdirektiv FGS för personakter och patientjournaler. Det förberedande arbetet med att starta upp projektet genomfördes under våren 2016.Förslaget behandlades av Riksarkivets FGS-funktion inför möte med Förvaltningsrådet för FGS den 3 mars 2016. Förvaltningsrådet består av ledamöter från statliga myndigheter, kommuner och landsting. Anteckningarna finns att hämta via Förvaltningsrådets webbsida hos Riksarkivet. De förberedande aktiviteterna och förslag till fortsättning redovisas i PM – förberedande aktiviteter februari-april 2016. Projektet för att utveckla Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) bedrevs i enlighet med Riksarkivets riktlinjer och vägledningar för framtagande av förvaltningsgemensamma specifikationer FGS. Dokumentation finns på Sidorna för FGS e-arkiv på Riksarkivets webbplats.

Kommunalförbundet Sydarkivera genomför inom ramen för sin verksamhet de aktiviteter som planerats för etapp 1 och 2.

Hantera akter och journaler i form av ett eller flera ostrukturerade dokument, som till exempel Pdf-filer
Hanterar strukturerade dokument från befintliga exportfunktioner eller uttagsverktyg.

Den tredje etappen som innebär uppdrag att ta fram gemensamt utbytesformat skjuts upp då förberedelserna har visat att det behövs mer utredning, vilket hanterats av Riksarkivet. Riksarkivet gav Luleå tekniska universitet, LTU i uppdrag att utreda standardiseringsläge och avgränsning av FGS. Uppdraget utfördes i form av ett examensarbete och redovisades i rapporten Metadata in Digital Preservation and Exchange of Electronic Healthcare Records. Rapporten föredrogs på förvaltningsrådet för FGS.

Projektet fick ingen fortsättning men i samband med projektet E-ARK3 2021 publicerades specifikationer för hur uttag av avslutade journaler paketeras på ett enhetligt sätt med hjälp av eHealth1 Patient Medical Records. Specifikationen listar ett antal standardiserade format som kan förekomma i de varierande vårdinformationssystem och journalsystem som används.

Läs mer på sidan: