FAQ
Från Sydarkiveras Wiki
Innehåll
Om Sydarkiveras FAQ
På den här sidan kan du läsa om vanliga frågor och svar när det gäller Sydarkivera. Målgruppen är du som är ny hos en av våra förbundsmedlemmar eller som inte är bekant med Sydarkivera sedan tidigare. Målgruppen är också du som funderar på om din organisation eventuellt ska gå med i Sydarkivera. Du som är systemleverantör till en av våra förbundsmedlemmar kan också få svar på dina frågor.
Organisation och roller
Ansvarsfördelning på övergripande nivå framgår av förbundsordning och arkivreglemente. Ansvaret när det gäller arkivmyndighet, och den interna arkivorganisationen i kommunen/regionen, beslutas i arkivreglemente.
Sydarkiveras ansvar:
- Ordna, förteckna och återsöka information i digitalt slutarkiv.
- Hantera långsiktigt digitalt bevarande och förvalta gemensam bevarandeplattform (slutarkiv).
- Leda och samordna projekt för att avställa, konvertera och paketera digital information som ska överlämnas till slutarkiv.
- Utbilda, ge råd i arkivfrågor och samordna arbetet med att planera informationshantering.
- Genomföra arkivinspektion, samordna rapportering och följa upp hur tillsynen fungerar.
Förbundsmedlems ansvar:
- Ordna, förteckna och återsöka information i mellanarkiv/verksamhetsnära arkiv.
- Hantera det dagliga informationsflödet och förvalta verksamhetssystem.
- Delta i leveransprojekt.
- Delta vid utbildningar och workshopar.
- Genomföra egen kontroll av informationshanteringen.
- Eventuell kommunarkivarie deltar i arbetet med rådgivning och tillsyn.
Rollfördelning på en mer detaljerad nivå när det gäller till exempel arkivleveranser dokumenteras i leveransöverenskommelse.
Det är nämnder och styrelser hos förbundsmedlem som har det formella ansvaret för sin information. Det är fullmäktige i respektive kommun eller region som bestämmer om sin nämndorganisation och också om hur arkivet ska organiseras och styras internt. Detta beskrivs vanligtvis i ett dokument som kallas arkivbeskrivning. Det är vanligt att det är nämnden eller styrelsen som beslutar om informationshanteringsplan som beskriver hur hanteringen ska ske. Nämnden utser en person som är arkivansvarig som i sin tur utser arkivredogörare (arkivombud). Informationen hanteras med stöd av olika ärende- och dokumenthanteringssystem, verksamhetssystem eller analoga system för akter och boxar för papper. Om flera nämnder och styrelser använder samma verksamhetssystem så är det behöver en ansvarig nämnd eller styrelse utse. Detta innebär att förbundsmedlemmarna själva ansvarar för sin informationshantering, att upphandla och förvalta sina verksamhetssystem samt att ta hand om sina egna närarkiv eller mellanarkiv.
Läs mer (endast inloggad medlem):
Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna och ansvarar för det gemensamma digitala arkivsystemet. Det innebär att förbundsstyrelsen äger och ansvarar för informationen som överlämnats. Det är förbundsmedlemmarnas fullmäktige som i arkivreglemente beslutar att utse Sydarkivera till arkivmyndighet.
Överlämnande av informationen sker efter överenskommelse. En särskild leveransöverenskommelse tecknas med berörd förvaltningschef/arkivansvarig.
Den information som inte har överlämnats ägs av respektive myndighet (nämnd/bolag). Det innebär att den information som används dagligen i verksamheten finns kvar hos förbundsmedlem och inte i det gemensamma arkivet. Det är information som inte längre används i verksamheten som överlämnas till slutarkiv (arkivmyndighet).
Läs mer: Digitalt arkivsystem
Läs mer (endast inloggad medlem): Arkivmyndighet
Under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge har vi tittat på många olika scenarion. Vi har kommit fram till att en nödvändig förutsättning för att få ett fungerande koncept är att den gemensamma organisationen även fungerar som arkivmyndighet. På det sättet kan den gemensamma organisationen lyfta ansvar från medlemmarna. Till exempel ansvaret för att planera och genomföra bevarandeåtgärder för de elektroniska arkiv som överlämnats, beslut om gallring, prova sekretess vid utlämnande och så vidare. Detta ansvar kan nämnder och bolag enligt arkivlagen överlämna till arkivmyndighet. Arkivmyndigheten tar då över det fulla ansvaret.
Alla förbundsmedlemmar utser en ledamot och en ersättare till Sydarkiveras förbundsfullmäktige. Det innebär att alla förbundsmedlemmar har en röst i fullmäktige. Ledamot och ersättare utses av respektive förbundsmedlems fullmäktige. Ledamot och ersättare måste vara invald i förbundsmedlems fullmäktige. Det är Sydarkiveras förbundsfullmäktige som beslutar om verksamhetens inriktning, budget, styrande dokument med mera.
Förbundsfullmäktige utser i sin tur en gemensam förbundsstyrelse. Alla förbundsmedlemmar har inte plats i styrelsen. Förbundsstyrelsen är gemensam arkivmyndighet och beslutar om riktlinjer för arkiv- och informationshantering. Förbundsstyrelsen ansvarar också för till Sydarkivera överlämnade arkiv samt utlämnande och tillgängliggörande av handlingar.
Utöver styrelsen så väljer fullmäktige ordförande/vice ordförande och revisorer.
