Tjänstekatalogen

Verkar det intressant?

Läs mer här om Sydarkivera, hur du kontaktar oss eller hur din organisation kan bli medlem i förbundet.

Innehåll

1 Sydarkiveras uppdrag
- 1.1 Ansvarsfördelning
- 1.2 Sydarkiveras handlingsprogram
2 Bastjänster
3 Anslutande tjänster
4 Länkar till alla sidor som hör till tjänstekatalogen
- 4.1 Tjänstekatalogen

Sydarkiveras uppdrag

Sydarkivera är det första kommunalförbund som bildats som en gemensam arkivorganisation. Uppdraget definieras i förbundsordningen och är indelad i bastjänster och anslutande tjänster. Avgränsningar framgår av handlingsprogram och beslut från förbundsfullmäktige. Det här är en samlingssida för Sydarkiveras tjänstekatalog med sammanfattande beskrivningar och länkar till sidor för mer ingående information om de olika tjänsterna.

Sydarkiveras uppdrag definieras av Förbundsordningen:

"3.1 Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen (Arkivlag 1990:782) och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet. Kommunalförbundet ska särskilt skapa och förvalta en digital bevarandeplattform för digital information för slutarkivering och förvalta överlämnad digital information (...)

Förbundet ska fullgöra myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente."

Förbundets grunduppdrag är att ta hand om medlemmarnas digitala slutarkiv och ansvara för att bevara den information som ska finnas kvar för all framtid. För att kunna vara slutarkiv för medlemmarnas räkning måste Sydarkivera vara arkivmyndighet. Varje förbundsmedlem utser Sydarkiveras förbundsstyrelse till gemensam arkivmyndighet via sitt arkivreglemente. Som gemensam arkivmyndighet har Sydarkivera två centrala uppdrag, nämligen att ansvara för överlämnade digitala arkiv och att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv.

Ansvarsfördelning

Sydarkiveras förbundsfullmäktige äger frågan om förbundets utveckling. Samtliga förbundsmedlemmar har en ledamot och en ersättare i förbundsfullmäktige. Det är fullmäktige som beslutar om budget, inriktning för verksamheten och plan för att realisera nyttor. Beslut i frågor av större vikt för förbundet ska ske i samråd med förbundsmedlemmarna.

Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet och ansvarar för överlämnade arkiv samt för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Sydarkiveras förvaltning ansvarar för att verkställa besluten i förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. Enligt bestämmelser i arkivlagen ansvarar varje myndighet hos förbundsmedlem för vården av sitt arkiv fram tills att det överlämnats till slutarkivet. Därför ingår inte arbetet med rensning och gallring eller att tillhandahålla mellanarkivslösningar för förbundsmedlemmarna i Sydarkiveras uppdrag.

Sydarkiveras handlingsprogram

Sydarkiveras handlingsprogram beskriver omvärldsanalys och strategiska utvecklingslinjer, tjänsteutbud samt nyttan för förbundsmedlemmarna. Slutligen dokumenterar handlingsprogrammet analys av komplexitet och risker som underlag för bedömning av genomförbarhet och vilka åtgärder som behöver planeras för att uppnå de strategiska målen.

Vill du läsa mer?
Förbundsordning, handlingsprogrammet och andra styrdokument hittar du i
Dokumentbiblioteket

Bastjänster

Sydarkiveras bastjänster ingår i medlemsavgiften som förbundsmedlemmarna betalar. Utbudet är samma för samtliga förbundsmedlemmar. Utbudet planeras för att stödja förbundsmedlemmar med varierande förutsättningar.

Digitala arkiv

Digitala arkivleveranser ▼

Digitala arkivleveranser är centralt i förbundets verksamhet och hanteras i samarbete mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. Sydarkivera samordnar arbetet och bidrar med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen. Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support så kan Sydarkivera även hantera arkiveringsuttagen. Slutarkivering genom överföring till Sydarkivera sker när verksamheten inte längre behöver, eller får ha, ha direktåtkomst till informationen i den löpande verksamheten.

Läs mer: Digitala arkivleveranser

Bevarandeplanering och samordning ▼

Sydarkivera bevakar vad som händer i omvärlden och deltar i strategiska initiativ för att främja metodutveckling. Utredningar, tester och lösningsförslag samordnas för alla förbundsmedlemmar. Sydarkivera deltar i så väl styrelsearbeten som externa projekt för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Vi deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå (genom DLM Forum) och nationell nivå.

Utgångspunkten för att införa nya leveranstyper är förbundsstyrelsens inriktningsbeslut. Leveranstyp avser viss typ av information eller handling som kan slutarkiveras hos Sydarkivera, till exempel personakter och patientjournaler, ärende- och dokumenthantering och så vidare. Sydarkivera leder och samordnar utredning av nya leveranstyper. Införande av nya leveranstyper sker gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Redovisning av de digitala arkivleveranserna sker regelbundet till Sydarkiveras förbundsstyrelse och delas med förbundsmedlemmarna.

Sydarkivera ger råd i samband med upphandling av verksamhetssystem. Rådgivningen fokuserar på krav på funktioner och tjänster när det gäller arkiveringsuttag för överföring till Sydarkivera. Exempeluttag analyseras i samband med införande för att säkerställa att uttagsformatet fungerar för långtidsarkivering.

Läs mer: Bevarandeplanering och samordning

Digitalt arkivsystem ▼

Sydarkivera förvaltar en gemensam bevarandeplattform för att hantera överlämnade digitala arkiv och säkerställer att dessa bevaras för framtiden. Bevarandeplattformen baseras huvudsakligen på öppna programvaror och kod som kommer från internationella samverkansprojekt och gemensamma satsningar. En utökad bevarandeplattform införs 2021-2023. Utbyggnaden av bevarandeplattformen säkerställer att det finns systemstöd på plats som stödjer långsiktigt digitalt bevarande av nya leveranstyper.

Sydarkivera tar emot och förvarar leveranser med digitala handlingar. Materialet förvaras först i karantän för bland annat virusskanning för att hindra att skadlig kod arkiveras. Sydarkiveras personal hanterar kvalitetssäkring, tillför metadata och skapar arkivpaket för långtidsbevarande. Av säkerhetsskäl hanteras den slutarkiverade informationen i miljöer som är isolerade från internet och informationen lagras på två olika geografiska platser.

Förbundsmedlemmarna har som utgångspunkt ingen direkt åtkomst till den slutarkiverade informationen. Ansvar och ägarskap, inkluderande sekretessgränser, övergår till Sydarkivera i enlighet med Arkivlagens bestämmelser. Det finns interna och externa system för utlämnande som underlättar sökning och åtkomst till den slutarkiverade informationen.

Läs mer: Digitalt arkivsystem

Digital arkivvård ▼

Sydarkivera vårdar de digitala arkiven så att de kan användas i framtiden. I arkivvården ingår bland annat konvertering till bevarandeformat och migrering till nya tekniska miljöer. Säkerhet och kontinuitet planeras och dokumenteras för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Egenkontroll hanteras med hjälp av checklista baserad på standard knuten till OAIS-modellen.

Läs mer: Digital arkivvård

Gemensam arkivmyndighet

Tillsyn och riktlinjer ▼

Tillsyn och uppföljning av genomförd tillsyn är en central del i Sydarkiveras uppdrag som gemensam arkivmyndighet. Tillsyn är ett uppdrag som arkivmyndigheten har genom bestämmelser i arkivlagen. I enlighet med en av arkivmyndigheten beslutad strategisk tillsynsplan sker tillsyn årligen för samtliga förbundsmedlemmar. Tillsynen omfattar både den digitala informationsförvaltningen (e-arkiven) och hanteringen av arkiv på papper och andra analoga medier. Tillsynerna ger en överblick och medvetenhet om hur det ligger till med informationshantering och arkiv hos förbundsmedlemmarna. De ger även viktig information om vilka behov som finns inom förbundskretsen. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen anpassas rådgivning och utbildning till förbundsmedlemmarna.Den planerade tillsynen redovisas för förbundsmedlem i form av åtgärdsrapporter. Samlad rapportering till förbundsstyrelsen sker en gång om året.

Kvalitetskontroll genomförs fortlöpande genom planerad arkivtillsyn, händelsestyrd tillsyn och egenkontroll som förbundsmedlemmarna och övriga organisationer kan använda mellan de planerade tillsynstillfällena. Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynerna inte räcker till. Arkivansvariga kan själva kontrollera förvaltningens eller bolagets arkiv med hjälp av de rutiner, instruktioner och verktyg som Sydarkivera tillhandahåller.

