Utbildning och pedagogik

Från Sydarkiveras Wiki

Utbildningsformer.png

Sammanfattning

Sydarkivera erbjuder utbildningar för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov och är tänkta att ge deltagarna nödvändiga kunskaper för en väl fungerande informationsförvaltning. Det pedagogiska materialet arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarna och baseras ofta på goda och dåliga exempel. Sydarkivera rekommenderar att utbildningarna genomförs i ordningen bas – grund – fördjupning. Utbildningar genomförs antingen på plats, på webben via kommunikationsverktyg eller via olika former av e-lärande som informationsfilmer och interaktiva spel.

Sydarkivera erbjuder även utbildningar på specialist- och expertnivå, men dessa erbjuds endast som anslutande tjänster och ingår inte i baspaketet. Förbundsmedlemmar tar del av dessa utbildningar till ett rabatterat pris.

Du hittar aktuella utbildningar på vår bokningsportal!.

Grundutbildningar via webben

Webbutbildningar uppdelade på delmoment som ger grundläggande kunskaper om lagar, roller, ansvar, informationshantering och redovisning av arkivinformation. Målgruppen är registratorer, sekreterare, administratörer som arbetar med informationshantering, arkivansvariga, arkivombud och arkivassistenter.

Webbutbildningarna består av 4 moment uppdelade på fyra veckor. Varje utbildningstillfälle tar cirka 2 timmar. Tid är avsatt för frågor. I vissa utbildningar ingår hemuppgifter som ska genomföras inför nästa moment.

Efter genomförd utbildning får deltagaren ett intyg på att utbildningen genomförts.

Vårens utbildningar

På vårens utbildningar får du lära dig grunderna om arkiv och informationsförvaltning. Observera att du behöver gå A-kursen, eller ha motsvarande kunskaper, för att gå B-kursen som handlar om registrering av allmänna handlingar och informationshanteringsplaner.

A. Organisation, roller och ansvar


Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta när du arbetar inom offentlig verksamhet. Utbildningen är en bra introduktion de lagar som styr informationshanteringen. Du får även en inblick i hur er verksamhet kan bygga upp en bra arkivorganisation och vilka styrdokument som behöver finnas på plats för att att skapa en rättssäker och trygg informationsförvaltning över tid.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är nyanställd chef, registrator, arkivföreståndare, arkivredogörare eller administratör som inte tidigare arbetat inom kommun eller region. Den är också bra för dig som känner att du behöver få en uppdatering av vad som gäller.

Du behöver inte ha några förkunskaper i ämnet.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Lagar och ansvar

  • Tryckfrihetsförordningen
  • Offentlighet och sekretess
  • Arkivlagen och arkivförordningen
  • “Myndighetsutövning”/ansvar för information
  • Dataskydd och arkiv

Moment 2: Myndigheterna är första länken

  • Allmän handling
  • Registrering
  • Utlämnande
  • Informationsflöden

Moment 3: Organisation och styrdokument

  • Roller
  • Hur man organiserar sig
  • Arkivredovisning
  • Informationssäkerhet
  • Informationshanteringsplan

Moment 4: Vad behöver vi göra?

  • Behov
  • Förutsättningar
  • Kontroll
  • Digitalisering
  • Nätverk och utbildningar




B. Planera, registrera och systematisera



Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper för arbetet med att planera och organisering er informationsförvaltning. Utbildningen är en bra introduktion när det gäller registrering av allmänna handlingar och informationshanteringsplaner. Du får även en inblick i hur ni kan samarbeta på hemmaplan och dra nytta av de olika nätverken och samarbetsytorna som Sydarkivera erbjuder.

Målgrupp och förkunskaper Målgruppen är nyanställd registrator, sekreterare eller administratör. Du kan också vara arkivansvarig och arkivredogörare. Utbildningen är också bra för dig som känner att du behöver få en uppdatering av vad som gäller.

Du behöver ha grundläggande kunskaper om allmänna handlingar och arkiv. Det är bra om du har gått Sydarkiveras grundutbildning om organisation, roller och ansvar eller motsvarande.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Registrering och ordnad förvaring

  • Ordning och reda
  • Undantag från registrering
  • Obligatoriska uppgifter
  • Ärendehantering

Moment 2: Posthantering, registratur och samverkan"

  • Posthantering
  • Olika metoder för registrering och akthantering
  • Vem gör vad vid registrering?
  • Registratorsnätverk

Moment 3: Informationshanteringsplan

  • Vad är en informationshanteringsplan?
  • Användningsområden
  • Olika metoder för att strukturera informationshanteringsplanen
  • Vem gör arbetet?

Moment 4: VerkSAM Diarium och Plan

  • VerkSAM Arkivredovisning
  • VerkSAM Diarium
  • VerkSAM Plan
  • Arbetsmöten och träffar



Höstens utbildningar

På höstens utbildningar kan du skaffa dig grundläggande kunskaper om e-arkiv och digital informationshantering. Du kan också välja att gå D-kursen som handlar om att ordna och förteckna arkiv på papper.

C. Få ordning på e-arkivet


Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta för att ta hand om den digitala informationen på din förvaltning. Utbildningen är en bra introduktion om du deltar i arbetet med att digitalisera arbetssätt och sluta skriva ut på papper för arkivering. Du får även en inblick i hur er verksamhet stegvis kan arbeta för att få kontroll över och säkra upp era digitala informationsflöden.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är arkivansvarig, arkivredogörare, registrator, systemförvaltare, verksamhetsutvecklare eller andra roller som deltar i arbetet med digitalisering och e-arkiv.

