Utbildning och pedagogik

Från Sydarkiveras Wiki

Utbildningsformer.png

Sammanfattning

Sydarkivera erbjuder utbildningar för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov och är tänkta att ge deltagarna nödvändiga kunskaper för en väl fungerande informationsförvaltning. Det pedagogiska materialet arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarna och baseras ofta på goda och dåliga exempel. Sydarkivera rekommenderar att utbildningarna genomförs i ordningen bas – grund – fördjupning. Utbildningarna genomförs antingen via webben eller via olika former av e-lärande.

Sydarkivera erbjuder även utbildningar på specialist- och expertnivå, men dessa erbjuds endast som anslutande tjänster och ingår inte i basutbudet. Förbundsmedlemmar tar del av dessa utbildningar till ett rabatterat pris.

Du hittar aktuella utbildningar på vår bokningsportal!.


Basnivå

Sydarkivera erbjuder verksamhetsstöd på basnivå i form av färdiginspelade korta informationsfilmer, interaktiva digitala utbildningar och Sydarkiveras Wiki - Handbok på webben. Stödet är riktat mot olika roller eller arbetsmoment.

Informationsfilmer

Våra informationsfilmer finns publicerade via Sydarkiveras kanal på YouTube och via Sydarkiveras Wiki - handboken på webben. Utbildningarna är riktade mot olika roller eller arbetsmoment och tar i genomsnitt 6 minuter att titta igenom. Det här är ett bra sätt att snabbt få en introduktion inom olika områden. Filmerna kan med fördel användas för internutbildning ute i verksamheten.


Arkivera Mera - Städa Närarkiv

Arkivera mera utvecklades under 2016-2017 och är ett interaktivt webbaserat spel där du får testa att städa ett närarkiv utifrån en informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan). Målgruppen för spelet är de som är nya inom offentlig förvaltning och kan användas för att visa nyttan med en fungerande informationshanteringsplan i en verksamhet. Spelet kan spelas i din webbläsare.

För att spelet ska fungera optimalt ska du använda Chrome, Firefox eller någon liknande webbläsare. Spelet är anpassat för 16:9 widescreen.


Sydarkiveras Wiki - Handbok på webben

På wikin kan du hitta allt möjligt om informationsförvaltning, arkiv- och ärendehantering. Handboken är perfekt för dig som vill lära sig mer om informationshantering och arkiv, men den kan även vara till nytta för dig som bara vill veta mer om offentlig verksamhet. Handboken fylls på och uppdateras löpande.


Grundutbildningar via webben

Webbutbildningar uppdelade på delmoment som ger grundläggande kunskaper om lagar, roller, ansvar, informationshantering och redovisning av arkivinformation. Målgruppen är registratorer, sekreterare, administratörer som arbetar med informationshantering, arkivansvariga, arkivombud och arkivassistenter.

Webbutbildningarna består av 4 moment uppdelade på fyra veckor. Varje utbildningstillfälle tar cirka 2 timmar. Tid är avsatt för frågor. I vissa utbildningar ingår hemuppgifter som ska genomföras inför nästa moment.

Efter genomförd utbildning får deltagaren ett intyg på att utbildningen genomförts.

Publicering av kursmaterial

Presentationer och inspelningar görs tillgängliga i samband med utbildningstillfället.

Inspelning av grundutbildningarna

Vi försöker i möjligaste mån att spela in de utbildningar vi håller på grundnivå. Inspelningarna är "live-inspelningar" som publiceras oredigerade. Frågor som ställs via mikrofon under inspelningen kommer med vid publiceringen. Föreläsarna lägger därför in pauser under utbildningarna och då pausas även inspelningen. I samband med pauserna finns tid till frågor från den som inte vill bli inspelad. Frågor som ställs i chatt-funktionen samlas ihop till pauserna och besvaras då. Det finns också tid att ställa frågor direkt efter utbildningarna.

Utbildningarna är anpassade för Sydarkiveras medlemmar och ska därför inte spridas utanför förbundskretsen.

Vårt grundutbildningspaket

Under våra utbildningar får du lära dig grunderna om arkiv och informationsförvaltning, men för att kunna tillgodogöra dig grundutbildningarna på ett bra sätt behöver du motsvarande kunskaper som beskrivs på basnivå.

Du behöver gå A-kursen, eller ha motsvarande kunskaper, för att kunna tillgodogöra dig de övriga grundkurserna på bästa sätt.

A. Organisation, roller och ansvar


Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta när du arbetar inom offentlig verksamhet. Utbildningen är en bra introduktion de lagar som styr informationshanteringen. Du får även en inblick i hur er verksamhet kan bygga upp en bra arkivorganisation och vilka styrdokument som behöver finnas på plats för att att skapa en rättssäker och trygg informationsförvaltning över tid.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är nyanställd chef, registrator, arkivföreståndare, arkivredogörare eller administratör som inte tidigare arbetat inom kommun eller region. Den är också bra för dig som känner att du behöver få en uppdatering av vad som gäller.

Du behöver inte ha några förkunskaper i ämnet.


Utbildningens innehåll

Moment 1: Lagar och ansvar

  • Tryckfrihetsförordningen
  • Offentlighet och sekretess
  • Arkivlagen och arkivförordningen
  • “Myndighetsutövning”/ansvar för information
  • Dataskydd och arkiv

Moment 2: Myndigheterna är första länken

  • Allmän handling
  • Registrering
  • Utlämnande
  • Informationsflöden

Moment 3: Organisation och styrdokument

  • Roller
  • Hur man organiserar sig
  • Arkivredovisning
  • Informationssäkerhet
  • Informationshanteringsplan

Moment 4: Vad behöver vi göra?

  • Behov
  • Förutsättningar
  • Kontroll
  • Digitalisering
  • Nätverk och utbildningar




B. Planera, registrera och systematisera



Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper för arbetet med att planera och organisering er informationsförvaltning. Utbildningen är en bra introduktion när det gäller registrering av allmänna handlingar och informationshanteringsplaner. Du får även en inblick i hur ni kan samarbeta på hemmaplan och dra nytta av de olika nätverken och samarbetsytorna som Sydarkivera erbjuder.

Målgrupp och förkunskaper Målgruppen är nyanställd registrator, sekreterare eller administratör. Du kan också vara arkivansvarig och arkivredogörare. Utbildningen är också bra för dig som känner att du behöver få en uppdatering av vad som gäller.

Du behöver ha grundläggande kunskaper om allmänna handlingar och arkiv. Det är bra om du har gått Sydarkiveras grundutbildning om organisation, roller och ansvar eller motsvarande.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Registrering och ordnad förvaring

  • Ordning och reda
  • Undantag från registrering
  • Obligatoriska uppgifter
  • Ärendehantering

Moment 2: Posthantering, registratur och samverkan"

  • Posthantering
  • Olika metoder för registrering och akthantering
  • Vem gör vad vid registrering?
  • Registratorsnätverk

Moment 3: Informationshanteringsplan

  • Vad är en informationshanteringsplan?
  • Användningsområden
  • Olika metoder för att strukturera informationshanteringsplanen
  • Vem gör arbetet?

Moment 4: VerkSAM Diarium och Plan

  • VerkSAM Arkivredovisning
  • VerkSAM Diarium
  • VerkSAM Plan
  • Arbetsmöten och träffar




C. Få ordning på e-arkivet


Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta för att ta hand om den digitala informationen på din förvaltning. Utbildningen är en bra introduktion om du deltar i arbetet med att digitalisera arbetssätt och sluta skriva ut på papper för arkivering. Du får även en inblick i hur er verksamhet stegvis kan arbeta för att få kontroll över och säkra upp era digitala informationsflöden.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är systemförvaltare, verksamhetsutvecklare, erfarna registratorer, arkivansvariga eller andra roller som deltar i arbetet med digitalisering och e-arkiv.

Det behöver ha grundläggande kunskaper om allmänna handlingar och arkiv. En del saker i utbildningen är ganska tekniska. Det är bra om du har ett visst intresse eller deltar tillsammans med någon kollega som har grundläggande kunskaper om IT eller systemförvaltning.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Systemförvaltning och organisering

  • Organisering och styrning
  • Produkt och leverantör
  • IT-tjänster

Moment 2. Dokumenthantering

  • Papper och skanning
  • Elektroniska dokument
  • Skydda och signera dokument

Moment 3: Säkerhet och förvaring

  • Registerhantering
  • Lagring av dokument och uppgifter
  • Informationssäkerhet

Moment 4: Långsiktigt bevarande

  • Arkiv- och registervård
  • Systembyte
  • Överföring till slutarkiv




D. Få ordning på pappersarkivet



Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta för att ta hand om den den analoga informationen på din förvaltning eller i centralarkivet. Utbildningen är en bra introduktion om du har i uppgift att ta hand om pappersarkiv - i närarkiv, mellanarkiv eller slutarkiv. Du får grundläggande kunskaper om att inventera, ordna, paketera, förteckna och gallra arkiv.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är arkivredogörare, arkivassister och arkivföreståndare hos förbundsmedlemmarna och Sydarkivera.

Du behöver inte ha några förkunskaper i ämnet.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Arkivens innehåll, syfte och uppgift

  • Vad är arkiv?
  • Vem gör vad?
  • Närarkiv, mellanarkiv och slutarkiv

Moment 2. Att skydda arkivet

  • Arkivlokaler och arkivskåp
  • Stäng, lås, släck!
  • Kris och katastrof

Moment 3: Ordna arkiv

  • Inventering
  • Sortering
  • Förvaringsmedel

Moment 4: Skapa sökbarhet

  • Uppmärkning
  • Register
  • Arkivförteckning




E. Digitalt bevarande


Den här utbildningen är för dig som arbetar praktiskt med digitala arkivleveranser till Sydarkivera. Utbildningen ger både grundläggande kunskap om digitalt bevarande och fördjupad kunskap hur det går till i praktiken att genomföra testleveranser och skarpa arkivleveranser.

Målgrupp och förkunskaper

Du som arbetar praktiskt med att genomföra digitala arkivleveranser. Du kan vara systemförvaltare för verksamhetssystem eller mellanarkiv med uttagsfunktion för slutarkivering.

Du behöver ha grundläggande kunskaper om allmänna handlingar och arkiv. En del saker i utbildningen är ganska tekniska. Det är bra om du har ett visst intresse eller deltar tillsammans med någon kollega som har grundläggande kunskaper om IT eller systemförvaltning.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Digitalt bevarande och ramverket

  • Vad innebär långsiktigt digitalt bevarande?
  • Hur fungerar ett oberoende arkivinformationssystem OAIS?
  • Vilka standarder och specifikationer används?

Moment 2: Innan en digital arkivleverans

  • Vilka inriktningsbeslut finns och vad innebär det?
  • Vilka olika leveranstyper hanterar Sydarkivera?
  • Hur går det till när Sydarkivera utreder digitala arkivleveranser tillsammans med sina förbundsmedlemmar?

Moment 3: Testleverans

  • Hur går handläggningen av testleveranser till och hur används de olika mallarna?
  • Vad är förbundsmedlems verktygslåda och hur fungerar det att använda testbädden?
  • Hur fungerar det praktiskt med att boka överföring och gemensamma webbmöten för kontroll av mottagna filer?

Moment 4: Skarp arkivleverans

  • Vad innebär det att överlämna information till arkivmyndighet?
  • Hur går handläggningen av skarpa arkivleveranser till och hur används de olika mallarna?
  • Vad händer sen och hur går det till att få ut information från Sydarkivera?



Utbildning för nya medlemmar

Vi erbjuder alla våra nya medlemmar en kort "introduktionsutbildning" där vi kort berättar om förbundet, vårt arbetssätt och hur vi och våra medlemmar tillsammans kan arbeta för en väl fungerande arkiv och informationsförvaltning.


Introduktionsutbildning för nya medlemmar



När nya organisationen ansluter till förbundet så finns det ofta många frågor och tankar om vad medlemskapet kommer att innebära i praktiken och hur det kommer att påverka den egna organisationen. I den här utbildningen försöker vi klargöra vad som gäller inför och efter anslutningen och hur det kommande samarbetet är planerat att fungera.

Målgrupp och förkunskaper Politiker, chefer på alla nivåer, registratorer, verksamhetsutvecklare, systemansvariga, IT-funktionen, informationssäkerhetsansvariga eller motsvarande.

Utbildningens innehåll

  • Vad är Sydarkivera?
  • Ansvarsfördelning
  • Vad behöver göras?
  • Vad kan Sydarkivera hjälpa till med?
  • Leverera arkiv till Sydarkivera





▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Hemliga handlingar

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Guider till Sydarkiveras verktyg

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning