EAC-CPF (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, Families)

Från Sydarkiveras Wiki

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Dataskydd

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Introduktion

Vad är EAC-CPF?

Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, Families (EAC-CPF) är den standard som används för att beskriva den organisation, person eller familj som skapat ett arkiv. Det vill säga information om arkivbildaren.

Användning

EAC-CPF används för att kunna exportera och dela information om arkivbildare. Det finns inbyggt stöd för att att exportera arkivbildarinformation från de arkivförteckningssystem som används. Arkivförteckningssystemen används framförallt av arkivinstitutioner som kommunarkiv eller Sydarkivera. Utbytesformatet används till exempel när det är dags för att byta arkivförteckningssystem eller om data ska delas via Nationella ArkivDatabasen NAD).

Samband med andra standarder

EAC-CPF används vanligtvis tillsammans med andra standarder som EAD (Encoded Archival Description) för information om vad som finns i arkivet, det vill säga arkivförteckningen. Vill du se en komplett lista över standarder som finns beskrivna på Sydarkiveras Wiki, gå vidare till samlingssidan för standarder


Beskrivning av standarden

Standarden EAC-CPF baseras på ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd Edition som ger vägledning för att beskriva auktoritesposter för arkivbildare som kan vara organisationer som företag eller myndigheter, personer och familjer. I kommunala verksamheter så är arkivbildaren kommuner och regioner med dess olika nämnder och styrelser. Standarden ISAAR (CPF) ges ut av International Council on Archives.

Uppdaterad version EAC-CPF 2.0

Arbetet med denna stora revision av formatet inleddes 2017 och slutfördes under våren 2022. Revision har genomförts av TS EAS samt deras stödjande arbetsgrupp för schemautveckling.

Under hösten 2022 kommer det att genomföras ett webinarie om version 2.0 av EAC-CPF. Mer information om detta kommer att finnas via TS-EAS .

De huvudsakliga uppdateringarna består av:

  1. Förändringar av element och attribut som används i formatet
  2. Mer möjlighet att ange information på ett enklare sätt
  3. Uppdaterad kodning av information

hemsidan för EAC-CPF finns en beskrivning av alla uppdateringar och förändringar som gjorts.

Tag Library

Som en del i arbetet med revisionen av EAC-CPF har elementuppsättningen som beskrivs i det som kallas Tag Library genomgått både förändringar och uppdateringar. Till exempel har det blivit tydligare angivet vilken tillgänglighet och upprepningsmöjlighet elementen har, vilka ytterligare element som kan användas, nya attribut för att ange om informationen är för internt eller externt bruk har tillkommit. Samtidigt har alla beskrivningar gåtts igenom så att de är sammanhängde och använder samma språkbruk. Alla element och attribut har fått nya exempel eller uppdaterade exempel. Dessa är i många fall baserade på verkliga arkivbildarbeskrivningar som visar hur EAC-CPF v2.0 kodas.

Vägledning

En nyhet är att det frånsett Tag Library har tillkommit en vägledning i form av en Best Practice Guide . Vägledningen ger mer textuell information om olika element med längre exempel och olika användarfall för att underlätta förståelsen. Detta dokument kommer att utvecklas kontinuerligt och TS EAS välkomnar här användarnas återkoppling för att underlätta användandet av formatet.

Schematron

Som en utökning till de XML-Scheman som tagits fram för formatet EAC-CPF v2.0 har det även skapats ett utökat regelverk för hur vissa element värdesätts med hjälp av standarden Schematron. Till exempel ger användande av detta utökade regelverk att det går att säkerställa att värdelistor från till exempel ISO 15942 som beskriver tillgängliga koder skriftspråk används. Mer information om Schematron går finns tillgänglig via TS EAS sida på GitHub .

Förvaltning och utveckling

TS EAS

Standarden förvaltas av den tekniska subkommittén som är ansvarig för de olika arkivformaten, Technical Subcommittee on Encoded Archival Standards (TS EAS) . Det är SAA, Society of American Archivists, som ansvarar för kommittén och utser deltagare. TS EAS bildades 2015 genom en sammanslagning av arbetsgrupperna för formaten EAC-CPF och Encoded Archival Description (EAD).

Specifikationer

Användningen av EAC-CPF tillsammans med EAD (Encoded Archival Description) specificeras i flera olika sammanhang.

Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för arkivredovisning när det gäller att bygga exporter för de arkivförteckningssystem som används i Sverige.

Content Information Type Specification for Archival Information, CITS Archival, för användning tillsammans med E-ARK Specifikationer.



Programvaror

De programvaror som används för att exportera arkivbildarinformation är de arkivförteckningssystem som används.

Referenser