Läs mer: Tillsyn och riktlinjer

Tillgänglighet och forskarservice ▼

Sydarkivera ansvarar för att lämna ut handlingar från överlämnade e-arkiv och tar hand om både handläggning och sekretessprövning. Allmänheten och förbundsmedlemmarna kan vända sig direkt till Sydarkivera för att begära ut information.

Som arkivmyndighet bevarar Sydarkivera information för att det ska vara möjligt att återanvända information. Informationen i arkivet efterfrågas av allmänheten, enskilda personer, myndigheter och forskare. Förfrågningar kommer in via telefon eller brev/e-post och hanteras därefter utifrån offentlighetslagstiftningens krav och Sydarkiveras rutiner för utlämnande av allmän handling.

Läs mer: Tillgänglighet och forskarservice

Utbildning

Utbildning och pedagogik ▼

Sydarkivera erbjuder utbildningar för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov. Syftet är att ge deltagarna grundläggande kunskap om arkiv och informationsförvaltning. Det pedagogiska materialet arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarna och baseras på exempel från verksamheterna. Utbildningar genomförs framför allt på webben via kommunikationsverktyg eller via olika former av e-lärande som informationsfilmer och interaktiva spel.

Exempel:

Introduktionsutbildning för ny förbundsmedlem
Grundutbildning om informationshantering och e-arkiv
Upprätta styrdokument för informationshantering
Lagar och regler
Löpande hantering av information

Sydarkivera erbjuder även utbildningar på specialist- och expertnivå, men dessa erbjuds endast som anslutande tjänster och ingår inte i baspaketet. Förbundsmedlemmar tar del av dessa utbildningar till ett rabatterat pris.

Läs mer: Utbildning och pedagogik

Sydarkiveras handbok ▼

Kunskaper och erfarenheter samlas i en gemensam kunskapsbank i form av handbok på webben (Sydarkiveras Wiki).

Läs mer: Sydarkiveras Handbok

Råd och stöd

Verksamhetsstöd och rådgivning ▼

Varje myndighet, nämnd eller styrelse, ansvarar fullt ut för sin information fram till informationen överlämnas till Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Informationen hanteras av förvaltningar och bolag i verksamheten med hjälp av de verksamhetssystem eller mellanarkiv (verksamhetsnära arkiv) som förbundsmedlemmarna och övriga organisationer inom förbundskretsen har valt att använda. För att stödja förbundsmedlemmarna erbjuder Sydarkivera rådgivning och forum för erfarenhetsutbyte.

Sydarkivera ger sina förbundsmedlemmar råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning sker i samband med arbetsmöten via webben, via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben. Rådgivning i samband med att ta fram informationshanteringsplaner är också en viktig del. Genom att använda samma metoder i en större samverkan blir det möjligt återvinna erfarenheter, minska risken för fel och effektivisera arbetet med informationshantering och arkiv. Alla kommuner och alla förvaltningar behöver inte börja om från början vilket sparar tid och också kan frigöra tid för kommunernas kärnverksamheter. För att skapa närhet till rådgivningen utses en arkivarie hos Sydarkivera som medlemssamordnare som agerar som första kontakt mot förbundsmedlem.

Läs mer: Verksamhetsstöd och rådgivning

VerkSAM Arkivredovisning ▼

Sydarkivera förvaltar VerkSAM, en serie verksamhetsgemensamma mallar för att förenkla framtagande och uppdatering av arkivbeskrivning, diarieplan/klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan, med mera.

Läs mer: VerkSAM Arkivredovisning

Anslutande tjänster

Förbundsmedlem kan överlämna uppgifter till Sydarkivera som anslutande tjänst förutsatt att dessa ansluter till bastjänsterna och ligger inom ramen för kommunalförbundets ändamål. De anslutande tjänsterna regleras i särskilda avtal och ersätts med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen).

Anslutande tjänster ska vara självfinansierande och inte dra resurser från förbundets bastjänster. Det är på förbundsmedlemmarnas begäran som Sydarkivera tillhandahåller anslutande tjänster. För att säkerställa finansiering och kvalitet i tjänsterna behöver behovet vara identifierat hos tillräckligt många förbundsmedlemmar. Övergripande mål är att anslutningsgraden ska öka över tid avseende befintliga anslutande tjänster.

Analoga arkiv - hel arkivmyndighet ▼

Sammanfattning

Den anslutande tjänsten Analogt arkiv innebär att Sydarkivera blir hel arkivmyndighet och då även ansvarar för driften av förbundsmedlems centralarkiv/slutarkiv. Sydarkivera hanterar då de analoga arkivleveranserna, ansvarar för arkivvården samt sköter utlämning och digitisering av handlingar från överlämnade arkiv. Det innebär att den som vill ha ut handlingar från slutarkiv som Sydarkivera ansvarar för tar kontakt med oss direkt. Vi sköter allt utlämnande inklusive sekretessbedömning.

När en arkivbildare lämnar över sitt arkiv till slutarkivet lämnas även ansvaret för utlämnande och sekretessprövande över till Sydarkivera.

Tjänster som ingår i paketet

Analoga arkivleveranser
Eventuella gallringsutredningar i överlämnade analoga arkiv
Genomföra gallring utifrån gallringsbeslut

Läs mer: Analoga arkiv - Hel arkivmyndighet

Gemensamt dataskyddsombud ▼

Sammanfattning

Sydarkivera är gemensamt dataskyddsombud för ett antal förbundsmedlemmar, kommunalförbund och kommunala bolag. 2019 har en utvärdering genomförts vilket har resulterat i att nya avtal arbetas fram.

Tjänsten som dataskyddsombud utförs av en grupp med olika kompetenser, jurist, arkivarie och IT- och informationssäkerhetsspecialist. Dataskyddsombudets primära uppgift är rådgivning i dataskyddslagstiftning och övervakning av efterlevnaden av dataskyddsförordningen. Särskilda avtal tecknas med de som ansluter sig till tjänsten.

Sydarkivera genomför nätverksträffar för dataskydd där anslutna organisationer får chans att nätverka och ställa frågor i ämnet dataskydd och informationssäkerhet. På nätverksträffarna genomförs utbildning inom olika delar av området.

Tjänster som ingår i paketet

Informera och ge råd till de personuppgiftsansvariga och dess anställda om skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.
Planera och genomföra utbildningar i dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.
Ta fram mallar för interna riktlinjer och policydokument för behandling av personuppgifter hos den personuppgiftsansvarige, t ex inventerings-rutiner, incidenthantering och informationsrutiner till registrerade.
Samarbeta med tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor och vara kontaktperson för tillsynsmyndigheten.
Ge råd vad gäller risk- och konsekvensbedömningar avseende dataskydd.
Ge råd vid upphandling av system/applikationer som rör personuppgifter.
Ta fram mallar för avtal med personuppgiftsbiträden.
Övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning hos den personuppgiftsansvarige.
Följa rättsutvecklingen inom området för dataskydd och delta i nätverk och projekt för att upprätthålla hög kompetens.

Läs mer: Gemensamt dataskyddsombud

På plats-stöd ▼

Sammanfattning

Förbundsmedlemmarnas förvaltningar har ofta behov av hjälp på plats. Städa närarkiv och hjälp med informationshanteringsplaner är uppskattade anslutande tjänster.

Vad ska sparas och vad ska slängas?
Hur kommer man igång med att göra en informationshanteringsplan?

Det är inte lätt gjort att städa upp efter generationer av tjänstemän! Ordning och reda i närarkiven - en möjliggörare för digitalisering.

Tjänster som ingår i paketet

Stöd för att planera informationshantering/projektresurs
Vård analoga arkiv

Läs mer: På plats-stöd

Specialinriktad utbildning ▼

Sammanfattning

Sydarkivera erbjuder specialistutbildningar för olika specialistfunktioner på central nivå inom en organisation. Kurserna är direkt kopplade till en eller flera roller eller funktioner inom området informationshantering med både teori och praktik. Utbildningar på specialistnivå, samt innehåll, målgrupp och krav på förkunskaper kommer att annonseras på bokningsportalen. Specialistutbildningar är öppna för både förbundsmedlemmar och externa intressenter. Utbildningar på specialistnivå ingår inte i medlemsavgiften. Förbundsmedlemmar erbjuds rabatterad deltagaravgift. Sydarkivera erbjuder även ett antal utbildningar på expertnivå för olika expertfunktioner när det gäller arkivering, informationsförvaltning, digitalt bevarande och informationsöverföring.

Tjänster som ingår i paketet