Tillsyn och riktlinjer
Från Sydarkiveras Wiki

Denna sida är under konstruktion!
Denna sida kan innehålla fel, dåliga formuleringar eller sakna material.
Våra duktiga wikiredaktörer arbetar med att slutföra materialet så fort som möjligt!
Innehåll
Sammanfattning
Sydarkiveras förbundsstyrelse är arkivmyndighet och ansvarar för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Tillsynen bedrivs med stöd av arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan. Tillsynen omfattar både analoga och digitala arkiv. Sydarkivera hanterar samlad uppföljning, rådgivning och planering av åtgärder. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen utarbetas riktlinjer om arkivvård i samarbete med förbundsmedlemmarna.
Tjänster
Planerad till syn - Arkivinspektion
Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar, kommunala bolag och kommunalförbund. Det styrande dokumentet är Strategisk tillsynsplan som är beslutad av förbundsstyrelsen. Tillsynen omfattar såväl analog som digitala arkiv- och informationshantering.
När det gäller de planerade tillsynsbesöken samlas representanter från de olika verksamheter som berörs. Det är den arkivarie som är medlemssamordnare för respektive organisation som ansvarar för tillsynsbesöken. Tillsynsbesöken genomförs en gång per förbundsmedlem och år.
Vid detta tillfälle genomförs intervjuer utifrån ett i förväg utskickat frågeformulär (enkät) som innehåller frågor om till exempel:
- Arkivorganisation
- Styrande dokument
- Arkivlokaler
- Informationssäkerhet
- Systemförvaltning
- Gallring och bevarande

Läs mer på sidan:
Händelsestyrd tillsyn
Utöver den ordinarie tillsynsverksamheten ska arkivmyndigheten också genomföra händelsestyrda arkivinspektioner. Händelsestyrda tillsyner kan genomföras av olika anledningar, till exempel:
- på uppmaning av en förbundsmedlem om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till
- om det finns indikationer på att det finns påtaglig risk för informationsförlust hos förbundsmedlemmar
De händelsestyrda inspektionerna kan vara oanmälda.

Läs mer på sidan:
Egenkontroll
Varje förbundsmedlems arkivfunktion planerar arbetet med egenkontroll i samråd med Sydarkivera. och i förekommande fall kanslichef och kommunjurist. Sydarkivera tillhandahåller rutiner, instruktioner och verktyg så att arkivansvariga själva kan kontrollera förvaltningens eller bolagets informationshantering och arkiv. Egenkontrollen sker med hjälp av enkäter som arkivansvarig fyller i tillsammans med arkivredogörare/arkivombud.

Läs mer på sidorna:
Granskning av gallringsbeslut
Myndigheterna hos medlemmarna ska i samband med uppdateringar/nyskapade av informationshanteringsplaner (som skiljer sig när det gäller bevarande och/eller gallringfrister jämfört med VerkSAM Plan) eller vid behov av särskilda gallringsbeslut samråda med Sydarkivera. Sydarkivera tillhandahåller mall för informationshanteringsplan och exempel på mallar för särbeslut.
Riktlinjer om arkivvård
Riktlinjer och mallar inom arkivvård arbetas fram vid behov. Det handlar till exempel om leveransrutiner, rutiner vid övergång till digital ärendehantering eller hantering av hemliga handlingar. De flesta riktlinjer och mallar publiceras på Sydarkiveras nätverk på Yammer.
Bastjänster
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara