Skillnad mellan versioner av "Digitala arkivleveranser"

Från Sydarkiveras Wiki
 
(296 mellanliggande versioner av 7 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
−
<div class="handbok-innehåll">
+
[[File:Digitala_arkivleveranser.png|600px|right|link=]]
−
Text här
 
  
−
==Internationell standard==
+
== Sammanfattning ==
−
Det finns en internationell standard som beskriver gränssnittet mellan avlämnande verksamhet (producent) och mottagande arkiv. Standarden heter Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) och används tillsammans med [[OAIS-modellen]].  
+
En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Ämnesansvarig arkivarie är förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans.  
  
 +
Vid en digital arkivering så är det vanligtvis informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Processen att leverera och slutarkivera information digitalt kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Förbundsmedlem behöver kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.
  
 +
==Tjänster inom digitala arkivleveranser==
 +
Sydarkiveras tjänster inom digitala arkivleveranser sammanfattas i bilden nedan.
  
−
==Sydarkiveras arbetssätt==
+
[[File:Sydarkiveras mottagning.PNG|800px]]
  
 +
===Samordning leveranser===
 +
Sydarkiveras arkivarier hanterar i rollen som ämnesansvariga förstakontakten mot förbundsmedlem. Sydarkiveras specialister inom digitalt bevarande stödjer Sydarkiveras arkivarier och förbundsmedlemmarnas systemförvaltningsorganisationer med kunskap om digitalt bevarande och de specifikationer och metoder som används. Samordning av rutinleveranser och beslutade testleveranser ingår i tjänsten. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen.
  
−
Den första fasen är att genomföra leveransutredningar . Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.
+
===Digitala arkivleveranser===
 +
Skarpa arkivleveranser innebär att förbundsmedlem överlämnar e-arkiv till Sydarkivera som fungerar som gemensam arkivmyndighet. Överlämning innebär att Sydarkivera övertar ansvar att bevara informationen för framtiden. Förbundsmedlemmarna ansvarar för sin information fram till godkänd arkivleverans och för att hantera de förberedelser som krävs för att kunna genomföra arkivleverans till Sydarkivera. Sydarkivera ansvarar efter leveransgodkännande både för utlämnande av handlingar och vård av övertagna e-arkiv.  
  
 +
Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.
  
 +
{{Läsmer|Att genomföra digitala arkivleveranser till Sydarkivera}}
  
−
Den andra fasen är att specificera leveranserna i detalj utifrån det som kommit fram under leveransutredningen. Först planerar vi ett projekt tillsammans med berörda hos förbundsmedlemmarna. Målet är att ta fram en leveransspecifikation och förslag till leveransöverenskommelse.
+
====Planerade arkivleveranser====
 +
Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten [[Bevarandeplanering och samordning]] innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner. För rutinleveranser finns särskilda anvisningar som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.  
  
−
Processen avslutas med att överlämna och godkänna leveransen.
+
Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:
  
−
==Referenser==
+
*Patientjournaler
 +
*Personakter
 +
*Personalakter
 +
*Ärende- och dokumenthantering
 +
*Ekonomiinformation
  
−
# [https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard] Texten är identisk på ISO-standarden ISO 20652:2006
+
Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:  
−
# [https://www.iso.org/standard/39577.html ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems — Producer-archive interface — Methodology abstract standard]
+
 
 +
*Insamling av externa webbplatser
 +
*Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
 +
*Export av databaser och register
 +
*Äldre digitalt material
 +
 
 +
{{Läsmer|Att genomföra digitala arkivleveranser till Sydarkivera|Bevarandeplanering och samordning|Prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser|Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser|Systeminventering|Leveransutredning|}}
 +
 
 +
====Oplanerade arkivleveranser====
 +
Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.
 +
 
 +
===Testleveranser===
 +
Testleveranser är överföring av skarp information som innehåller till exempel personuppgifter eller sekretess. Överföringen sker med samma säkerhet som skarpa arkivleveranser. Skillnaden är att Sydarkivera endast tar emot informationen för teknisk bearbetning, det sker alltså inte någon överlämning av handlingar till Sydarkivera som arkivmyndighet. Testleveranserna är till för att kontrollera att uttagsformaten fungerar som det är tänkt. Testleveranser kan ske i samband med att förbundsmedlem förbereder sig för att kunna slutarkivera digital, när ett nytt verksamhetssystem införs eller när det sker uppdatering av funktionerna för att skapa arkiveringsuttag med stöd av de olika verksamhetssystem som används.
 +
 
 +
 
 +
{{Läsmer|Digital testleverans|}}
 +
 
 +
===Samordning mottagning===
 +
Sydarkiveras mottagningsfunktion i Alvesta har direkt åtkomst till mottagningsmiljön, förbereder och tar emot digitala arkivleveranser och testleveranser samt genomför de tekniska kontroller och analyser som beslutats. Mottagningsfunktionen stödjer förbundsmedlemmarna och Sydarkiveras arkivarier i hanteringen med kunskap om de verktyg och som används.
 +
 
 +
===Medlems verktygslåda===
 +
Förbundsmedlems verktygslåda innehåller olika programvaror som Sydarkivera använder och rekommenderar andra att använda vid en digital arkivering. Alla programvaror som finns i verktygslådan är testade och fria att använda.
 +
 
 +
{{Läsmer|Förbundsmedlems verktygslåda}}
 +
 
 +
===Mottagningsapplikationer===
 +
Olika programvaror och verktyg används för att kontrollera överförda filer. Det finns många olika verktyg för att till exempel validera olika typer av filformat. Många är öppna programvaror som utvecklas och förvaltas av initiativ runt om i världen. Samtliga programvaror och verktyg testas och utvärderas i testbädd innan införande i mottagningsmiljön.
 +
 
 +
{{Läsmer|Extern testbädd|Extern samverkan}}
 +
 
 +
===Transport===
 +
Sydarkivera har en tjänst för säker överföring av filer. Det förekommer även att systemens arkivportaler används eller andra tjänster som förbundsmedlem tillhandahåller. Hur överföringen sker definieras i leveransöverenskommelsen.
 +
 
 +
===Karantän===
 +
Alla filer passerar en särskild karantänstation. Här skannas alla filer efter virus och skadlig kod.
 +
 
 +
===Mottagningsmiljö===
 +
Tekniskt består mottagningen av mottagningsmiljö (separat servermiljö) och tillhörande arbetsstationer. Det är samma systemstöd och tekniska miljö som används för testleveranser, skarpa arkivleveranser och förberedelser inför inläsning i bevarandesystemet.
 +
 
 +
==Sydarkiveras mottagning==
 +
Sydarkiveras mottagning av digitala överföringar är en del av Sydarkiveras [[Utökad bevarandeplattform|utökade bevarandeplattformen]]. Före inläsning i bevarandesystemet passerar arkivleveranserna karantän och mottagning. Det sker analys av filer och medier. De delar som omfattas av förvaltningsplanen är markerade i bilden nedan.  
 +
<br>
 +
 
 +
[[File:Mottagning Utökad bevarandeplattform.PNG|800px]]
 +
 
 +
 
 +
==Hitta Sydarkiveras övriga tjänster==
 +
 
 +
{{Tjänster}}
  
−
</div>
 
 
{{Handbok}}
 
{{Handbok}}

Nuvarande version från 1 oktober 2024 kl. 14.59

Digitala arkivleveranser.png

Sammanfattning

En digital arkivleverans till Sydarkiveras bevarandeplattform genomförs i samarbete mellan levererande verksamhet och Sydarkivera. Ämnesansvarig arkivarie är förbundsmedlemmens huvudsakliga kontakt gentemot Sydarkivera vid en digital leverans.

Vid en digital arkivering så är det vanligtvis informationen i systemet som ska slutarkiveras hos Sydarkivera, inte systemet och dess funktioner. Processen att leverera och slutarkivera information digitalt kan ta tid beroende på systemets komplexitet, vald arkiveringsmetodik, om leveranser från systemet har skett tidigare och så vidare. Förbundsmedlem behöver kontakta Sydarkivera i god tid innan arbetet med arkiveringsuttag startar.

Tjänster inom digitala arkivleveranser

Sydarkiveras tjänster inom digitala arkivleveranser sammanfattas i bilden nedan.

Sydarkiveras mottagning.PNG

Samordning leveranser

Sydarkiveras arkivarier hanterar i rollen som ämnesansvariga förstakontakten mot förbundsmedlem. Sydarkiveras specialister inom digitalt bevarande stödjer Sydarkiveras arkivarier och förbundsmedlemmarnas systemförvaltningsorganisationer med kunskap om digitalt bevarande och de specifikationer och metoder som används. Samordning av rutinleveranser och beslutade testleveranser ingår i tjänsten. Sydarkivera ger förbundsmedlemmarna och övriga organisationer de instruktioner och den vägledning som behövs för att genomföra en arkivleverans. Förbundsmedlem bidrar med kunskap om verksamhet och system, samt kontakter till leverantörer, konsulter och användarnätverk för de olika verksamhetssystemen.

Digitala arkivleveranser

Skarpa arkivleveranser innebär att förbundsmedlem överlämnar e-arkiv till Sydarkivera som fungerar som gemensam arkivmyndighet. Överlämning innebär att Sydarkivera övertar ansvar att bevara informationen för framtiden. Förbundsmedlemmarna ansvarar för sin information fram till godkänd arkivleverans och för att hantera de förberedelser som krävs för att kunna genomföra arkivleverans till Sydarkivera. Sydarkivera ansvarar efter leveransgodkännande både för utlämnande av handlingar och vård av övertagna e-arkiv.

Förbundsmedlem hanterar arkiveringsuttag med stöd i de verksamhetssystem, eller av de konsulter som man har avtal med. Digital arkivering hos arkivmyndighet innebär att information plockas ut från sitt ursprungliga verksamhetssystem hos förbundsmedlem, paketeras och överförs till Sydarkivera. När det gäller äldre system som inte använts på länge och det inte finns någon support hanterar Sydarkivera även arkiveringsuttagen.


Bok.png


Planerade arkivleveranser

Sydarkivera inför successivt stöd för olika leveranstyper. Leveranstyp avser viss typ av information som kan slutarkiveras hos Sydarkivera. Det är flera uppgifter som utförs inom tjänsten Bevarandeplanering och samordning innan det är möjligt att genomföra planerade digitala arkivleveranser i enlighet med fastställda mallar och rutiner. För rutinleveranser finns särskilda anvisningar som talar om hur en leverans ska sorteras, paketeras och dokumenteras inför överföring.

Förutsatt att det finns färdigutvecklad inbyggd funktionalitet för att göra arkiveringsuttag tillhörande de verksamhetssystem som används, kan arkivleveranser planeras för följande typer:

  • Patientjournaler
  • Personakter
  • Personalakter
  • Ärende- och dokumenthantering
  • Ekonomiinformation

Därutöver genomförs arkivleveranser för följande typer:

  • Insamling av externa webbplatser
  • Dokument, foto och filmer i katalogstruktur
  • Export av databaser och register
  • Äldre digitalt material


Bok.png


Oplanerade arkivleveranser

Det förekommer att Sydarkivera behöver ta emot oplanerade arkivleveranser. Det kan ske när tjänster stängs ner med kort varsel eller om verksamheter helt upphör och informationen inte överförs till någon annan förvaltning eller bolag. Oplanerade arkivleveranser kan inte förutses eller planeras. Ju fler leveranstyper som är införda desto mindre risk att det saknas färdiga rutiner och instruktioner för överföring av informationen till slutarkivering hos Sydarkivera.

Testleveranser

Testleveranser är överföring av skarp information som innehåller till exempel personuppgifter eller sekretess. Överföringen sker med samma säkerhet som skarpa arkivleveranser. Skillnaden är att Sydarkivera endast tar emot informationen för teknisk bearbetning, det sker alltså inte någon överlämning av handlingar till Sydarkivera som arkivmyndighet. Testleveranserna är till för att kontrollera att uttagsformaten fungerar som det är tänkt. Testleveranser kan ske i samband med att förbundsmedlem förbereder sig för att kunna slutarkivera digital, när ett nytt verksamhetssystem införs eller när det sker uppdatering av funktionerna för att skapa arkiveringsuttag med stöd av de olika verksamhetssystem som används.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Samordning mottagning

Sydarkiveras mottagningsfunktion i Alvesta har direkt åtkomst till mottagningsmiljön, förbereder och tar emot digitala arkivleveranser och testleveranser samt genomför de tekniska kontroller och analyser som beslutats. Mottagningsfunktionen stödjer förbundsmedlemmarna och Sydarkiveras arkivarier i hanteringen med kunskap om de verktyg och som används.

Medlems verktygslåda

Förbundsmedlems verktygslåda innehåller olika programvaror som Sydarkivera använder och rekommenderar andra att använda vid en digital arkivering. Alla programvaror som finns i verktygslådan är testade och fria att använda.


Bok.png

Läs mer på sidan:


Mottagningsapplikationer

Olika programvaror och verktyg används för att kontrollera överförda filer. Det finns många olika verktyg för att till exempel validera olika typer av filformat. Många är öppna programvaror som utvecklas och förvaltas av initiativ runt om i världen. Samtliga programvaror och verktyg testas och utvärderas i testbädd innan införande i mottagningsmiljön.


Bok.png

Läs mer på sidorna:


Transport

Sydarkivera har en tjänst för säker överföring av filer. Det förekommer även att systemens arkivportaler används eller andra tjänster som förbundsmedlem tillhandahåller. Hur överföringen sker definieras i leveransöverenskommelsen.

Karantän

Alla filer passerar en särskild karantänstation. Här skannas alla filer efter virus och skadlig kod.

Mottagningsmiljö

Tekniskt består mottagningen av mottagningsmiljö (separat servermiljö) och tillhörande arbetsstationer. Det är samma systemstöd och tekniska miljö som används för testleveranser, skarpa arkivleveranser och förberedelser inför inläsning i bevarandesystemet.

Sydarkiveras mottagning

Sydarkiveras mottagning av digitala överföringar är en del av Sydarkiveras utökade bevarandeplattformen. Före inläsning i bevarandesystemet passerar arkivleveranserna karantän och mottagning. Det sker analys av filer och medier. De delar som omfattas av förvaltningsplanen är markerade i bilden nedan.

Mottagning Utökad bevarandeplattform.PNG


Hitta Sydarkiveras övriga tjänster

Tjänstekatalogen

▼ HANDBOKEN ▲

Verksamhetsområden

Arkivleveranser

Arkivredovisning

Arkivtillsyn

Digitalisering - digitalt arbetssätt

Hantera, lagra och förvara

Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter

Informationshantering

Insyn och åtkomst

Organisation och roller

Praktiskt arbete i arkivet

Standarder

Systemförvaltning

Särskilda informationstyper

Hjälpsidor

External testbed / Extern testbädd

VerkSAM Arkivredovisning

Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor

Hämtad från "https://wiki.sydarkivera.se/index.php?title=Digitala_arkivleveranser&oldid=11007"