Bevarandeplanering och samordning

Innehåll

1 Sammanfattning
2 Tjänster inom bevarandeplanering och samordning
3 Hitta Sydarkiveras övriga tjänster
- 3.1 Tjänstekatalogen

Sammanfattning

Sydarkivera bevakar vad som händer i omvärlden och deltar i strategiska initiativ för att främja metodutveckling. Utredningar, tester och lösningsförslag samordnas för alla förbundsmedlemmar.

Tjänster inom bevarandeplanering och samordning

Omvärldsbevakning, forskning och utveckling

Sydarkivera hanterar omvärldsbevakning när det gäller användande, målgrupper, teknisk och organisatorisk utveckling samt metodutveckling och goda exempel inom digitalt bevarande och arkiv. I omvärldsbevakningen ingår deltagande i föreningar, nätverk, konferenser, bevakning av resurser på nätet, sociala media med mera.

Sydarkivera deltar i så väl styrelsearbeten som externa projekt för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Sydarkivera deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå och nationell nivå.

Förbundsmedlemmarna har möjlighet att ta del av genomförd omvärldsbevakning i samband med nätverksträffar och gemensamma arbetsmöten via webben. Erfarenheterna används i rådgivningen till förbundsmedlemmarna.

Läs mer på sidorna:

Systeminventering och samordning

Sydarkivera hanterar systeminventering och samordning av digitala arkivleveranser. Syftet med systeminventering är att samla in underlag för att prioritera, utreda och hantera digitala arkivleveranser. Rutiner och metoder för att hantera systeminventering utarbetas tillsammans med förbundsmedlemmarna. Från och med 2023 genomförs riktade systeminventeringar för olika verksamhetsområden eller leveranstyper. De riktade systeminventeringarna genomförs i anslutning till utredning av digitala arkivleveranser eller nya inriktningsbeslut.

Mellan åren 2015-2019 genomfördes övergripande systeminventeringar i samband med att förbundsmedlem anslöt till Sydarkivera. Behovet av övergripande systeminventeringar har minskat efter hand som förbundet har växt eftersom det i hög grad är samma system och tjänster som återkommer.

Förbundsmedlemmarna behöver delta med att samla ihop och skicka in uppgifter om vilka system och tjänster som används. Sydarkivera hanterar sammanställning av resultatet, genomför analyser, rapporterar till förbundsstyrelsen och informerar förbundsmedlemmarna.

Läs mer på sidan:

Systeminventering

Prioritering

För att säkerställa effektiv och långsiktigt hållbar hantering av digitala arkivleveranser finns en övergripande strategisk planering som är gemensam för samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om de prioriteringsprinciper som gäller för arbetet med att samordna arbetet med att utreda digitala arkivleveranser och långsiktigt digitalt bevarande. Prioriteringsprinciperna är vägledande för hur prioritering ska ske mellan förbundsmedlemmarna och mellan de förekommande verksamhetssystemen som innehåller information som ska slutarkiveras. Prioriteringen sker i samråd med förbundsmedlemmar för att säkerställa att insatserna fördelas rättvist mellan förbundsmedlemmarna.

De fokusområden som definieras för tillsynen beaktas vid prioritering eftersom tillsynen ger kunskap om de behov och förutsättningar som finns inom de förekommande verksamhetsområdena.

Prioriteringsprinciperna används framför allt på övergripande nivå för inriktningsbesluten i förbundsstyrelsen och i samband med uppstart av leveransutredningar för en informationstyp, typ av verksamhetssystem eller specifik produkt. Vägledande är bland annat följande principer:

bestämmelser i lagstiftningen,
förbundsmedlemmars behov,
störst nytta för medborgarna,
störst nytta i förhållande till kostnader.

Prioriteringsprinciperna finns definierade i Sydarkiveras gällande handlingsprogram, se styrdokument.

Läs mer på sidan:

Prioriteringsprinciper

Inriktningsbeslut

Utgångspunkten för att införa nya leveranstyper är förbundsstyrelsens inriktningsbeslut. Leveranstyp avser viss typ av information eller handling som kan slutarkiveras hos Sydarkivera, till exempel personakter och patientjournaler, ärende- och dokumenthantering och så vidare. Införande av nya leveranstyper sker gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar.

Det är prioriteringsprinciperna som Sydarkiveras förbundsfullmäktige har beslutat om som är utgångspunkt för inriktningsbesluten. Handläggare hos Sydarkivera tar fram beslutsunderlaget till ett inriktningsbeslut. Beslutsunderlaget utarbetats i samråd med förbundsmedlemmar, kontaktpersoner, nätverk och andra intressenter eller verksamhetsområden. Underlag är bland annat erfarenheter av att införa angränsande leveranstyper, analys av systemlista, behov som förbundsmedlemmarna har gemensamt och förutsättningar för genomförande.

Utifrån beslutsunderlaget fattar Sydarkiveras förbundsstyrelse ett inriktningsbeslut. Beslutet gäller för alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar.

Läs mer på sidan:

Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser

Utredning och metodutveckling

Sydarkivera leder och samordnar utredning av nya leveranstyper. Sydarkivera utreder tillsammans med förbundsmedlemmarna urval för bevarande, gallring, målgrupper, åtkomst, tillgänglighet, sökbarhet, metadata, filformat, omfattning och avgränsningar, kostnader med mera. Utredningarna leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport. I samband med utredningsarbetet sker även tester och metodutveckling.

Handläggare på Sydarkivera leder och samordnar arbetet med utredningarna. Utredningarna utgår från förbundsstyrelsens inriktningsbeslut. I utredningsarbetet bidrar Sydarkivera med kunskaper om arkiv och digitalt bevarande och förbundsmedlemmar bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk. Syftet med utredningarna är att komma fram till lösningsförlag för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.

Det tar ofta tid att införa nya leveranstyper. Det kan ta flera år från det att Sydarkivera börjar utreda en leveranstyp till att det finns en fungerande lösning. Det finns en rad faktorer som påverkar detta, bland annat viljan hos produktägaren, informationens komplexitet, tillgång till standarder eller verktyg för informationstypen, förbundsmedlemmarnas möjligheter att delta med resurser, genomförd gallring med mera.

Införande av nya leveranstyper sker gemensamt för samtliga förbundsmedlemmar. Det är för att kunna återvinna erfarenheter, planera det övergripande arbetet och stegvis införa rutiner för de olika leveranstyperna. Rutinerna kan därefter utvärderas och förbättras fortlöpande.

Läs mer på sidan:

Leveransutredning

Rådgivning upphandling och införande

Sydarkiveras förbundsmedlemmar har rätt till råd och stöd i olika arkiveringsfrågor i samband med upphandling av verksamhetssystem. Det beror lite på vad det är för typ av upphandling hur det går till. Rådgivning kan ske i samband med korta webbmöten eller via e-post. När det gäller funktioner för arkiveringsuttag har medlem möjlighet att få stöd med kravställning, särskilt när det gäller de tekniska överföringsformaten. I samband med införande har förbundsmedlem möjlighet att skicka exempelfiler och testleveranser för kontroll och utvärdering.

Läs mer på sidorna: