Tillsyn och riktlinjer

Sydarkiveras förbundsstyrelse är arkivmyndighet och ansvarar för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Tillsynen bedrivs med stöd av arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen omfattar både analoga och digitala arkiv. Sydarkivera hanterar samlad uppföljning, rådgivning och planering av åtgärder. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen utarbetas riktlinjer om arkivvård i samarbete med förbundsmedlemmarna.

Innehåll

1 Tjänster

Tjänster

Planerad till syn - Arkivinspektion

Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar, kommunala bolag och kommunalförbund. Det styrande dokumentet är Strategisk tillsynsplan som är beslutad av förbundsstyrelsen. Tillsynen omfattar såväl analog som digitala arkiv- och informationshantering.

När det gäller de planerade tillsynstillfällena samlas representanter från de olika verksamheter som berörs. Det är den arkivarie som är medlemssamordnare för respektive organisation som ansvarar för tillsynstillfällena. Tillsynerna genomförs en gång per förbundsmedlem och år.

Vid detta tillfälle genomförs intervjuer utifrån ett i förväg utskickat frågeformulär (enkät) som innehåller frågor om till exempel:

Arkivorganisation
Styrande dokument
Arkivlokaler
Informationssäkerhet
Systemförvaltning
Gallring och bevarande

Läs mer på sidan:

Planerad tillsyn

Händelsestyrd tillsyn

Utöver den ordinarie tillsynsverksamheten ska arkivmyndigheten också genomföra händelsestyrda arkivinspektioner. Händelsestyrda tillsyner kan genomföras av olika anledningar, till exempel:

på uppmaning av en förbundsmedlem om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till
om det finns indikationer på att det finns påtaglig risk för informationsförlust hos förbundsmedlemmar

De händelsestyrda inspektionerna kan vara oanmälda.

Läs mer på sidan:

Händelsestyrd tillsyn

Egenkontroll

Varje förbundsmedlems arkivfunktion planerar arbetet med egenkontroll i samråd med Sydarkivera. och i förekommande fall kanslichef och kommunjurist. Sydarkivera tillhandahåller rutiner, instruktioner och verktyg så att arkivansvariga själva kan kontrollera förvaltningens eller bolagets informationshantering och arkiv. Egenkontrollen sker med hjälp av enkäter som arkivansvarig fyller i tillsammans med arkivredogörare/arkivombud.

Läs mer på sidorna:

Granskning av gallringsbeslut

Myndigheterna hos medlemmarna ska i samband med uppdateringar/nyskapade av informationshanteringsplaner (som skiljer sig när det gäller bevarande och/eller gallringfrister jämfört med VerkSAM Plan) eller vid behov av särskilda gallringsbeslut samråda med Sydarkivera. Sydarkivera tillhandahåller mall för informationshanteringsplan och exempel på mallar för särbeslut.

Riktlinjer om arkivvård

Riktlinjer och mallar inom arkivvård arbetas fram vid behov. Det handlar till exempel om leveransrutiner, rutiner vid övergång till digital ärendehantering eller hantering av hemliga handlingar. De flesta riktlinjer och mallar publiceras på Sydarkiveras nätverk på Yammer.