Vi hanterar inte all information i en enda stor databas. Sydarkiveras arkivsystem fungerar som en motsvarighet till kommunarkiven där handlingar paketeras i boxar ordnade efter kommun, arkivbildare och serier. Arkiv och handlingar överlämnas formellt till gemensam arkivmyndighet (Sydarkiveras förbundsstyrelse). Systemet för slutarkiv följer OAIS-modellen (Open Archival Information System) vilket innebär att handlingar tillsammans med metadata av olika slag paketeras i informationspaket (”digitala arkivboxar”). Arkivets personal får göra de sökningar som behövs för att kunna lämna ut handlingar.
Läs mer: OAIS-modellen
Det kommer inte finnas direkt möjlighet att göra samsökningar på uppgifter i handlingar. Särskilda databaser måste sättas upp för att möjliggöra samsökning/bearbetning och det är naturligtvis bara tillåtet om tillämplig lagstiftning följs.
Sekretessbelagd information lämnas endast ut efter sekretessprövning, vilket kommer att innebära en manuell hantering av behöriga handläggare.
Allmän och offentlig information utan integritetskänsliga personuppgifter kan tillgängliggöras som öppna data.
Informationshantering
Det kan finnas bestämmelser i lagstiftningen som kommunerna måste följa, till exempel socialtjänstlagen.
I övrigt finns bestämmelser i arkivreglemente eller informationshanteringsplaner. Det kan se olika ut hos förbundsmedlemmarna. Innan beslut om gallring sker ett samråd med Sydarkivera och det finns mallar för informationshanteringsplaner.
Läs mer om mallen för informationshanteringsplan: VerkSAM Plan
Läs mer (endast inloggad medlem): Informationshanteringsplan
Läs mer (endast inloggad medlem): Informationskartläggning – att upprätta en informationshanteringsplan
Nej det går bra att använda andra diarieplaner. När diarier paketeras för arkivering bevaras de diarieplaner/klassificeringsscheman som använts som kompletterande information.
Sydarkivera förvaltar ett gemensamt klassificeringsschema/diarieplan. Fördelarna med att införa det framtagna klassificeringsschemat är att det blir lättare för oss att hjälpa till med råd och stöd. I framtiden finns det också möjligheter att förenkla sökningar i arkiven genom att erbjuda söktjänster där informationen presenteras på ett likartat sätt.
Läs mer: VerkSAM Diarium
Läs mer (endast inloggad medlem): Ärende- och dokumenthantering
Arbeta digitalt
Ta det lugnt! Alldeles säkert har ni redan e-arkiv. Varje dag hanterar myndigheter mängder med e-post, elektroniska dokument och registrerar uppgifter i olika verksamhetssystem och databaser. Mycket av detta blir allmän handling, och myndighetens e-arkiv består av dess elektroniska allmänna handlingar.
E-arkiv, elektroniska allmänna handlingar, som fortfarande finns hos förbundsmedlemmarna hanteras i de verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem som finns hos respektive kommun, region, kommunalförbund, kommunalt bolag eller annat samverkansorgan. Verksamheter som behöver ha sin information kvar länge kan ha särskilda system som kan kallas e-arkiv eller mellanarkiv. Förbundsmedlemmarna får råd och stöd av Sydarkivera i samband med upphandling, införande och förvaltning av de informationssystem som används. Tillsammans ser vi till att systemen som används är säkra, pålitliga och välfungerande.
Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas gemensamma slutarkiv.Bevarandeplattformen hos Sydarkivera finns i förvaltning sedan 2016. Det digitala slutarkivet tar emot e-arkiv som överlämnas till arkivmyndighet för långsiktigt digitalt bevarande. Överlämnande sker först när informationen inte längre används i den löpande verksamheten hos förvaltningar och bolag. Det kan vara efter 5 år, 10 år eller ännu längre tid beroende på verksamhetens behov. Sydarkivera ansvarar för att lämna ut de allmänna handlingar som överlämnats till Sydarkivera som arkivmyndighet.
E-arkiv kan i vardagligt tal användas för att tala om tjänster som samlar in och tillgängliggör information direkt till slutanvändare. Sydarkivera kommer successivt att införa tjänster för att ta del av information som hämtas från slutarkivet. För att det ska vara möjligt behöver det vara information som kan tillgängliggöras utan att personuppgifter eller sekretessuppgifter kommer till obehöriga.
Hanteringen liknar mycket hur det fungerar i traditionella kommunarkiv/arkivinstitutioner. Du får begära ut handlingar, men en del information finns tillgängligt direkt i forskarsal för besökare.
Läs mer: Vad är ett e-arkiv?
Läs mer (endast inloggad medlem): Få ordning på e-arkivet
Myndigheternas arkiv består av allmän information, oavsett om den hanteras på papper eller i olika IT-system. E-arkivet i juridisk betydelse är allmän information som lagras och hanteras digitalt.
Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Arkiven dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer (Universal Declaration on Archives). Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv.
Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer, det vill säga en infrastruktur för att hantera digitalt bevarande, både internationellt och nationellt. Infrastrukturen består bland annat av juridiska, organisatoriskt och tekniska förutsättningar. Ordet e-arkiv kan därför användas för att understryka att arkivets arbete även handlar om att skapa förutsättningar för att hantera digital information på ett långsiktigt hållbart sätt.
Så länge det finns en verksamhet som behöver sin information, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. För det behövs en långsiktigt hållbar organisation och system som stöd för att hantera arbete med långsiktigt digitalt bevarande.
Ordet e-arkiv används ofta för att benämna IT-system som stödjer arbetet med att tillgängliggöra och bevara digital information. Det kan också användas synonymt med dokumenthanteringssystem, det vill säga IT-system som hanterar till exempel inskannade dokument och dokument som skrivs i särskilda mallar (skrivelser, rapporter och så vidare).
Läs mer: Vad är ett e-arkiv?
Hämta den internationella deklarationen om arkiv: https://www.ica.org/sites/default/files/UDA_Nov2016_SW_Web_0.pdf
Många av Sydarkiveras förbundsmedlemmar väljer att ha kvar ansvaret för sina pappersarkiv. Det vill säga närarkiv och kommunarkiv/centralarkiv med lokaler, personal, arkivförteckningssystem med mera som redan finns på plats. Dessa förbundsmedlemmar har som lokal arkivmyndighet fortsatt ansvar för att hantera befintliga pappersarkiv i enlighet med lagstiftningen och de bestämmelser som finns i det lokala arkivreglementet.
Andra väljer att överlämna även förvaltningen av kommunarkiv/centralarkiv till Sydarkivera som anslutande tjänst. Då är Sydarkivera hel arkivmyndighet och ansvarar för både digital och analog information som överlämnats till slutarkiv. När det gäller anslutande tjänster betalar förbundsmedlemmen för de tjänster som används till självkostnadspris.
Läs mer: Analoga arkiv - Hel arkivmyndighet
Leverera arkiv
Det är en viktig del i Sydarkiveras arbete att inventera, omvärldsbevaka, analysera och planera samordning av digitala leveranser. Förbundsfullmäktige beslutar om övergripande prioriteringsprinciper.
Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar. Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut för prioriterade leveranstyper. Samråd sker med bland annat förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner. Det är inte alltid verksamhetssystemen i sig som prioriteras utan olika typer av information eller kategorier av system. I praktiken är det ofta enklare att komma igång om det finns inbyggda funktioner för arkiveringsuttag, men det finns också andra metoder för arkiveringsuttag om det inte finns. Två gånger om året redovisas hur det går med digitala arkivleveranser och de olika förekommande verksamhetssystemen.
Läs mer: Bevarandeplanering och samordning
Läs mer (endast inloggad medlem): Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser
Leveranser från verksamhetssystem till slutarkiv hanteras i samarbete mellan avlämnande verksamhet och Sydarkivera. Om det redan finns inbyggt stöd för arkiveringsuttag i de verksamhetssystem eller tjänster som används så är det framförallt kostnader för arbetstid för systemanvändare, systemförvaltare, it-tekniker för att förbereda och genomföra arkiveringsuttag. Det som tar mest tid är att komma i fas med sådant som att avsluta ärende, hantera registervård och genomföra beslutad gallring. Arkiveringsuttaget sker ofta med en hög grad av automatik.
När verksamhetssystem upphandlas finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information. Sydarkivera stöttar förbundsmedlemmarna också i denna process. Allt fler verksamhetssystem som hanterar journaler, akter eller ärende- och dokumenthantering har redan inbyggt stöd för arkiveringsuttag som exporterar filer i öppna format.
Om det inte finns inbyggt stöd för arkiveringsuttag så kan det behövas mer arbete och ibland extra kostnader. Ibland kan det handla om att förbundsmedlem behöver köpa till moduler eller särskilda tilläggstjänster. Ibland behöver information flyttas över till ett nytt verksamhetssystem i samband med att förbundsmedlem upphandlar och byter system, för att därefter komma igång med arkiveringsuttag för slutarkivering. För vissa verksamhetssystem så kan man behöva använda olika typer av mellanlösningar eller mellanarkiv för att på ett effektivt sätt kunna göra arkiveringsuttag för slutarkivering. Slutligen så kan det ibland vara så att förbundsmedlem manuellt behöver spara ner filer.
Det finns generella metoder för arkiveringsuttag som i många fall är möjliga att använda. Till exempel databasarkivering för verksamhetssystem med relationsdatabas som datalager. Detta fungerar bäst för registerbaserade system och det kan finnas hinder i form av avtal och licenser. Det är också möjligt att automatisera utskrifter till PDF-filer med hjälp av funktioner för utskrift på papper. Det är dock en metod som kräver en del utveckling, kontroll och övervakning för att att det ska vara er effektivt än att göra PDF-utskrifterna manuellt.
Sydarkivera deltar i olika sätt i initiativ och projekt för att utveckla, testa och utvärdera Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Vi undviker så långt som möjligt att ta fram egna specifikationer, utan arkiverar till exempel i befintligt utdataformat eller som ostrukturerade dokument (till exempel PDF). Om de verksamhetssystem som upphandlas av förbundsmedlemmarna kan exportera information i FGS-format för olika informationstyper så kan vi på Sydarkivera ta emot det för långsiktigt digitalt bevarande. Vi kontrollerar då att uttaget stämmer med den version av FGS som anges och ger återkoppling både till förbundsmedlem och till systemleverantör.
Sydarkiveras arbete med att granska och kommentera exempelfiler innebär att allt fler verksamhetssystem och tjänster med inbyggda funktioner som kan exportera filer som stämmer överens med de regler som finns i FGS-erna. Det är framförallt ärende- och dokumenthanteringssystemen och lösningarna för mellanarkiv som i dagsläget har inbyggt stöd för arkiveringsuttag i FGS-format. Förhoppningsvis kommer denna utveckling även att inträffa för andra lösningar för arkiveringsuttag för slutarkivering.
Aktuella dokument finns att hämta via Riksarkivets webbplats.
Alla de förekommande filformat som har använts och importerats i olika verksamhetssystem eller ärende och dokumenthanteringssystem kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är inte det samma som att vi kan garantera att alla filer kan bevaras och visas upp exakt som de såg ut. Men det finns inte något hinder för att överföra de filtyper som förekommer. Vi arbetar med att införa olika systemstöd för att analysera och göra information åtkomlig över tid. Vi kräver därför inte att alla dokument är i ett format för bevarande. Om ett system har stöd för att spara filer i bevarandeformat på ett välfungerande sätt kan det vara en fördel för det långsiktiga bevarandet. Vi stöttar även förbundsmedlemmarna med utbildning och bollplank kring bra och mindre bra filformat för digitalt bevarande.
Sydarkiveras tjänster
Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet och arkivförvaltning för förbundsmedlemmarna. Uppdraget definieras i Sydarkiveras förbundsordning. Sydarkiveras uppdrag är indelat i bastjänster och anslutande tjänster. Avgränsningarna för Sydarkiveras bastjänster framgår av handlingsprogram och beslut från förbundsfullmäktige.
- Förvalta en bevarandeplattform för digital information för slutarkivering.
- Förvalta överlämnad digital information.
- Arkivmyndighetsuppgifter bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn.
- Överföring av information från verksamhetssystem till det digitala slutarkivet.
- Information, rådgivning och annat stöd för att underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation.
- Samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter.
- Stöd till förbundsmedlemmarna när det gäller informationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar.
- Specialistkompetens inom området arkivering.
- Utbildningsinsatser inom arkivområdet.
- Kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av verksamhetssystem.
Det finns en avgränsning som säger att arbetet med rensning och gallring inte ingår i bastjänsten.
Anslutande tjänster avtalas med respektive förbundsmedlem.
Exempel på anslutande tjänster:
- Förvaltning av pappersarkiv hos förbundsmedlem (slutarkiv, överlämnat till Sydarkivera som arkivmyndighet).
- Ordna och förteckna pappersarkiv, tidsbegränsade uppdrag på plats hos förbundsmedlem.
- Gemensamt dataskyddsombud.
Läs mer: Tjänstekatalogen
Om någon förbundsmedlem planerar att skanna handlingar på papper så kan Sydarkivera hjälpa till med råd och stöd när det gäller till exempel filformat, metadata och liknande. Vi kan även bistå med rådgivning i samband med upphandling av tjänster eller system för skanning.
Det finns en del förbundsmedlemmar som har analoga arkiv och hel arkivmyndighet som anslutande tjänst. Då kan det ingå viss skanning för utlämnande.
Läs mer: Analoga arkiv - Hel arkivmyndighet
Sydarkivera förtecknar mottagna arkivleveranser. Det kan också finnas befintliga arkivförteckningar som följer med de kommunarkiv/centralarkiv som förvaltas av Sydarkivera.
Förbundsmedlemmarna har inte direktåtkomst för att söka direkt i det digitala slutarkivet. Det beror bland annat på att det är överlämnad information och att sekretessen gäller för den avlämnande verksamheten (myndigheten). Det beror också på överväganden när det gäller informationssäkerhet och att det inte alltid finns användarvänliga gränssnitt för sökning.
På sikt kommer vissa informationstyper göras tillgängliga i databas för sökning i innehållet och direktåtkomst till handlingar. Förutsatt att det inte finns hinder när det gäller till exempel sekretess eller dataskydd.
Läs mer: https://www.sydarkivera.se/medborgare/
Läs mer (endast inloggad medlem): Arkivförteckning
Det är inte bara att gå in och hämta handlingar i arkivsystemet till exempel via en webbtjänst. Precis på samma sätt som att vem som helst inte får gå in i en arkivlokal för pappershandlingar och hämta dokument.
Vissa handlingar kan bara lämnas ut efter sekretessprövning. Det innebär en manuell handläggning av behörig personal. Utlämnande sker i praktiken ofta genom utskrift på papper för att skicka till myndigheter eller enskilda kommuninvånare.
För att möjliggöra direktåtkomst behövs särskilda system för utlämnande av information. Det första materialet som tillgängliggjorts för direktåtkomst är insamlade webbplatser. Tjänster för direktåtkomst till vissa andra informationstyper kan bli aktuella. Särskilt om det blir många förfrågningar. Förutsättning är att det går att finansiera tjänsterna och att det inte finns hinder när det gäller sekretess/dataskydd.
Läs mer: https://www.sydarkivera.se/medborgare/
Läs mer (endast inloggad medlem): Webbarkivering
Som för alla myndigheter har Sydarkivera krav på sig att lämna ut allmänna handlingar så fort som möjligt. Det innebär att vi alltid prioriterar förfrågningar om utlämnande av handlingar.
Nivå för åtkomst och tillgänglighet bestäms därutöver beroende på informationstyp. Nivån sätts i samband med att vi utreder förutsättningarna för digitalt bevarande. När information har överlämnats så är det den gemensamma förbundsstyrelsen som beslutar om ändrad servicenivå. Basnivå är alltid förvaltningslagens bestämmelser om servicenivå när det gäller utlämnande av allmän handling.
Förbundsstyrelsen fungerar som gemensam arkivmyndighet, tar över ansvar för arkiven och hanterar utlämnande. Vissa informationstyper kan inte göras tillgängliga på grund av bestämmelser om sekretess. När det gäller övriga informationstyper kan det bli aktuellt med utlämnande genom direktåtkomst. Mycket av den information som slutarkiveras innehåller sekretess och personuppgifter.
Medlemsskap
Ett antal nyttor med en gemensam arkivorganisation har identifierats och specificerats i Sydarkiveras handlingsprogram. Nyttorna är utgångspunkt för att formulera effektmål och för att identifiera förändringar och utvecklingsinsatser. Det är framförallt kvalitativa nyttor som realiseras på kortare sikt.
- Kompetenshöjning – Anställda i kommunerna får kunskap om arkiv och informationshantering.
- Kvalitetssäkring – Förvaltningarna får stöd i arbetet med att planera säker informationshantering och kravställa system.
- Kvalitetskontroll – Kommunstyrelse, nämnder, chefer och anställda får kvittens på om information hanteras på ett säkert sätt eller ej.
- Sökbarhet och tillgänglighet – Allmänheten och verksamheterna kan enklare hitta, begära ut och få del av allmän information.
- Bli av med gammal information – Förvaltningarna får hjälp med att ta hand om inaktuell information, avveckla gamla system och få en bättre arkitektur.
- Helt digitalt flöde – Förvaltningarna får stöd i arbetet för helt digital informationshantering, förbättrad interoperabilitet samt ett digitalt slutarkiv för långsiktigt bevarande.
Ekonomiska nyttor är förknippade med att kunna avveckla gamla verksamhetssystem, minskade kostnader i samband med migrering och minskade kostnader för att manuellt hantera utskrifter på papper för arkivering.
De förändringar och utvecklingsinsatser som behövs för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande innebär stora kostnader. Genom att finansiera verksamheten gemensamt blir kostnaderna lägre än om var och en inför organisation och system för digitalt bevarande på egen hand.
Information om att gå med i Sydarkivera med förarbete, anslutningsavgift samt de olika stegen finns på sidan Gå med på Sydarkivera.se:
Anslutningsavgiften är en engångsavgift som faktureras när en organisation undertecknat anslutningsöverenskommelse. Detta sker året (eller åren) innan organisationen blir förbundsmedlem. De pengar som Sydarkivera får in används för att finansiera det förberedande arbetet för att ta emot nya förbundsmedlemmar.
Under anslutningsprocessen genomförs en nulägesanalys när det gäller arkiv och informationshantering hos de organisationer som lämnat avsiktsförklaring att bli förbundsmedlemmar. Anslutande förbundsmedlemmar har också möjlighet att ta del av mallar, nätverksträffar och utbildningar efter att anslutningsöverenskommelsen är undertecknad. Inte förrän man blivit fullvärdig medlem i Sydarkivera får man tillgång till digitala arkivleveranser. Tillsyner kommer heller inte ske förrän man innehar ett fullvärdigt medlemskap och utsett Sydarkivera till arkivmyndighet.
Medlemsavgift betalas av de organisationer som är förbundsmedlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera.
Kostnader för den gemensamma verksamheten (bastjänster) fördelas efter invånarantal. Medlemsavgiften är för närvarande 27 kronor per kommuninvånare och år (detta pris gäller för kommuner, vid anslutning av region gäller andra förutsättningar). Det är Sydarkiveras förbundsfullmäktige som beslutar om medlemsavgift och eventuell återbetalning av överskott.
I medlemsavgiften ingår Sydarkiveras bastjänster.
Anslutande tjänster avtalas och finansieras separat.
Bastjänster och anslutande tjänster finns beskrivna i Sydarkiveras tjänstekatalog på Sydarkiveras Wiki:
Läs mer: Tjänstekatalogen
Förändringar i verksamhetens inriktning sker i samråd med förbundsmedlemmarna. Sydarkivera ska också eftersträva att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade genom att till exempel publicera rapporter, nyhetsuppdateringar på vår samarbetsplattform Sydarkivera Community eller ordna nätverksträffar. Varje förbundsmedlem har en utsedd kontaktperson gentemot Sydarkivera som är den formella kontakten mellan Sydarkivera och medlemmen. Utsedda kontaktpersoner informeras när det behövs speciella beslut inom respektive kommun.
I det dagliga arbetet involveras tjänstemännen hos förbundsmedlemmarna framför allt genom nätverksträffar för olika intressenter och korta arbetsmöten via webben.
Läs mer: Verksamhetsstöd och rådgivning
Läs mer (endast inloggad medlem): Kontaktperson
Om ett annat kommunalförbund består till minst hälften av förbundsmedlemmar i Sydarkivera så har de samma rätt till tjänsterna som förbundsmedlemmarna. Detsamma gäller för aktiebolag eller andra sammanslutningar. För bastjänsterna blir det ingen extra kostnad. Däremot betalar dessa organisationer för avtalade anslutande tjänster. För att Sydarkivera ska kunna överta arkivmyndighetsfunktioner krävs särskilda beslut för respektive kommunalförbund/bolag.
Bestämmelser återfinns i Sydarkiveras förbundsordning som finns i dokumentbiblioteket på Sydarkiveras webbplats.
Sydarkiveras förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse har fattat beslut om att möjliggöra deltagande vid politiska möten på distans, via webben.
Utbildningar, nätverksträffar och gemensamma arbetsmöten sker via webben och webbmöten. Det finns också en samarbetsplattform för förbundsmedlemmarna, Sydarkiveras Community, för att ställa frågor, diskutera och dela dokument.
Digitala arkivleveranser hanteras vanligtvis via tjänst för säker filöverföring. Vi tittar tillsammans på att resultatet blir bra vid särskilda skärmdelningsmöten. Handläggningen av testleveranser och digitala arkivleveranser sker digitalt med elektroniska underskrifter för testavtal och leveransöverenskommelser.
Det är viktigt för oss att det finns personal på plats inom rimligt reseavstånd. Det finns olika noder där det finns placerad personal. Huvudkontoret finns i Alvesta och noderna finns i Hässleholm, Karlskrona, Katrineholm och Vimmerby. Vissa nätverksträffar genomförs på plats i de fall som förbundsmedlemmarna önskar det.
En del förbundsmedlemmar har förvaltning av pappersarkiv som anslutande tjänst hos Sydarkivera. Pappersarkiv kan förvaras i befintliga lokaler. Eftersom det är en anslutande tjänst så får respektive kommun bestämma hur tjänsten ska se ut i praktiken.
Läs mer (enbart inloggad förbundsmedlem): Webbarkivering
Det måste vara en kommun, det vill säga kommun, landsting, region eller kommunalförbund, eftersom Sydarkivera är ett kommunalförbund som regleras av kommunallagen.
Sydarkivera organiserar och planerar sin verksamhet för att tillmötesgå olika behov och mognadsgrad när det gäller arkiv, informationshantering och digitalisering. Detta är en viktig utgångspunkt för förbundets verksamhet.
Det behöver finnas personal på plats i kommunen för att hantera den centrala arkivfunktionen, det vill säga en operativ resurs som arbetar med arkivfrågor. Det ser olika ut hos olika förbundsmedlemmar. En del kommuner har en eller flera arkivarier. Andra kommuner har till exempel en kanslichef och en arkivföreståndare, arkivassistent eller registrator/administratör som har hand om den centrala arkivfunktionen. Det krävs ingen särskild kompetens eller specialiserad personal, som till exempel IT-arkivarie, på plats i kommunen.
Sydarkivera tillhandahåller utbildning, samarbetsplattform för nätverkande och rådgivning både till de centrala arkivfunktionerna och till administrativ personal, registratorer, handläggare, förvaltningschefer med flera målgrupper beroende på vilka behov förbundsmedlemmarna har.
Läs mer: Verksamhetsstöd och rådgivning
Det finns inga formella hinder för Sydarkivera att fortsätta växa sett till antalet medlemmar. Styrelseformen kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse gör att det är möjligt att hantera ett stort antal förbundsmedlemmar.
Det finns fördelar med att skala upp när det gäller framförallt teknik och expertis inom långsiktigt bevarande. Det finns också utmaningar förknippade med att växa för snabbt, framförallt praktiskt och organisatoriskt.
Frågan om förbundets utveckling diskuteras fortlöpande av arbetsutskott och förbundsstyrelsen.
Samarbetsform och bakgrund
Den kanske viktigaste framgångsfaktorn är att vi har valt att skapa ett kommunalförbund med en politisk ledning i form av fullmäktige och styrelse. Detta ger en långsiktigt stabil organisation som kan fatta gemensamma beslut och också lyfta upp frågor till beslutsfattare på riksplanet.
En framgångsfaktor är satsningen på råd och stöd. I Sydarkiveras uppdrag ingår både utbildning, gemensam informationskartläggning och rådgivning i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Genom att få ordning och reda på informationshanteringen i den dagliga verksamheten är målsättningen att få enklare och effektivare processer att överföra information till den gemensamma bevarandeplattformen.
En annan framgångsfaktor för oss är avgränsning till slutarkivet. Det vill säga information som inte lägre används i den dagliga verksamheten i kommunen, utan som överlämnats till arkivinstitution (liknande Riksarkivets funktion). Det är andra målgrupper som ska servas, det vill säga forskare, allmänhet och andra myndigheter som vill gå tillbaka och ta del av information. Det är helt enkelt andra frågor och andra system som behövs för att tillhandahålla information. Här finns det stora fördelar med stordrift – både tekniskt och praktiskt. Metoder och teknik för att säkerställa digitalt bevarande är ofta baserade på öppen källkod, vilket innebär att särskild personal behövs för att administrera systemen. Det är inte så många kommuner som idag har den kompetensen, och då är det en fördel att kunna dela kostnader.
Sydarkivera har valt att inte arbeta med verksamhetsnära arkiv. Anledningen är att i ett verksamhetsnära arkiv är verksamhetens behov i hög grad styrande. Det innebär bland annat kostnadsdrivande integrationer och högre belastning då många användare behöver ha direkt åtkomst.
Ytterligare en framgångsfaktor är praktiskt stöd till förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag för att hantera digitala arkivleveranser. Arkivleveranser samordnas och hanteras gemensamt. Sydarkivera stödjer förbundsmedlemmarna i hela processen kring leveranser till digitalt slutarkiv och hanterar en stor del av det praktiska och tekniska arbetet med inventering, samordnad planering, utredning, specifikationer med mera. Framtagna lösningar kan användas av nya kommuner. Detta möjliggör på sikt en kostnadseffektiv hantering genom att metodik och verktyg för avställningar tas fram enligt löpande band principen. Genom att gå tillsammans i en större arkivorganisation finns en möjlighet även för mindre kommuner att få en hög kvalité och långsiktighet i informationshanteringen.
