▼ HANDBOKEN ▲

Hittar du inte vad du letar efter?
Testa på Alla Sidor

Introduktion

Detta är en samlingssida om standarder som används inom arkiv och informationsförvaltning. De standarder som finns med här är framförallt sådana som används för informationsöverföring, det vill säga att överföra data mellan olika system. Det finns också standarder som har att gör med de system som används för långsiktigt bevarande. Via länkarna hittar du fördjupad information om de olika standarderna som används. Det som finns med här är i första hand öppet publicerade standarder som finns fritt tillgängliga. Tänk på att sidan inte är komplett, och troligen inte heller kommer att bli komplett, eftersom det hela tiden kommer nya standarder.

Vad är en standard?

Standardisering handlar om att komma fram till gemensamma sätt att lösa utmaningar. En av de stora utmaningarna för oss idag är att både kunna hitta information och veta om det går att lita på den. Gemensamma format för att beskriva och överföra data är en central del i infrastrukturen för ett säkert informationsutbyte.

Ännu idag kan vi tolka och läsa runstenar som är spridda överallt i det svenska landskapet, även om de är tusen år gamla. Till vår hjälp har vi appar och tjänster som talar om geografisk plats och hjälper till med tolkning. För att kunna bevara den information vi skapar idag behöver den märkas upp på ett sätt som är förståeligt för alla. Genom märkningen kan informationen bevaras oavsett hur vi sprider ut våra digitala runstenar i form av informationspaket. För att märkningen ska vara förståelig för alla behövs standardisering.

Vilka standarder finns?

Det finns en stor mängd standarder inom alla möjliga områden. En översikt som kallas Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe innehåller mer än hundra metadatastandarder.

Visualiseringen är skapad av Jenn Riley och är licensierad med Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 United States License.

Dokument i högupplöst format finns att hämta via:

Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe

Ta fram och förvalta standarder

Arbetet med standardisering inom informationsområdet sker på många olika nivåer och i olika kontexter. På internationell nivå bedrivs standardiseringsarbete dels hos standardiseringsorgan som International Organizaton for Standardization(ISO). Dessa standarder har en licensiering och ett arbetssätt som bestäms av standardiseringsorganisationerna. Ibland finns även dessa standarder öppet publicerade vilket sker genom avtal med standardiseringsorganisationerna.

Dels sker arbetet i styrelser som hanterar specifika informationsformat vilka kan ses som de-facto standarder inom ett område. I styrelserna ingår personer från olika organisationer eller enskilda individer som bidrar med sin tid och kunskap. Det framförallt de senare de-facto standarderna som används inom arkiv och långsiktig informationsförvaltning.

I alla grupper pågår kontinuerligt arbete som kommer oss som användare till del i form av nya eller uppdaterade standarder och specifikationer. Allt arbete går i cykler eftersom man inte vill släppa nya versioner allt för ofta. Det beror på att användare, leverantörer av olika tjänster och de som utvecklar programvaror behöver tid för att anpassa sina lösningar.

Arbetet med att genomföra uppdateringar eller ta fram nya standarder, specifikationer eller vägledningar tar tid. Grupperna låter oss som användare vara med och tycka till. Standardisering handlar i grunden om att komma överens. Det kan som bekant vara lättare sagt än gjort. Det är viktigt med transparens och öppenhet för att stödja långsiktigt digitalt bevarande. Ingen av standarderna får vara inom lås och bom!

Implementera standarder

Praktiskt handlar det i många fall om att man behöver mappa informationen i sin databas mot de beskrivna fälten som finns i en specifikation för att sedan skapa en export som är lätt för andra att förstå och tolka. Ett arbete som man kan göra själv eller med hjälp av någon annan, till exempel en systemleverantör. Allt beroende på vilka kompetenser och resurser som finns att tillgå. Det vanligaste för Sydarkiveras förbundsmedlemmar är att köpa färdiga produkter eller lösningar för informationshantering, och då är det systemleverantörerna som utvecklar exportfunktioner. Förbundsmedlemmarnas systemleverantörer erbjuds deltagande på särskilda informationstillfällen. På sikt ser vi fram mot färdigbyggda exporter som följer de tillgängliga specifikationerna från alla de på marknaden förekommande programvarorna.

I andra fall handlar det om att man använder ett specialverktyg som till exempel Database Preservation Toolkit som använder standarden SIARD för att exportera valfri relationsdatabas.

Exporten eller uttaget, oavsett hur det kom till, paketeras med hjälp av ett paketeringsverktyg. Resultatet blir till slut ett informationspaket som följer specifikationer för paketstruktur.

Hur kan jag vara med och påverka?

En av de viktigaste sakerna är att ha med dessa grupper i sin omvärldsbevakning. Bevaka webbplatserna eller prenumerera på nyhetsbrev så ser du när det händer saker. Deltagande kan ske på många olika sätt. Ett sätt är att vara medlem. Alla grupperna meddelar när det finns lediga platser och intresserade kan skicka in en ansökan om att bli styrelsemedlem.

Det bästa sättet att bidra är att använda formaten, ge kommentarer och svara på remisser. Sydarkivera hanterar bevakningen för sina förbundsmedlemmar när det gäller överföring för slutarkivering hos Sydarkivera. Förbundsmedlemmarnas systemleverantörer, eller de som själva utvecklar lösningar, kan behöva följa de standarder som används i praktiken.

Alla grupper arbetar med öppna remisser där vi som användare får vara med och ge vår syn på hur det fungerar och tycka till om nyheter. När det inte är remisser ute kan man som användare fortfarande behöva skicka synpunkter och kommentarer. Tänk på att mer och mer av kommunikation och rapportering av fel eller problem med en standard sker med hjälp av GitHub. Ett tips är att skaffa ett konto på GitHub och utöka dina kunskaper med GitHub knowhow. På så sätt kan du som användare enklare hänga med och lämna synpunkter.

Standarder som beskrivs på Sydarkiveras Wiki

Arkivsystem

Arkivsystem i detta sammanhang avser hela organisationen som ansvarar för att bevara information och inte specifikt it-systemet (eller it-systemen) som används. Standarden beskriver funktioner, processer och informationsflöde hos arkivet för att säkerställa att information är äkta och oförändrad över tid. För förbundsmedlemmarna så är det Sydarkivera och det gemensamma bevarandeplattformen som är OAIS.

OAIS

OAIS-modellen, Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721:2012, är en standard som beskriver en referensmodell för e-arkiv. Närmare bestämt beskriver standarden ett arkivsystem för att hantera information oberoende av den ursprungliga verksamheten och systemen som hanterar information i löpande verksamhet.

OAIS (Open Archival Information System)

PAIMAS

Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) används tillsammans med OAIS-modellen och beskriver gränssnittet mellan avlämnande verksamhet (producent) och mottagande arkiv.

PAIMAS (Producer Archive Interface Methodology Abstract Standard)

TDR

Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories används för att utvärdera och certifiera om ett arkiv uppfyller kraven som ställs på ett oberoende arkivinformationssystem, OAIS.

TDR (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories)

Information om arkiv

Det finns olika standarder och format för att utbyta information om alla de olika arkiv som förvaras hos olika arkivinstitutioner som till exempel kommunarkiv eller Sydarkivera. Dessa finns inbyggda i de arkivförteckningssystem som används.

EAC-CPF

Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, Families (EAC-CPF) är den standard som används för att beskriva den organisation, person eller familj som skapat ett arkiv.

EAC-CPF (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, Families)

EAD

Encoded Archival Description är den standard som används för att hantera arkivförteckningen och den information som gör att man kan söka bland arkivens serier och volymer.

EAD (Encoded Archival Description)

DC

DublinCore är en de facto-standard som bland annat används av bevarandesystemet Archivematica för att hantera grundläggande beskrivande information.

CITS Archival

Content Information Type Specification for Archival Information, eller CITS Archival Information är en europeisk specifikation för överföring av information om arkiv som baseras på befintliga profiler och framförallt fokuserar på användning tillsammans med övriga E-ARK Specifikationer.

CITS Archival Information

FGS Arkivredovisning

Förvaltningsgemensam specifikation för arkivredovisning är en specifikation för överföring av arkivredovisning från förteckningssystem i Sverige.

FGS Arkivredovisning

Information om bevarande

I bevarandesystem behöver information sparas om vad som händer med de digitala objekten och vad de digitala objekten har för egenskaper som påverkar bevarandet. Det är vanligtvis först efter slutarkivering som information om bevarande behövs.

PREMIS

PREservation Metadata Implementation Strategies är en de-facto standard som hanterar information för att säkerställa det digitala bevarandet.

PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies)

Paketstruktur

Informationspaket används för att överföra innehållsinformation tillsammans med kompletterande information och metadata. Paketstrukturen specificerar information om själva paketet och vilka filer som ingår.

METS

Metadata Encoding and Transmission Standard är en de-facto standard som används för att hålla ihop informationspaket.

METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

Databaser

SIARD

Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) är den standard som används för att exportera relationsdatabaser på ett systemoberoende sätt.

SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases)

E-hälsa

CITS eHealth1

E-ARK Content Information Type Specification for Patient Medical Records (CITS eHealth1) är en europeisk specifikation som används för att överföra information som hör till patientjournaler eller personakter som ska slutarkiveras.

CITS eHealth1 Patient Medical Records

Ärende- och dokumenthantering

Information strukturerad efter ärenden (sakfrågor) med tillhörande dokument och uppgifter och som hanteras med olika typer av ärende- och dokumenthanteringssystem.

CITS ERMS

E-ARK Content Information Type Specification for Electronic Records Management Systems (CITS ERMS) är en europeisk specifikation som används för att överföra information som hör till Ärende- och dokumenthantering.

CITS ERMS Electronic Records Management Systems

FGS Ärendehantering

Förvaltningsgemensam specifikation för Ärendehanteringsinformation, FGS Ärendehantering är en svensk specifikation som används för att överföra information som hör till ärende- och dokumenthantering.

FGS Ärendehantering

MoReq

MoReq (Modular Requirements for Records Systems) är en standard som beskriver tjänster, krav och format för att hantera och överföra information som hör till ärende- och dokumenthanteringssystem, alternativt verksamhetssystem eller tjänster med motsvarande funktioner.

MoReq (Modular Requirements for Records Systems)

Innehållet på denna sida är granskat och fastställt!
Kontrollera med informationsansvarig innan redigering eller vid frågor.
Ansvarig för sidan: Karin Bredenberg