Verksamhetsstöd och rådgivning

Innehåll

1 Sammanfattning
2 Tjänster

Sammanfattning

Sydarkivera ger sina förbundsmedlemmar råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning sker i samband med besök på plats i kommunen eller via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben. Rådgivning i samband med att ta fram informationshanteringsplaner är också en viktig del.

Genom att använda samma metoder i en större samverkan blir det möjligt återvinna erfarenheter, minska risken för fel och effektivisera arbetet med informationshantering och arkiv. Alla kommuner och alla förvaltningar behöver inte börja om från början vilket sparar tid och också kan frigöra tid för kommunernas kärnverksamheter. Någon att fråga är det viktigaste för många ute i verksamheterna. För att skapa närhet till rådgivningen utses en arkivarie hos Sydarkivera som medlemssamordnare som agerar som första kontakt mot förbundsmedlem.

Sydarkivera arbetar tillsammans med medlemmar att kartlägga informationsflöden och säkerhetsklassa informationsmängder i samband med workshopar. Underlaget används för framtagande av mallar och rutiner men även i samband med utredningar och rådgivning vid upphandling av verksamhetssystem.

VerkSAM

Sydarkivera förvaltar VerkSAM, en serie verksamhetsgemensamma mallar för att förenkla framtagande och uppdatering av arkivbeskrivning, diarieplan/klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan, med mera.

Läs mer om VerkSAM på sidan VerkSAM Arkivredovisning

Tjänster

Rådgivning

Sydarkivera ger sina förbundsmedlemmar råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning sker i samband med besök på plats i kommunen eller via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben. Rådgivning i samband med att ta fram informationshanteringsplaner är också en viktig del.

Rådgivning i samband med upphandling och införande hanteras inom ramen för Bevarandeplanering och samordning

Handböcker

Sydarkivera förvaltar dokumentation med praktisk handledning om arkiv och informationshantering i form av en wiki - Sydarkiveras handbok på webben. Där hittar du till exempel information om hantering av personakter, närarkiv, arkivförteckning med mera. I tjänsten ingår handböcker, instruktioner, checklistor, rollbeskrivningar med mera som arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner.

Nätverkande

Nätverk för erfarenhetsutbyte samordnas genom nätverksträffar för intressentgrupper, regionala nätverksträffar, samarbetsplatser på webben, temadagar med mera.

Aktuella nätverksträffar och andra aktiviteter hittar du på Sydarkiveras bokningsportal.
Hitta Sydarkiveras nätverk på Yammer och information om hur du går med på sidan Yammer.

Temadagar

Samordnade temadagar för olika frågor. Föreläsare med olika specialkunskaper bjuds in till temadagarna. Syftet är att underlätta arbetet hos förbundsmedlemmarna med långsiktigt hållbar informationsförsörjning och främja erfarenhetsutbyte.

Informationskartläggning

Kartlägga informationsflöden och säkerhetsklassa informationsmängder i samband med workshopar tillsammans med förbundsmedlemmar. Underlaget används för framtagande av mallar och rutiner samt i samband med utredningar, rådgivning vid upphandling med mera. Informationskartläggning genomförs inom prioriterade verksamhetsområden i enlighet med beslutad tillsynsplan.

VerkSAM Arkivredovisning

Förvalta mallar för att förenkla framtagande och uppdatering av arkivbeskrivning, diarieplan, informationshanteringsplan, säkerhetsklassning av informationsmängder med mera. 2020 planeras ett större omtag när det gäller mallarna inom konceptet.