Utöver detta är en framgångsfaktor att arbeta efter beprövade standarder och vägledningar när det gäller arkiv och informationshantering och informationssäkerhet. Vi har goda etablerade kontakter och erfarenhetsutbyte med viktiga aktörer som till exempel Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor med flera. På kort sikt kan det vara enklare med egna lösningar och punkt till punkt integrationer, men på lång sikt ser vi gemensamma överföringsformat i form av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som en viktig möjliggörare.
Sydarkivera har även haft Europeiska samarbeten från och med 2019 kring digitalt bevarande genom organisationen DLM-forum och de projekt som arbetar fram gemensamma resurser till det europeiska byggblocket för eArkivering.
Läs mer: Extern samverkan
Projektet för att starta upp kommunalförbundet tog ungefär 2 år. Projektet kallades E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Det genomfördes i tre etapper: förstudie, fördjupad förstudie och konceptstudie.
Kommunalförbundet Sydarkivera bildades 2015. Under det första året så handlade mycket av arbetet om att skapa den gemensamma organisationen med administration av förtroendevalda, personal och ekonomi. Leveransutredningarna startades upp tidigt och även verksamheten med råd och stöd. Det tog ungefär ytterligare två år för organisationen att komma på plats.
Projektet att starta upp bevarandeplattformen med säker lagring tog ungefär 15 månader (2016-2017). I det här arbetet ingick behovsanalys, vägvalsfrågor och genomförande. Hela IT-produktionsmiljön, inklusive lagring, är distribuerad över två depåer för att hantera katastrofer.
Kommunalförbund bedömdes vara den enda samverkansform som var funktionell och laglig för det typ av samarbete som berörda organisationer önskade. Det är viktigt att notera att Sydarkivera är en gemensam arkivverksamhet och gemensam arkivmyndighet, inte bara en gemensam förvaltning av arkivsystem. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Det innebär bland annat att det krävs samverkan mellan aktörer och en organisation som är stabil och långsiktigt hållbar.
Behovet som identifierades under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge var en gemensam arkivverksamhet som kunde överta ansvar för arkiv och på så sätt avlasta kommunerna.
Konceptet för en gemensam arkivverksamhet är framtaget för att det ska fungera om många kommuner samarbetar. Det ska gå att skala upp organisationen efter hand. Kommunalförbundet ägs av förbundsmedlemmarna gemensamt. Genom att fullmäktige valts som styrelseform blir det möjligt för förbundet att växa. Varje förbundsmedlem utser ledamot och ersättare till fullmäktige och förbundsfullmäktige utser i sin tur förbundsstyrelse.
Interkommunala avtal fungerar bäst för tidsbegränsade samarbeten för att till exempel fördela kostnader för ett projekt. Det går inte att avtala om att överlåta ansvar för arkivmyndighetsfunktioner, nämligen tillsyn och övertagande av myndigheters arkiv och utlämnande av handlingar.
Det finns oklarheter när det gäller att köpa tjänster av ett gemensamt ägt bolag utan upphandling. Ett gemensamt bolag kan inte ta över arkivmyndighetsfunktioner, tillsyn och övertagande av myndigheters arkiv och utlämnande av handlingar.
Gemensam nämnd är framförallt funktionell om det är några få, jämnstarka parter som samverkar. Gemensam nämnd fungerar inte så bra när det är många kommuner, stora och små, som ska samarbeta. Den gemensamma nämnden ingår som en del i en av kommunernas organisationer. Detta kan få konsekvenser för de deltagande kommunernas insyn och inflytande.
Teknik och säkerhet
Arbetet med informationssäkerhet omfattar flera aspekter: IT-säkerhet internt och i utbyte med förbundsmedlemmarna, samt skydd mot intrång i arkivet. Sydarkiveras digitala slutarkiv är helt isolerat och avskilt från internet och intranät. Vi arbetar kontinuerligt med säkerhetsaspekter och tittar på risker och konsekvenser i arbetet med förvaltning av bevarandeplattformen och utredning av arkivleveranser.
Vi arbetar systematiskt med att planera arkivleveranser enligt en standard som kallas PAIMAS (Producer Archive Interface Abstract Standard). Under utredningsfasen får vi en uppfattning om krav som behöver ställas på informationssäkerhet, villkor för åtkomst, hur frekvent materialet efterfrågas med mera redan innan leveransen planeras. Utredningen utförs tillsammans med förbundsmedlemmarna. Det finns rutiner för att hantera arkivleveranser med sekretessinformation.
Läs mer: PAIMAS
Bevarandesystemet fungerar i en egen isolerad datormiljö, i Sydarkiveras egna lokaler, utan anslutning till internet eller intranät. Med egna lokaler menas att Sydarkivera hyr lokaler som inte delas med andra. Till skillnad från mottagningen får bevarandesystemet inte vid något tillfälle ha direkt anslutning till andra nät efter att första arkivpaket har lästs in. Allting som behövs för att kunna köra systemet finns i den isolerade miljön. Det är endast behörig personal med fysisk åtkomst till lokalerna som har åtkomst till bevarandesystemet och arkivpaketen.
Bevarandesystemet för slutarkiv baseras på OAIS-modellen (Open Archival Information System). Referensmodellen och tillhörande standard för certifiering
Läs mer: OAIS-modellen
Säkerheten för utlämnandesystemen beror på vad det är för information som ska tillgängliggöras externt. Det är alltid kopior av slutarkiverad information som publiceras externt. Utlämnandesystemet för arkiverade webbplatser har ett grundläggande skydd och det behövs konto för att logga in och surfa på de slutarkiverade webbplatserna
När det första ramavtalet tecknades kunde inte Sydarkivera avropa. Det berodde på att Kommunalförbundet Sydarkivera bildades 2015 efter att upphandlingen genomförts. Därför var vi inte avropsberättigade.
För den grundläggande bevarandeplattformen som infördes 2016-2017 sammanställdes inte någon kravspecifikation för ett totalt arkivsystem. Strategin var att starta upp en grundläggande plattform som efter hand kan byggas ut och skalas upp över tid. Den grundläggande bevarandeplattform kan enkelt beskrivas som en digital motsvarighet till arkivdepå och uppackningsrum. I samband med införandet genomfördes en behovskartläggning inför vägvalsbeslut av IT-infrastruktur, säker lagring och bevarandetjänster. De programvaror som utgjorde den grundläggande bevarandeplattformen var öppna programvaror.
Under den tredje projektet i Sydarkiveras projekt "Utökad bevarandeplattform 2021-2023" som pågår till och med våren 2024 införs ett komplett arkivsystem tillsammans med stöd för karantän och mottagning av digitala arkivleveranser. Även i detta projekt är strategin att använda öppna programvaror. En utvärdering av tillgängliga öppna programvaror för bevarandesystem har genomförts och fördjupade tester har genomförts avseende vald programvara. Viktigt att notera är att Sydarkivera har it-tjänster och it-funktion i egen regi, det innebär att det inte sker någon upphandling av drift, konsulting eller utveckling. Uppgifter motsvarande kravspecifikation sammanställs för att internt kunna följa upp införandet och säkerställa att den slutliga uppsättningen uppfyller de behov och krav som finns.
Det finns en checklista med krav på den organisatoriska, verksamhetsmässiga och tekniska infrastrukturen. Checklistan baseras på Audit and certification of trustworthy digital repositories (antagen som standard ISO 16363:2012). Varje år redovisas en sammanställning till Sydarkiveras förbundsfullmäktige. Vi arbetar med utgångspunkt från OAIS-modellen (Open Archival Information System) som beskriver arbetet med att bevara information digitalt för kommande generationer, oavsett typ av information och vilka system som ursprungligen hanterade informationen.
Vi arbetar fortlöpande med att definiera Sydarkiveras verksamhetsprocesser och informationsflöden när det gäller leveransprojekt, mottagning, förvaring, utlämnande av information med mera. Även leveransutredningarna genererar krav på arkivsystemet.
Läs mer: OAIS-modellen
It-miljön i våra datacenter bygger på öppen arkitektur i alla lager. Hårdvaran i botten är skalbar med öppen arkitektur. All programvara i vår it-infrastruktur bygger på öppen källkod. Det är programvaror för till exempel virtualisering, lagring och backuphantering. Det mesta av applikationsflora, består också av öppen källkod.
Sydarkivera inför en utökad bevarandeplattform 2021-2024 som ersätter den tidigare grundläggande bevarandeplattformen. Archivematica som är en öppen programvara har valts som bevarandesystem och införandet sker under 2024. Förberedande arbete inför inläsning hanteras i mottagningsmiljön där vi använder en rad med öppna programvaror. Det är olika programvaror för filidentifiering och validering. Det är också programvarusviten Database Preservation Toolkit (DBPTK) för databasarkivering. Programvaror testas och utvärderas i testbädd som är en separat miljö som är åtkomlig externt.
Inom IT betecknar ordet arkiv vanligtvis filer som lagras på ett långsamt men billigt medium, på grund av att de efterfrågas sällan eller aldrig. Arkiv för oss på Sydarkivera är mer än ett lagringssystem. Det är en verksamhet för att säkerställa att information bevaras och är användbar för framtida generationer. Det innebär bland annat principer för urval för bevarande, registrering/förtecknande av information, dokumentation av ursprungligt sammanhang (verksamhetssammanhang och hur information hanterats i verksamhetssystem) med mera.
- Kommunala och regionala bolag
- Plan, bygg och miljö
- Teknik och anläggning
- Hälsa och socialt stöd
- Kommun- och regionledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Planerad tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
Digitalisering - digitalt arbetssätt
Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter
- Informationshanteringsplan
- Hålla ordning
- Postöppning
- Registrering
- Klassificeringsstruktur
- Informationssäkerhetsklassning
- Projekt
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Låna ut och avhända
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
- Myndighet
- Registrator
- Nämndsekreterare
- Handläggare
- Arkivmyndighet
- Arkivansvarig
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivföreståndare
- Arkivassistent
- Kontaktperson
- Leveranskoordinator
- Medlemssamordnare
- Ämnesansvarig
- Rutin för att lämna ut sekretess
- Rutin vid förfrågan om fastighetshandlingar
- Rutin vid betygsförfrågningar
- Hantera släktforskningsärenden
- Fotografier och bilder
- Kartor och ritningar
- Ljud och rörlig bild
- Mappar och filer
- Webbarkivering
- Äldre digitalt material
- Ärende- och dokumenthantering
Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor