Tillgänglighet och forskarservice
Från Sydarkiveras Wiki

Innehåll
Sammanfattning
Sydarkivera bevarar information för att det ska vara möjligt att återanvända information. Informationen i arkivet efterfrågas av allmänheten, enskilda personer, myndigheter och forskare. Förfrågningar kommer in via telefon eller brev/e-post.
Tjänster
Lämna ut allmän handling
Sydarkivera hanterar utlämnande av allmän handling som finns i överlämnade digitala arkiv. I handläggningen ingår eftersökning, menprövning, kopiering, maskning, distribution samt beslut om att neka utlämnande.
Det är allmänheten, forskare och förbundsmedlemmarnas egna verksamheter som förväntas begära ut handlingar. Ju mer information som lämnas över desto mer omfattande blir verksamheten med att lämna ut allmänna handlingar.
Läs mer här om att Lämna ut allmän handling.
Arkivredovisning och samsök
Sydarkivera förtecknar överlämnade arkiv, det vill säga skapar register över innehållet i de överlämnade arkiven efter etablerade standarder och metoder. Rutiner och förteckningsstrukturer arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarnas arkivarier.
Sydarkivera publicerar arkivredovisning via Nationell ArkivDatabas (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. NAD används för att söka i arkivförteckningar i alla arkiv som är anslutna nationellt. Gemensamma rekommendationer och rutiner utarbetas tillsammans med arkivariegruppen. Avtal har tecknats med Riksarkivet och förberedande diskussion har genomförts med Riksarkivet och med arkivgruppen.
Forskarsal på webben
Direktåtkomst till slutarkiverad information via forskarsal på webben. Tjänst för att kunna söka och hämta arkiverade handlingar direkt via internet. Införandet sker successivt med labb/test 2019.
Kundtjänst/kundstödsystem
Beställningar och frågor kan förväntas att öka över tid. Det innebär behov av förbättrad service till allmänhet, forskare och förbundsmedlemmarnas verksamheter. Både bemanning, rutiner och kundstödssystem kommer successivt att förbättras 2020-2023 då förstudier och projekt planeras parallellt med projekt att bygga ut arkivcentrum i Bräkne Hoby.
Bastjänster
- Bygg, miljö och teknik
- Hälsa och socialt stöd
- Kommunledning
- Kultur och fritid
- Skola och utbildning
- Trygghet och säkerhet
- Arkivansvarig
- Arkivmyndighet
- Arkivombud
- Arkivarie
- Arkivassistent
- Bolag
- Handläggare
- Kontaktperson
- Medlemssamordnare
- Myndighet
- Privata aktörer
- Registrator
Arkivleveranser
Arkivredovisning
- Arkivbeskrivning
- Arkivförteckning
- Arkivreglemente
- Diarium och registrering
- Informationshanteringsplan
Arkivinspektion / Tillsyn
- Självvärdering arkivlokaler
- Självvärdering arkivansvarig
- Utvärdering för arkivombud
- Händelsestyrd tillsyn
- Planerad tillsyn
Dataskydd
- Dataskyddsefterlevnad
- Dataskyddsförordningen GDPR
- Dataskyddsombud
- Delegationsordning enligt GDPR
- Handledningar
- Konsekvensbedömningar och förhandssamråd
- Personuppgiftsansvarig
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Personuppgiftsincident
- Policies och riktlinjer
- Registerförteckning
- Registerutdrag
Digitisering och digitalisering
- Gallra och rensa (slänga)
- Städa i mappar och filer
- Fotografier och bilder
- Ljud och rörlig bild
- Projekt
- Ärende- och dokumenthantering
Hantera och förvara
Insyn och åtkomst
- Allmän handling
- Lämna ut allmän handling
- Offentlighet och sekretess
- Söka i arkiven
- Tillgängliggöra och levandegöra arkiv
Systemförvaltning
Verktyg och mjukvara