Du behöver inte ha några förkunskaper i ämnet. Det kan vara bra om du har grundläggande kunskaper om allmänna handlingar och arkiv. En del saker i utbildningen är ganska tekniska. Det är bra om du har ett visst intresse eller deltar tillsammans med någon kollega som har grundläggande kunskaper om IT.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Systemförvaltning och organisering

  • Organisering och styrning
  • Produkt och leverantör
  • IT-tjänster

Moment 2. Dokumenthantering

  • Papper och skanning
  • Elektroniska dokument
  • Skydda och signera dokument

Moment 3: Säkerhet och förvaring

  • Registerhantering
  • Lagring av dokument och uppgifter
  • Informationssäkerhet

Moment 4: Långsiktigt bevarande

  • Arkiv- och registervård
  • Systembyte
  • Överföring till slutarkiv




D. Få ordning på pappersarkivet



Den här utbildningen ger dig grundläggande kunskaper om vad du behöver veta för att ta hand om den den analoga informationen på din förvaltning eller i centralarkivet. Utbildningen är en bra introduktion om du har i uppgift att ta hand om pappersarkiv - i närarkiv, mellanarkiv eller slutarkiv. Du får grundläggande kunskaper om att inventera, ordna, paketera, förteckna och gallra arkiv.

Målgrupp och förkunskaper

Målgruppen är arkivredogörare, arkivassister och arkivföreståndare hos förbundsmedlemmarna och Sydarkivera.

Du behöver inte ha några förkunskaper i ämnet.

Utbildningens innehåll

Moment 1: Arkivens innehåll, syfte och uppgift

  • Vad är arkiv?
  • Vem gör vad?
  • Närarkiv, mellanarkiv och slutarkiv

Moment 2. Att skydda arkivet

  • Arkivlokaler och arkivskåp
  • Stäng, lås, släck!
  • Kris och katastrof

Moment 3: Ordna arkiv

  • Inventering
  • Sortering
  • Förvaringsmedel

Moment 4: Skapa sökbarhet

  • Uppmärkning
  • Register
  • Arkivförteckning



Grundutbildningar hos förbundsmedlem

Sydarkivera har några speciella tillfällen som vi sett är väl lämpade för att hålla utbildningar. Det ena tillfället är när en nya medlem ansluter till förbundet. Det andra tillfället är när vi är ute på våra årliga arkivinspektioner. Därför har vi utarbetat utbildningar speciellt anpassade för dessa tillfällen.

Introduktionsutbildning för nya medlemmar



När nya organisationen ansluter till förbundet så finns det ofta många frågor och tankar om bad medlemskapet kommer att innebära i praktiken och hur det kommer att påverka den egna organisationen. I den här utbildningen försöker vi klargöra vad som gäller inför och efter anslutningen och hur det kommande samarbetet är planerat att fungera.

Målgrupp och förkunskaper Politiker, chefer på alla nivåer, registratorer, verksamhetsutvecklare, systemansvariga, IT-funktionen, informationssäkerhetsansvariga eller motsvarande.

Utbildningens innehåll

  • Vad är Sydarkivera?
  • Lagar, roller och ansvar
  • Organisering
  • Styrdokument
  • Ansvarsfördelning
  • Vad behöver göras?
  • Vad kan Sydarkivera hjälpa till med?
  • Leverera arkiv till Sydarkivera




Kort utbildning i samband med kommunbesök


Varje år genomförs ett kommunbesök på plats hos varje förbundsmedlem. Då genomförs den årliga arkivinspektionen. I samband med besöket finns möjlighet att boka en 2-timmars utbildning på grundnivå på plats hos er där vi har en kort genomgång av vad som gäller, vem som ska göra vad och hur vi tillsammans kan skapa bra förutsättningar för en rättssäker och väl fungerande informationsförvaltning.

Utbildningen kan med fördel hållas öppen för hela organisationen, inte bara den verksamhet som omfattas av inspektionen.

Målgrupp och förkunskaper

Arkivansvariga, arkivredogörare, registratorer, assistenter och handläggare.

Utbildningens innehåll

  • Vad är Sydarkivera?
  • Vad styr informationshanteringen?
  • Vad kan Sydarkivera hjälpa till med?
  • Vad behöver vår egen verksamhet göra?



E-lärande

Sydarkivera erbjuder utbildningar i form av antingen färdiginspelade korta webbutbildningar eller via interaktiva digitala utbildningar. Utbildningarna är riktade mot olika roller eller arbetsmoment och är också en del av vår digitala handbok. Genom att kunna erbjuda olika former av e-lärande kan vi anpassa våra utbildningar för olika förutsättningar när det gäller lärande, språk och funktionsvariationer.

Informationsfilmer

Våra informationsfilmer är färdiginspelade korta webbutbildningar som finns publicerade via Sydarkiveras kanal på YouTube och via Sydarkiveras Wiki - handboken på webben. Utbildningarna är riktade mot olika roller eller arbetsmoment och tar i genomsnitt 6 minuter att titta igenom. Det här är ett bra sätt att snabbt få en introduktion inom olika områden. Filmerna kan med fördel användas för internutbildning ute i verksamheten.

Arkivera Mera - Städa Närarkiv

Arkivera mera utvecklades under 2016-2017 och är ett interaktivt webbaserat spel där du får testa att städa ett närarkiv utifrån en informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan). Målgruppen för spelet är de som är nya inom offentlig förvaltning och kan användas för att visa nyttan med en fungerande informationshanteringsplan i en verksamhet. Spelet kan spelas i din webbläsare.

Klicka här för att komma till spelet:

Handboken

Verksamhetsområden

Arkivorganisation

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivinspektion / Tillsyn

Dataskydd

Digitisering och digitalisering

Hålla ordning

Hantera och förvara

Hemliga handlingar

Insyn och åtkomst

Systemförvaltning

Verktyg och mjukvara

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning