Tillsyn och riktlinjer

Innehåll

1 Sammanfattning
2 Tjänster
3 Fördjupning av Sydarkiveras tjänster

Sammanfattning

Sydarkiveras förbundsstyrelse är arkivmyndighet och ansvarar för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Tillsynen bedrivs med stöd av arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan. Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarna enligt en beslutad tillsynsplan. Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till. Tillsynen omfattar både analoga och digitala arkiv. Arkivansvariga kan själva kontrollera förvaltningens eller bolagets arkiv med hjälp av de rutiner, instruktioner och verktyg som Sydarkivera tillhandahåller. Sydarkivera hanterar samlad uppföljning, rådgivning och planering av åtgärder. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen utarbetas riktlinjer om arkivvård i samarbete med förbundsmedlemmarna.

Tjänster

Arkivinspektion

Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar, kommunala bolag och kommunalförbund. Det styrande dokumentet är Strategisk tillsynsplan som är beslutad av förbundsstyrelsen. Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till. Tillsynen omfattar såväl analog som digitala arkiv- och informationshantering.

När det gäller de planerade tillsynsbesöken samlas representanter från de olika verksamheter som berörs. Det är den arkivarie som är medlemssamordnare som ansvarar för tillsynsbesöken. Tillsynsbesöken genomförs en gång per medlem och år. Årets arkivinspektioner genomförs i samband med kommunbesök.

Vid detta tillfälle genomförs intervjuer utifrån ett frågeformulär som innehåller frågor om till exempel:

Arkivorganisation
Styrande dokument
Arkivlokaler
Informationssäkerhet
Gallring och bevarande

Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan:

2016: Socialt och ekonomist stöd samt Vård och omsorg
2017: Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd
2018: Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet
2019: Skola
2020: Intern service (ekonomi, personal, it med mera) samt Samhällsservice (konsumentstöd, borgerlig vigsel, medborgarkontor med mera)
2021: Kultur och fritid
2022: Bolag och samverkansorgan

Egenkontroll

Sydarkivera tillhandahåller rutiner, instruktioner och verktyg så att arkivansvariga själva kan kontrollera förvaltningens eller bolagets informationshantering och arkiv. Egenkontrollen sker med hjälp av enkäter som arkivansvarig fyller i tillsammans med arkivredogörare/arkivombud.

Du hittar enkäter för egenkontroll här:

Granskning av gallringsbeslut

Myndigheterna hos medlemmarna ska i samband med uppdateringar/nyskapade av informationshanteringsplaner (som skiljer sig när det gäller bevarande och/eller gallringfrister jämfört med VerkSAM plan) eller vid behov av särbeslut samråda med Sydarkivera. Sydarkivera tillhandahåller mall för informationshaneringsplan samt exempel på mallar för särbeslut.

Riktlinjer om arkivvård

Riktlinjer och mallar inom arkivvård arbetas fram vid behov. Det handlar till exempel om leveransrutiner, rutiner vid övergång till digital ärendehantering eller hantering av hemliga handlingar. De flesta riktlinjer och mallar publiceras på Sydarkiveras nätverk på Yammer.